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La comunicación en las organizaciones - Coggle Diagram
La comunicación en las organizaciones
Definición del concepto de comunicación
La comunicación es un proceso por el que los individuos interaccionan entre si, mediante símbolos que representan información, ideas, actitudes y emociones con el fin de influirse mutuamente
Sea como sea, el mensaje o los mensajes se transmiten siempre de la misma manera, basándose en los mismos elementos del proceso los cuales son:
● El emisor: Elemento que genera la información y dirige todo su proceso.
● El canal: por donde discurre la información.
● El código usado para la transmisión: palabras o expresiones corporales comprendidas inicialmente de la misma manera por todos los usuarios
● El receptor: Elemento que recibe la información e intenta comprender su significado
Comunicación efectiva
na comunicación es efectiva cuando existe coherencia entre el lenguaje corporal y el verbal escogiendo el
momento, las palabras y la actitud apropiada
a comunicación facilita la especialización, diferenciación y maduración del individuo y este usa su sistema comunicativo para:
● Recibir y transmitir mensajes y obtener información.
● Operar con la información existente a fin de deducir nuevas conclusiones que no habían sido directamente percibidas, y para reconstruir y anticipar hechos futuros.
● Iniciar y modificar procesos fisiológicos dentro de su cuerpo.
● Influir y dirigir a otras personas y acontecimientos externo
requisitos de la comunicación efectiva
Claridad: La comunicación debe ser clara, para ello el lenguaje en que se exprese y la manera de transmitirla, deben ser
accesibles para quien va dirigida.
integridad: La comunicación debe servir como lazo integrador entre los miembros de la empresa, para lograr el mantenimiento
de la cooperación necesaria para la realización de objetivos
Aprovechamiento de la organización informal: La comunicación es más efectiva cuando la administración utiliza la organización
informal para suplir canales de información forma
Equilibrio: Todo plan de acción administrativo debe acompañarse del plan de comunicación para quienes resulten afectados.
deración: La comunicación ha de ser la estrictamente necesaria y lo más concisa posible, ya que el exceso de información
puede ocasionar burocracia e ineficiencia
difusión: Preferentemente toda la comunicación formal de la empresa debe efectuarse por escrito y pasar solo a través de los anales estrictamente necesarios, evitando papeleo innecesario.
Evaluación: Los sistemas y canales de comunicación deben revisarse y perfeccionarse periódicamente
Barreras de la comunicación
La comunicación en ocasiones resulta algo dificultosa que se lleve a cabo , debido a que existen inconvenientes que hacen que esta no llegue a ser totalmente eficaz
Psicológicas:
❍ Emociones.
❍ Valores.
❍ Hábitos de conducta.
❍ Percepciones
físicas- ruido
Semántica:
❍ Símbolos (palabras, imágenes, acciones) con distintos significados.
otros:
❍ Interrumpir.
❍ Cambiar de tema.
❍ Tangencializaciones.
❍ No escuchar.
❍ Interpretaciones.
❍ Responder a una pregunta con otra pregunta.
❍ Rotulaciones
Clasificación general
La comunicación se clasifica en:
● Es directa cuando se efectúa sin intermediario de un emisor a un receptor, un dialogo, un conferencista en el auditorio, etc.
● Es indirecta cuando se dan contactos inmediatos entre emisor y receptor y se interpone un intermediario; un documento, un escrito, un casete, etc.
En la comunicación humana distinguimos varias modalidades en función de la cantidad de personas que intervienen en el acto comunicacional
● Comunicación intrapersonal: cuando se trata de una comunicación del hombre con sí mismo.
● Comunicación interpersonal: Cuando nos referimos a una comunicación dentro de un grupo.
● Comunicación intergrupal: cuando se establece entre dos o más grupos.
razones por las que podemos clasificar los diversos tipos de comunicación
Por razón de los canales que sigue la comunicación y su contenido se puede dividir en:
Formal: Se origina en la estructura formal de la organización y fluye a través de los canales organizacionales.
Informal: Surge de los grupos informales de la organización y no sigue los canales formales aunque se puede referir a la
organización
Por razón del receptor pueden ser:
❍ Individual: Cuando va dirigida a una persona en concreto.
❍ Genérica: Cuando va dirigida a un grupo sin precisar nombres de personas
Por razón de la obligatoriedad que se espera en la respuesta:
❍ Imperativa: Exige una respuesta precisa.
❍ Exhortativa: Espera una acción sin imponerla obligatoriamente.
❍ Informativa: Simplemente comunica algo, sin señalar nada que se espere, al menos en un plazo inmediato.
Por razón de su forma de ser:
oral, escrita, grafica.
● Por su sentido:
Vertical: Cuando fluye de un nivel administrativo superior a uno inferior: "ordenes o instrucciones" o viceversa "quejas,
reportes, sugerencias"
Horizontal: Se da en niveles jerárquicos semejantes: "memoranda, circulares, juntas, etc."
Comunicación organizacional interna
Comunicación organizacional formal
La acción coordinada y el trabajo en equipo contribuirán a lograr los objetivos estratégicos.
La comunicación efectiva entre los empleados es fundamental para el buen funcionamiento de cualquier organización, la comunicación
debe fluir en todos los sentidos
Comunicación informal
Este estilo de relaciones está basada en la espontaneidad, no en la jerarquía, surge de la interacción social entre los miembros y el
desarrollo del afecto o amistad entre las personas. {
La comunicación informal puede beneficiar o perjudicar a las empresas, según como se emplee.
La comunicación organizacional es aquella que instauran las instituciones y forman parte de su cultura o de sus normas. En las empresas existe la comunicación formal e informal.
Diferencia entre comunicación e información
La comunicación consiste en participar una idea o entendimiento común a otras personas. Abarca todo tipo de comportamiento que
implique un intercambio
la información es la adquisición de conocimientos que permiten ampliar o precisar lo que se poseen en una materia determinada
De modo general la diferencia fundamental entre estos dos términos reside en la respuesta del interlocutor (feed-back), mientras que la información no precisa feed-back, la comunicación para poder seguir estableciéndose sí
Niveles de comunicación
Nivel uno: La comunicación más directa y más eficaz, se produce en situaciones en las que las personas se encuentran cara a cara en una comunicación de doble sentido. Aquí los símbolos verbales y no verbales son claros para ambas partes y posibilita la retroinformación instantánea.
Nivel dos: Aquí la comunicación es de doble sentido pero no es cara a cara. Aunque es posible la retroinformación las señales no verbales no son aparentes.
Nivel tres: Resulta el nivel menos eficaz de comunicación. Es en un solo sentido, y en empresas se desarrolla por escrito, no existe retroinformación ni las señales verbales.
Implantación para una buena comunicación
Material formal de la empresa: Asegúrese que cada empleado reciba y lea : el plan de la empresa, el manual del empleado, los objetivos de la organización, descripción detallada de su cargo.
Evaluación anual: Todo empleado debe ser evaluado al menos una vez al año.
Reporte semanal: haga que los empleados escriban y entreguen a sus supervisores un reporte de estatuas semanal, que incluya las tareas realizadas, las planificadas para la semana siguiente y cualquier asunto pendiente.
Reunión mensual con todos los empleados: Sería conveniente reunir a todos los empleados una vez al mes para revisar la condición general de la empresa,
Reunión semanal o quincenal: Se deberían reunir los componentes de una organización regularmente aunque no hayan temas específicos por tratar de esta forma se elimina la mala costumbre de reunirse solamente cuando existen algún tipo de problema.
Otras formas de comunicar: No solo se trataran los asuntos en formas de reuniones ya que existen otros mecanismos como: carteleras, correo electrónico, audio, videoconferencia...