Si bien el acceso a archivos de texto u hojas de cálculo puede protegerse, una vez que alguien tiene acceso a un archivo, tiene acceso a todos los datos dentro de ese archivo. Las bases de datos se pueden hacer muy seguras, y eso incluye la capacidad de tener derechos de acceso a partes específicas de la base de datos y no a otras. Las bases de datos permiten controlar el acceso, permitiendo que los usuarios tengan diferentes privilegios: por ejemplo, algunos usuarios pueden leer datos, pero no escribirlos. Los datos también se pueden segmentar para que los usuarios puedan acceder solo a ciertas partes: por ejemplo, un usuario puede leer el nombre y la dirección de un empleado, pero no la información sobre su salario.