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DIGITALIZACIÓN - Coggle Diagram
DIGITALIZACIÓN
¿PARA QUE SIRVE?
La digitalización de la información facilita su conservación, acceso y uso compartido.
Facilita la búsqueda de documentos
Reduce inmediatamente los costes en todos los ámbitos
COMO DIGITALIZAR UN DOCUMENTO
PDF
Es más seguro ya que no pueden editar el documento, por lo que se usa para entregar documentos importantes
Pasos
Nombra tus archivos de manera consistente
Elige tu almacenamiento
Clasifica los documentos en categorías
Realiza una auditoría completa de los documentos impresos que tienes
Guarda el papel
Word
Este documento tiene la posibilidad de editarlo, pero también corre el riesgo de ser cambiado por otras personas
TIPOS DOCUMENTOS QUE SE PUEDEN DIGITALIZAR
Contratos
Seguros
Pedidos
Planos y diseños
Facturas
Mapas y diagramas
Textos
VENTAJAS
Interoperabilidad.
Recuperación de los datos contenidos en los documentos.
Mayor información para una eficaz toma de decisiones.
Un control de versiones para saber si un documento ha sido modificado y por quién
Búsquedas rápidas de información.
Un flujo estructurado de aprobación o control documental en el que no se pierde en ningún momento.
La trazabilidad de los procesos.
OTROS ASPECTOS A TENER EN CUENTA
Copias de seguridad
El trabajo del gestor documental
Destrucción segura de documentos en papel