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GUÍA PARA LA
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN SOPORTES FÍSICOS
TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Archivo de Gestión:
Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y
consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten.
Acervo Documental:
Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo,
histórico o cultural.
Archivo Central:
Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad.
Carpeta:
Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su
almacenamiento y preservación.
Archivo:
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados
en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada.
Ciclo vital del documento:
Fondo Acumulado:
Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización
archivística.
Gestión Documental:
Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación,
manejo y organización de la documentación.
Folio:
Hoja.
Humedad absoluta (densidad del vapor):
Es el peso del vapor de agua por unidad de volumen de aire,
expresada en gramos por metro cúbico de aire.
Depósito de Archivo:
Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la
conservación de los documentos de archivo.
Conservación preventiva de documentos:
Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo.
Conservación de documentos:
Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para
asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
producción o recepción, hasta su disposición final
Humedad de saturación:
Legajo:
Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación.
Lux:
Es la incidencia perpendicular de un lumen en una superficie de 1 metro cuadrado. Un lux
equivale a 0.0929 lúmenes.
Humedad relativa:
Se mide en tantos por ciento y está normalizada de forma que la humedad relativa
máxima posible es el 100%.
Organización documental:
Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la
descripción de los documentos de una institución.
Serie documental:
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,
emanados de un mismo órgano.
Signatura Topográfica:
Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad de
conservación en el depósito y mobiliario de un archivo.
Subserie documental:
Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,
identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.
La humedad de saturación depende de la presión y temperatura.
DIRECTRICES GENERALES PARA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
En materia
de conservación documental para soportes físicos, ha expedido diversos acuerdos que reglamentan
algunos de los aspectos requeridos por la Ley.
Los cuales además se encuentran enmarcados en
normas técnicas y aplicación de buenas prácticas, como sedes de archivos, estantería, mobiliario, contenedores y para la
conservación preventiva de documentos.
El Archivo General de la Nación AGN es el encargado de establecer las normas, lineamientos y
recomendaciones generales en materia archivística a ser aplicados por las entidades públicas
CONDICIONES AMBIENTALES
Los archivos físicos en su mayoría se encuentran en soportes como el papel, es así como tanto el Archivo Central como los archivos de gestión necesitan condiciones mínimas de ventilación, iluminación y demás condiciones que garanticen su integridad física y funcional, sin que se altere su contenido.
Humedad
Soporte en papel: Entre 45% y 60% con una fluctuación diaria del 5%.
Ventilación
La ventilación interna debe permitir que las condiciones ambientales del depósito y espacio del mismo, garanticen la conservación del documento.
Temperatura
Soporte en papel: 15°C a 20°C con una fluctuación diaria de 4°C.
Iluminación
Evitar la incidencia de luz directa sobre documentación y contenedores, cuando no sea
posible suprimir las fuentes naturales de luz se deben utilizar cortinas en las ventanas.
UNIDADES DE CONSERVACIÓN
Carpetas: para archivos de gestión se emplean carpetas elaboradas en yute en tamaño oficio.
Para el almacenamiento de las carpetas, se utilizan cajas referencia X-200.
Las fotografías y negativos se almacenan en sobres individuales y en cajas de pH neutro (7) y
nunca emplear materiales plásticos.
Cada unidad de conservación contendrá solo
un disquete, CD o DVD.
Para documentos que sean de conservación permanente no se recomienda emplear los
sistemas de impresión de matriz de punto.
CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO
Dentro de los aspectos que se deben tener en cuenta para determinar el espacio del archivo
requerido se encuentran:
Volumen actual de la documentación perteneciente al archivo de gestión, realizando
medición en metros lineales.
Natural crecimiento del volumen documental a lo largo de cada vigencia, este cálculo puede
realizarse a partir de los históricos.
Tipo de unidad de conservación que se emplea en la dependencia.
Presencia de documentos en otros soportes como fotografías, audios o videos, los cuales
requieren de un análisis específico de las necesidades.
La capacidad de almacenamiento se refiere a la cantidad de datos que pueden almacenarse en un dispositivo de almacenamiento.
SOPORTE
Se recomienda la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido y
exento de lignina.
Las tintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser insoluble en contacto con la
humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez al soporte.
No se recomienda utilizar micro puntas, resaltadores o esferos de tinta húmeda en los documentos de conservación total, puesta la clase de colorantes y solventes que contienen son solubles en agua.