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GUÍA PARA LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN SOPORTES FÍSICOS, image, image,…
GUÍA PARA LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN SOPORTES FÍSICOS
OBJETIVO
Establece directrices que orienten la conservación de los documentos
desde
Hasta su
disposición final
garantizando
integridad física y funcional
producción
ALCANCE
Aplica
Documentación en soportes físicos pertenecientes
Archivo Central
Archivos de
Gestión del Departamento Administrativo
TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Archivo
Conjunto de documentos
acumulados
proceso natural
persona
entidad pública o privada,
Fecha forma y soporte material
Archivo Central:
Comprende
documentación sometida
continua utilización
consulta administrativa
Archivo de Gestión:
Unidad administrativa
agrupan
Documentos transferidos por los distintos Archivos de
Gestión de la entidad
consulta
No es frecuente pero que siguen teniendo vigencia
Acervo Documental:
Conjunto
documentos de un archivo,
conservados
valor sustantivo,
histórico
cultural.
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
acuerdos
Aspectos requeridos por la Ley
enmarcados
aplicación de buenas prácticas
condiciones
locales destinados
sedes de archivos
estantería
mobiliario
normas técnicas
CONDICIONES AMBIENTALES
Ventilación
permitir
condiciones ambientales
Garanticen la conservación del documento.
Iluminación
evitar
Incidencia de luz directa
sobre
Documentación y contenedores
Fuentes naturales de luz
Temperatura
Soporte en papel: 15°C a 20°C con una fluctuación diaria de 4°C.
Fotografías impresas: 15°C a 20°C.
Archivos de audio o video entre 10°C y 18°C.
Humedad
Soporte en papel:
45% y 60% con una fluctuación diaria del 5%.
Fotografías impresas:
blanco y negro
40% y 50%.
color
entre 25% y 35%
CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO
espacio suficiente
albergar la
documentación en cada fase del archivo
SOPORTE
utilización
papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2,
libre de ácido
exento de lignina
REQUISITOS PARA MOBILIARIO
requieren
observación frecuente
identificar fallas
