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GUÍA PARA LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN SOPORTES FÍSICOS, image, image…
GUÍA PARA LA CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS EN SOPORTES FÍSICOS
Soporte
Se recomienda la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido y exento de lignina cuyo valor de pH esté en rango de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436
Las tintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser insoluble en contacto con la
humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez al soporte.
Se recomienda que la tinta para escribir debe ser un líquido uniforme, libre de sedimento, materiales en suspensión o elementos extraños; no debe presentar separación de componentes o coagulación.
No se recomienda utilizar micropuntas, resaltadores o esferos de tinta húmeda en los
documentos de conservación total,
Esta clase de colorantes y solventes que contienen son
solubles en agua, tienden a expandirse.
Provoca que pierda su coloración en corto tiempo y aún en condiciones estables de almacenamiento pueden presentar pérdida de legibilidad en la información,
Condiciones ambientales
Ventilación
La ventilación interna debe permitir que las condiciones ambientales del depósito y espacio
del mismo, garanticen la conservación del documento.
La disposición de las unidades de conservación en los estantes, deberá permitir una
adecuada ventilación a través de ellos.
En los archivos de gestión que comparten su espacio con las oficinas y puestos de trabajo, es
importante que el mobiliario cuente con
Ventanas que se encuentren cerca
La ventas deben ser fácil apertura
Facilidad de abrir cuando el funcionario así lo requiera.
No ubicar en lugares como sótanos
Iluminación
Evitar la incidencia de luz directa sobre documentación y contenedores.
Las instalaciones eléctricas deben estar por fuera del local de depósito en lo posible y deben
estar en perfectas condiciones.
Mantener un control sobre la instalación eléctrica.
Los depósitos de archivo requieren iluminación adecuada para la conservación de los
documentos, la radiación visible lumínica debe ser menor o igual a 100 lux.
Temperatura
Soporte en papel: 15°C a 20°C con una fluctuación diaria de 4°C.
Fotografías impresas: 15°C a 20°C. Para fotografía a color se debe mantener una temperatura
menor a 10°C.
Archivos de audio o video (grabaciones): En las áreas donde se almacenan archivos de tipo
grabación, se recomienda mantener una temperatura entre 10°C y 18°C.
Para las fichas en microfilm que se encuentren en los archivos del DAPRE, la temperatura es
recomendable entre 17°C y 20°C.
Humedad
Soporte en papel: Entre 45% y 60% con una fluctuación diaria del 5%.
Fotografías
Para fotografías en blanco y negro, la humedad relativa debe
mantenerse entre 40% y 50%.
Cuando sean a color la humedad relativa debe mantenerse
entre 25% y 35%.
Archivos de audio o video: En las áreas donde se almacenan archivos de tipo grabación, la
humedad relativa es recomendable mantenerla entre 40% y 50%.
Capacidad de almacenamiento
Aspectos sobre el espacio del archivo:
Volumen actual de la documentación perteneciente al archivo de gestión, realizando
medición en metros lineales.
Natural crecimiento del volumen documental a lo largo de cada vigencia, este cálculo puede realizarse a partir de los históricos que reflejen el Formato Único de Inventario Documental FUID.
Tipo de unidad de conservación que se emplea en la dependencia.
En el Archivo Central se manejan otro tipo de cajas más pequeñas, referencia X100 para las
cuales se calculan aproximadamente 7 cajas por metro lineal.
Mobiliario
Espacio disponible
validar previamente con el Grupo de Mantenimiento y Conservación de
Bienes Muebles e Inmuebles la ubicación,
Resistencia del suelo
Paredes
Espacio de circulación de los funcionarios
Recuerda:
La mayor parte de los archivos del DAPRE se encuentran
En carpetas, en las cuales, de acuerdo con
lo indicado en el Manual de Gestión Documental M-GD-01.
Se ubican hasta 200 folios (hojas), a su
vez en una caja de archivo referencia X200.
Se alcanzan a incluir alrededor de 6 carpetas con dicha
capacidad.
Por las dimensiones de este tipo de caja en un metro encontramos
aproximadamente cuatro (4) cajas en un metro lineal.
Términos y Condiciones
Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para
asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.
Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y
consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten.
Archivos Central: cuya consulta no están frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados
en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada.
Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida por la entidad desde su origen hasta su disposición final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la
descripción de los documentos de una institución.
Unidades de Conservación
Carpetas
Para archivos de gestión se emplean carpetas elaboradas en yute en tamaño oficio,
de mínimo 240 g/m2.
Para archivos de conservación total y para transferencias secundarias,
se utilizan las carpetas tipo cuatro (4) aletas en propalcote desacidificadas.
Ganchos
Utilizar gancho legajador plástico ya que aquellos elaborados en materiales metálicos a largo
plazo ocasionan deterioro a los soportes documentales.
Cajas
Se utilizan cajas referencia X-200. Las cajas para
archivo son suministradas por el Grupo de Archivo General
Pastas
No se deben utilizar pastas AZ o de argolla, anillados, así como otros sistemas de
almacenamiento,
(Ver Acuerdo AGN 002 de 2014, artículo 27, parágrafo)
Fotográfias
Se almacenan en sobres individuales
Cajas de pH neutro (7) y
nunca emplear materiales plásticos.
Disquetes, CD, DV
Almacenar en polipropileno u otro polímero químicamente estable y que no desprenda vapores ácidos o contener moléculas retenidas en su estructura.
