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GUÍA PARA LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN SOPORTES FÍSICOS.
1. Su objetivo
3. Los diferentes términos encontrados en la conservación de documentos.
Folio.
Fondo Acumulado.
Depósito de Archivo.
Gestión Documental.
Humedad absoluta.
Humedad de saturación.
Conservación preventiva de documentos.
Conservación de documentos.
Ciclo vital del documento.
Carpeta.
Acervo Documental.
Archivo Central.
Archivo de Gestión.
Archivo.
Humedad relativa.
Legajo.
Lux.
Organización documental.
Serie documental.
Signatura Topográfica.
Subserie documental.
Tabla de retención documental.
Tabla de Valoración Documental.
Establecer directrices que orienten la conservación de los documentos desde su producción.
2. Su alcance
Es de poder aplicarla en los soportes del archivo central del departamento administrativo .
4. Directrices generales para la conservación de documentos.
.
4.1 CONDICIONES AMBIENTALES.
Ventilación.
Ventilación adecuada a través de los estantes.
Archivos que compartan espacios con oficinas deben contar con adecuada ventilación proporcionada por ventanas(no archivos en sótanos)
Ventilación interna adecuada.
Iluminación.
Evitar la incidencia de luz directa sobre documentación y contenedores.
Las instalaciones eléctricas deben estar por fuera del local de depósito y en perfectas condiciones.
Mantener un control sobre la instalación eléctrica.
La radiación visible lumínica debe ser menor o igual a 100 lux.
Temperatura.
Soporte en papel: 15°C a 20°C, fluctuación 4°C.
Fotografías impresas: 15°C a 20°C.Color: 10°C.
Archivos de audio o video (grabaciones):entre 10°C y 18°C.
Para las fichas en microfilm que se encuentren en los archivos del DAPRE: entre 17°C y 20°C.
Humedad.
Soporte en papel: Entre 45% y 60%, fluctuación diaria del 5%.
Fotografías impresas: B/N entre 40% y 50%. Color entre 25% y 35%.
Archivos de audio o video: entre 40% y 50%.
4.2 UNIDADES DE CONSERVACIÓN.
Para microfilm, cintas fonográficas, cintas de video,
rollos cinematográficos o fotografía y fuentes digitales.
Los disquetes, CD y DVD almacenar en unidades de conservación plástica en
polipropileno u otro polímero químicamente estable y que no desprenda vapores ácidos
Para documentos que sean de conservación permanente no se recomienda emplear los sistemas de imprención de matriz de punto.
Las fotografías y negativos almacenar en cajas de pH neutro (7) y nunca emplear materiales plásticos.
Carpetas.
Utilizar gancho legajador plástico.
Elaborados en materiales metálicos a largo.
Almacenar en cajas X-200.
No utilizar pastas AZ o argolla.
Emplear carpetas de yute A4 de 240 g/m2.
4.3 CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO.
Se refiere a la cantidad de datos que pueden almacenarse en un dispositivo de almacenamiento ya sea físicos o digitales, para lo cual debemos tener en cuenta lo siguiente.
En el archivo central es referencia X100 para las
cuales se calculan aproximadamente 7 cajas por metro lineal.
Natural crecimiento del volumen documental a lo largo de cada vigencia según el FIUD.
Documentos en soportes digitales, audio y video, estas requieren otras capacidades de almacenamiento.
Volumen de la documentación medida en metros lineales.
Los archivos del DAPRE se encuentran en carpetas, de Gestión Documental M-GD-01, se ubican hasta 200 folios (hojas),
En los Archivos de Gestión se cuenta con archivadores rodantes y Archivadores fijos en
donde se deben almacenar las unidades de conservación carpetas y cajas de archivo
4.4 SOPORTE.
Papeleras libres de acido y exento de lignina con ph contemplados en la NTC 4436
Las tintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser insoluble en contacto con la
humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez al soporte.
Se recomienda la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2.
Utilizar tinta liquida uniforme libre de sedimentos, materiales de suspensión o extraños, no deben presentar componentes de coagulación.
No se recomienda utilizar micro puntas, resaltadores o esferos de tinta húmeda en los
documentos de conservación total ya que con el tiempo estos pueden volverse ilegibles además de afectar la calidad de imagen.
