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CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN SOPORTES FISICOS - Coggle Diagram
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN SOPORTES FISICOS
Objetivo
Establecer directrices que orienten la conservación de los documentos desde su producción hasta su disposición final, garantizando su integridad física y funcional, sin alterar su contenido.
Alcance
Aplica a la documentación en soportes físicos pertenecientes al Archivo Central y a los archivos de Gestión del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República para ser aplicado por los servidores públicos de la Entidad.
Términos y definiciones
Archivo:
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material.
Archivo Central:
Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos por los distintos Archivos de Gestión de la entidad respectiva.
Archivo de Gestión:
Comprende toda la documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva.
Acervo documental:
Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.
Ciclo vital del documento:
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción hasta su disposición final.
Conservación de documentos:
Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.
Conservación preventiva de documentos:
Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad.
Depósito de Archivo:
Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.
Directrices generales para conservación de documentos
Condiciones ambientales
Ventilación
La ventilación interna debe permitir que las condiciones ambientales del depósito garanticen la conservación del documento.
La disposición de las unidades de conservación en los estantes, deberá permitir una adecuada ventilación a través de ellos.
En los archivos de gestión que comparten su espacio con las oficinas y puestos de trabajo, es importante que el mobiliario cuente con adecuada ventilación, proporcionada por ventanas que se encuentran cercanas y que se puedan abrir con facilidad.
Iluminación
Evitar la incidencia de luz directa sobre documentación y contenedores, cuando no sea posible suprimir las fuentes naturales de luz se deben utilizar cortinas en las ventanas.
Las instalaciones eléctricas deben estar por fuera del local de depósito en lo posible y deben estar en perfectas condiciones.
Mantener un control sobre la instalación eléctrica.
Los depósitos de archivo requieren iluminación adecuada para la conservación de los documentos.
Humedad
Soporte en papel: entre 45% y 60% con una fluctuación diaria del 5%.
Fotografías impresas: en blanco y negro entre 40% y 50%. A color entre 25% y 35%.
Archivos de audio o vídeo: entre 40% y 50%.
Temperatura
Soporte en papel: 15°C a 20°C con una fluctuación diaria de 4°C.
Fotografías impresas: 15°C. Para fotografía a color se debe mantener una temperatura menor a 10°C.
Archivos de audio o video: temperatura entre 10°C y 18°C.
Para las fichas en microflim que se encuentren en los archivos del DAPRE, la temperatura recomendable entre 17°C y 20°C.
Capacidad de almacenamiento
Volumen actual de la documentación, realizando medición en metros lineales.
Natural crecimiento del volumen documental a lo largo de cada vigencia, este cálculo puede realizarse a partir de los históricos que reflejen el Formato Único de Inventario Documental FUID.
Tipo de unidad de conservación que se emplea en la dependencia.
Presencia de documentos en otros soportes como fotografías, audios o vídeos, los cuales requieren de un análisis específico de las necesidades.
Soporte
Se recomienda la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido y exento de lignina cuyo pH esté en rango de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436.
Las tintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser insoluble en contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez al soporte.
No se recomienda utilizar micropuntas, resaltadores o esferos de tinta húmeda en los documentos de conservación total, pues la clase de colorantes y solventes que contienen son solubles en agua.
