Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
การใช้ภาษาในการเขียนหนังสือราชการ - Coggle Diagram
การใช้ภาษาในการเขียนหนังสือราชการ
การใช้คำ
การสะกดคำ
การสะกดคำจะต้องสะกดให้ถูกต้องตามพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน
การใช้คำเชื่อม
ซึ่ง
อัน
ที่
และ
แก่
ต่อ
แต่
การใช้คำให้เหมาะสม
คำสรรพนามขึ้นต้น
กระผม
ดิฉัน
ผม
คำบุพบท
แก่
แต่
กับ
ต่อ
การยกตัวอย่างโดยใช้คำ
ได้แก่
อาทิ
เช่น
คำที่มักใช้ผิดได้แก่คำว่า
จัก
ใคร
จะ
ไป-มา
การเขียนย่อหน้า
ความหมายและประเภทของย่อหน้า ย่อหน้าหมายถึง ข้อความตั้งแต่ 1 บรรทัดขึ้นไป ที่มีใคความสมบูรณ์ ย่อหน้ามี 4 ประเภท คือ
ย่อหน้ารูปตัวไอ มีประโยคใจความสำคัญอยู่ตอนบนและตอนท้ายย่อหน้าเหมาะสำหรับเรื่องยาก ซับซ้อนหรือยืดยาว
ย่อหน้ารูปตัว T มีประโยคใจความสำคัญอยู่ตอนต้นย่อหน้า ประเภทนี้เขียนง่ายและจับใจความง่าย
ย่อหน้าที่มีประโยคใจความที่สำคัญอยู่กลางย่อหน้า ไม่เหมาะสำหรับย่อหน้าที่ยาว เพราะจับใจความยาก
ย่อหน้ารูปตัวทีหัวกลับ มีประโยคใจความสำคัญอยู่ตอนท้ายย่อหน้า เหมาะสำหรับเรื่องที่ต้องยกเหตุผลมาอ้างก่อน แล้วสรุปในตอนท้าย
ลัำษณะย่อหน้าที่ดี
มีสัมพันธภาพ มีการเชื่อมโยงกัน เป็นเหตุเป็นผลกัน
มีสารัตถภาพ คือ มีการเน้นย้ำสาระสำคัญ
มีเอกภาพ คือมีใจความสำคัญอยู่เรื่องเดียว
การใช้เครื่องหมาย
ไปยาลน้อย ( ฯ ) ปกติกล่าวครั้งแรกจะใช้คำเต็มแต่ถ้าครั้งต่อไปจะใช้คำย่อแทนได้ใช้ได้ 5 วิธีคือ
ใช้คำย่อ เช่น พ.ร.บ. ฯลฯ
ใช้คำตัด เช่น สมเด็จพระเทพพระรัตน์ ฯ
ใช้คำนาม เช่น มหาลัย
ใช้คำบ่งชี้ เช่น หน่วยงานดังกล่ว บุคคลข้างต้น
ใช้สรรนาม เช่น เขา กระผม
เครื่องหมายอื่น ๆ
อัญประกาศ ใช้เมื่อต้องการคัดลอกข้อความมากล่าวหรือเน้นชื่อเฉพาะ ข้อความสำคัญ
สัญประกาศ ใช้เมื่อต้องการเน้นข้อความสำคัญ
ยัติภังค์ ใช้ในกรณีตัดคำระหว่างบรรทัด และคำสองคำที่เกี่ยวข้องกัน เช่น รายรับ-รายจ่าย
จุลภาค จุลภาคควรใช้ในกรณี ตัวเลขหลายหลัก ชื่อนามสกุลที่อาจปะปน
นขลิขิต ใช้คร่อมข้อความที่ผู้เขียนไม่ต้องการให้อ่านติดต่อกับข้อความนอกวงเล็บ
ไม้ยมก ใช้เขียนไว้หลังคำหรือความ เพื่อให้อ่านคำหรือความนั้นซ้ำกันสองหน
การใช้ประโยค
เทคนิคการสร้างประโยคที่ดี
ใช้หลัก5w1h ได้แก่ ใคร ทำอะไร ( ให้แก่ใคร ) ที่ไหน เมื่อไร ที่ไหน ทำไมและอย่างไร ซึ่งอาจใช้ครบหรือไม่ครบทุกตัวก็ได้
ฝึกพิจารณาประโยคจากตัวอย่างต่าง ๆ เมื่อมีโอกาสได้อ่านหนังสือ โต้ตอบหรือข้อความใด ๆ ก็ตาม ก็ฝึกพิจารณาแยกให้เห็นว่าประโยคนั้น ๆ ขึ้นต้นที่ใดและสิ้นสุดที่ใด หากพบข้อความที่ยาวหรือซับซ้อนอาจทดลองเขียนประโยคใหม่ที่สั้น กระชับ และเข้าใจง่ายกว่าเดิม
การกำหนดคำขึ้นต้นประโยค การขึ้นต้นประโยคจะต้องมีประธาน และจะต้องใช้เริ่มต้นการสนทนาได้คำขึ้นต้นประโยคอาจเป็นคำคำเดียวหรือกลุ่มคำที่ไม่ยาวนัก
ประเภทของประโยค
ประโยคความรวม คือประโยคที่ประกอบด้วย ประโยคความเดียวอย่างน้อย 2 ประโยคมีคำเชื่อมหรือสันธานที่เชื่อมประโยคนนั้น ๆ คำเชื่อม เช่น และ แต่ หรือ ก็
ประโยคความเดียว คือประโยคที่มีกริยาสำคัญเพียงตัวเดียว ประโยความเดียวอาจมีทั้งส่วนขยายประธาน กริยาหรือกรรมก็ได้ แต่ส่วนขยายนั้นไม่มีลักษณะเป็นประโยค ประโยคความเดียวมักจะสั้นไม่ซับซ้อน
ประโยคความซ้อน คือประโยคที่ประกอบด้วยประโยคหลัก และประโยคย่อยที่ซ้อนอยู่เพื่อขยายประโยคหลัก ประโยคความซ้อนจะใช้คำเชื่อม เช่นคำว่า ที่ ซึ่ง อัน ว่า โดย เพื่อ ฯลฯ ประโยคความซ้อนอาจเป็นประโยคสั้น ๆ หรือประโยคยาว
หลักการย่อหน้า เว้นวรรค การตัดคำเมื่อสิ้นสุดบรรทัด
หลักการย่อหน้า ควรย่อหน้าในกรณีสิ้นสุดเนื้อความ แต่ถ้ายังไม่สิ้นสุดเนื้อความ บรรทัดแต่ย่อหน้ายาวมาก ควรย่อหน้าเมื่อสิ้นสุดประโยค ย่อหน้าหนึ่งในหนังสือราชการไม่ควรเกิน 8 บรรทัด แต่ข้อความทั่วไปอาจยาวได้ถึง 12 บรรทัด
หลักการเว้นวรรค กำหนดวรรคไว้ 2 ชนิด คือวรรค 1 ตัวอัษร และวรรค 2 ตัวอักษร
วรรคเล็ก ใช้วรรคระหว่างคำ ใช้ก่อนและหลัง คำบางคำ เช่น คือ ได้แก่ อาทิ และ วรรคก่อนหลังเครื่องหมายต่าง ๆ หากไม่วรรคจะทำให้เครื่องหมายเหล่านั้นมองไม่เห็นชัดเจน
วรรคใหญ่ ใช้วรรคระหว่างข้อความที่ยังไม่จบแต่ยาวมาก หรือประโยคที่จบสมบูรณ์แล้วผู้พิมพ์ควรตรวจร่างอย่างพิถีพิถันในการจัดวรรคตอนให้ถูกต้อง
การตัดคำเมื่อสิ้นสุดบรรทัด ในการตัดคำต้องใส่ยัติภังค์เสมอ แต่ต้องพิจารณาตัดอย่างรอบคอบ คำที่ตัดแล้วความหมายเปลี่ยนก็ไม่ต้องตัด เช่น แม่-น้ำ การตัดคำควรพิจารณาเนื้อความในหนังสือราชการด้วยว่าในหนึ่งย่อหน้าหรือหนึ่งหน้ากระดาษไม่ควรมีการตัดคำมากเกินไป ควรจัดคำแบ่งคำให้เหมาะสม
การใช้เลขไทย
หนังสือราชการควรใช้เลขไทยทั้งฉบับ
ภาษาทั่วไป-ภาษาราชการ
ในภาษาราชการและภาษาที่เป็นทางการ จะมีการใช้คำหรือสำนวนบางชนิดที่แตกต่างกัน เช่น
ภาษาทั่วไป ภาษาราชการ
ใคร ผู้ใด
ที่ไหน ที่ใด
แบบไหน แบบใด
ได้ไหม ได้หรือไม่
อย่างไร เช่นใด