MANUAL ADMINISTRATIVO
¿Que es un Manual Administrativo?
Es un documento que sirve como medio de comunicación y coordinación que permite registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.
Objetivos
Los objetivos que tiene un Manual Administrativo son los siguientes:
-Presentar una visión en conjunto de toda la empresa y los departamentos que la componen.
-Concretar cuáles son las funciones propias de cada unidad administrativa.
-Establecer la jerarquía de dichas unidades administrativas, es decir, precisar el grado de autoridad y responsabilidad de cada uno
-Permitir que se ahorre tiempo y esfuerzo en cada una de las tareas que se asignan al personal.
-Es un medio de comunicación que permite conectar con otras organizaciones. Lo que es un manual administrativo permite que se coordinen las relaciones con otras organizaciones, al presentar cada empresa su estructura organizacional pueden entenderse mejor y, en base al manual administrativo, concordar en cómo relacionarse.
-Funciona de cierta forma como una carta de presentación dando la información necesaria a proveedores, prestadores de servicio, usuarios y clientes.
Clasificación de los Manuales Administrativos
Un manual administrativo se clasifica de dos formas: Por el contenido y Por el ámbito que abarca.
Por Contenido
Manual de Procedimientos Administrativos
Por su Ámbito
Es el tipo de manual en donde se establecen y detallan cada uno de los procedimientos que deben cumplirse en la empresa, por ejemplo, el procedimiento de contratación de personal, el proceso de compras de la empresa o el pago de los sueldos de los trabajadores.
Manuales de Políticas
En este manual se establecen aquellas normas por las que la empresa debe guiarse al accionar.
Manuales de Bienvenida
Es importante también elaborar manuales para dar la bienvenida a los nuevos empleados de una empresa. Con un manual se pueden poner al día sobre los detalles importantes de la empresa: su misión, visión y valores, los cuales conforman la estructura organizacional de la empresa.
Manuales Administrativos Generales
Son los que se elaboran integrando toda la información importante de la organización.
Manuales Administrativos Específicos
Como su nombre lo indica, es aquel en donde se consigna información específica o sobre una determinada área de la organización.
Importancia de los Manuales Administrativos
Suele suceder que algunas organizaciones cuando comienzan a funcionar no consideran importantes las herramientas administrativas como medios de comunicación o, si las llevan a cabo, lo hacen solo porque lo consideran parte más del proceso.
Lo cierto es que elaborar manuales administrativos es una tarea importante de recursos humanos, ya que permite eliminar la mala comunicación dentro de la organización y ayuda a orientar al personal en las distintas actividades que se deben realizar.
La falta de conocimiento en la operación de estos manuales y no darle la importancia a su actualización mediante pasan los años puede afectar el correcto funcionamiento de la empresa.