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MANUALES ADMINISTRATIVOS, Su principal objetivo es:, Donde, Debido a que:,…

- - - - Estás deben ser:
        
        Obedecidas y seguidas por los empleados de la empresa.
        
        La forma en que se llevarán a cabo, ya sea de forma individual o conjunta.
    - - Los manuales deben estar constituidos por normas, instrucciones y rutinas de la propia organización, así como utilizar herramientas auxiliares.
        
        Contiene:
        
        La descripción de las actividades que deben se desarrolladas por los miembros de la organización.
        
        Los procedimientos a través de los cuales esas actividades son cumplidas.
- - - - Se puede encontrar:
        
        Manual de Políticas
        
        Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos.
        
        El conocer a la organización proporciona el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones.
        
        Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito, permite:
        
        Agilizar el proceso de toma de decisiones.
        
        Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.
        
        Servir de base para una constante y efectiva revisión.
        
        Manual de Procedimientos y Normas
        
        Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo.
        
        Este manual es una guía de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso.
        
        La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo.
        
        Manual de Historia
        
        Su propósito es proporcionar información histórica sobre la organización.
        
        Como ser:
        
        Comienzo
        
        Crecimiento
        
        Logros
        
        De esta manera:
        
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        Administración
        
        Posición actual
        
        Manual de Organización
        
        Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal.
        
        A través de la descripción de:
        
        Objetivos.
        
        Funciones.
        
        Autoridad.
        
        Responsabilidades de los puestos.
        
        Manual de Propósito Múltiple
        
        Estos manuales satisfacen distintos tipos de necesidades, en tanto constituyen un cuerpo sistemático que contiene la descripción de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de la organización y los procedimientos a través de los cuales esas actividades son cumplidas.
        
        Consiste en combinar dos o mas categorías que se interrelacionan en la practica administrativa.
        
        En organismos pequeños, un manual de este tipo puede combinar dos o más conceptos, debiéndose separar en secciones.
      - Esta clasificación hace referencia al contenido del manual para cubrir una variedad de tareas.
    - - Se clasifican de la siguiente manera:
        
        Manuales Generales
        
        Se refiere a todo el organismo en su conjunto.
        
        Dentro de este tipo de manual se tiene:
        
        Manuales Generales de Procedimientos
        
        Este es también resultado de la planeación, contiene los procedimientos de todas las unidades orgánicas que conforman en un organismo social.
        
        Manuales Generales de Políticas
        
        Se refiere a presentar por escrito los deseos y actitudes de la unidad de dirección administrativa, para toda la organización.
        
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        Manuales Generales de Organización
        
        Este es producto de la planeación organizacional y abarca todo el organismo, indicando la organización formal y definiendo su estructura funcional.
        
        Manuales Específicos
        
        Contienen información detallada de toda la empresa o de una de sus áreas.
        
        Dentro de este tipo de manual se tiene:
        
        Manuales Específicos de Reclutamiento y Selección.
        
        Contiene la definición uniforme respecto al reclutamiento y selección personal en una organización.
        
        Manuales Específicos de Auditoría interna
        
        Consiste en agrupar lineamientos, instrucciones de aplicación especifica a determinados tipos de actividad, aquí se refiere a la auditoria interna en forma particular.
        
        Manuales Específicos de Políticas del Personal.
        
        Este se enfoca a definir «políticas», pero de un área especifica de la organización, señalando las guías u orientación respecto a cuestiones de personal.
        
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        Manuales Específicos de Procedimientos de Tesorería
        
        Consiste en elaborar los procedimientos en el orden de importancia de un área específica, a fin de capitalizar las oportunidades naturales de secuencia en pasos del trabajo.
        
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    - - Manual de Contabilidad
        
        Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad.
        
        Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad.
        
        Este manual puede contener aspectos tales como:
        
        Estructura orgánica del departamento.
        
        Descripción del sistema contable.
        
        Operaciones internas del personal.
        
        Manejo de registros.
        
        Control de elaboración de información financiera.
      - Manual de Crédito y Cobranzas
        
        Documento que contiene procedimientos y políticas que se debe considerar en la colocación de recursos.
        
        Mantener una adecuada Gestión de crédito y ahorro.
        
        La determinación por escrito de procedimientos y normas de esta actividad.
        
        Entre los aspectos más importantes que puede contener este tipo de manual están los siguientes:
        
        Operaciones de crédito.
        
        Operaciones de control.
        
        Operaciones de cobro.
      - Manual Personal
        
        Abarca una serie de consideraciones para ayudar a comunicar las actividades y políticas de la dirección superior en lo que se refiere a personal.
        
        Los manuales de personal podrán contener aspectos como:
        
        Reclutamiento-Selección.
        
        Administración de Personal
        
        Lineamientos para el manejo de conflictos personales.
        
        Políticas de personal.
        
        Uso de servicios.
        
        Prestaciones.
        
        Capacitación.
      - Manual de Compras
        
        El proceso de comprar debe estar por escrito; consiste en definir el alcance de compras, definir la función de comprar, los métodos a utilizar que afectan sus actividades.
      - Manual de Ventas
        
        Consiste en señalar los aspectos esenciales del trabajo y las rutinas de información comprendidas en el trabajo de ventas.
        
        Como:
        
        Políticas de venta.
        
        Procedimientos de registro.
        
        De esta manera:
        
        El personal de ventas tendrá un marco de referencia para tomar decisiones cotidianas.
        
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        Controles de almacén
      - Manual de Producción
        
        Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su mejor y pronta solución.
        
        La necesidad de coordinar el proceso de fabricación.
        
        Como ser:
        
        Fabricación
        
        Inspección
        
        Ingeniería Industrial
        
        Donde:
        
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        Control de Producción
      - Manual Técnico
        
        Trata acerca de los principios y técnicas de una función operacional determinada.
        
        Se elabora como fuente básica de referencia para la unidad administrativa responsable de la actividad y como información general para el personal interesado en esa función.
        
        Ejemplos:
        
        Manual técnico de sistemas y procedimientos.
        
        Manual técnico de auditoria administrativa.
        
        De esta manera:
        
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      - Manual de Finanzas
        
        Consiste en asentar por escrito las responsabilidades financieras en todos los niveles de la administración.
        
        Numerosas instrucciones especificas a quienes en la organización están involucrados con el manejo de dinero, protección de bienes y suministro de información financiera.
      - Manual de Adiestramiento o Introducción
        
        Estos manuales explican, las labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son comúnmente mas detallados que un manual de procedimientos.
        
        El supuesto en el que se basa este tipo de manual es que el usuario tiene muy poco conocimiento previo de los temas cubiertos.
        
        Ejemplo:
        
        Manual de Adiestramiento
        
        Explica como debe ejecutarse el encendido de la Terminal de la computadora y emitir su señal.
        
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        Manual de Procedimientos
        
        Omite la instrucción y comenzaría con el primer paso activo del proceso.
- - - - Permitir la recolección de información ordenada de manera sistemática, cuidadosa y segmentada.
        
        Se debe tener un lenguaje sencillo, claro y objetivo, ya que todos los empleados deben tener acceso a este material.
        
        Ayudará en el desempeño de las funciones, especialmente para aquellos que son recientemente contratados.
        
        Una herramienta facilitadora para el funcionamiento de la organización.
- - - - Manuales Administrativos
        
        Ventajas
        
        Dentro de las ventajas se tiene:
        
        Es una fuente de información sobre los puestos de trabajo que hay en la empresa.
        
        Establece estándares y criterios.
        
        Permite la adecuación, coherencia y continuidad de las normas y el procedimiento de las distintas unidades organizativas de la empresa.
        
        Evita discusiones y errores en varios procesos.
        
        Permite la formación de empleados nuevos y antiguos de la empresa.
        
        Representa una herramienta eficaz de consulta, orientación y formación en la empresa.
        
        Representa una restricción para la improvisación.
        
        Representa un elemento importante de revisión y evaluación objetivas de prácticas y procesos institucionalizados.
        
        Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo.
        
        Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera deberían ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan.
        
        Ubican la participación de cada componente de la organización en el lugar que le corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivos empresariales.
        
        Desventajas
        
        Dentro de las desventajas se tiene:
        
        Existe un costo en su redacción y confección que, indudablemente, debe afrontarse.
        
        Exigen una permanente actualización, dado que la pérdida de vigencia de su contenido acarrea su total inutilidad.
        
        No incorporan los elementos propios de la organización informal, la que evidentemente existe pero no es reconocida en lo manuales.
        
        Resulta difícil definir el nivel óptimo de síntesis o de detalle a efectos de que sean útiles y suficientemente flexibles.
        
        Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organización se compone de un número reducido de personas y, por lo tanto, la comunicación es muy fluida y el volumen de tareas reducido.
  - - - La complejidad de sus estructuras.
      - El volumen de sus operaciones.
      - Los recursos que se les asignan.
        
        Para poder:
        
        Atender adecuadamente.
        
        Dinámica Organizacional
        
        Deben distribuirse completos a todos los gerentes.
        
        El conocimiento.
        
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      - La demanda de productos o servicios.
      - La adopción de tecnologías avanzadas.