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FORMATION AUDITEUR INTERNE J1, Formation auditeur interne J2, Compétences…
FORMATION AUDITEUR INTERNE J1
Organisation
un audit interne ne dure pas toute la journée, on n'audite pas tout d'un coup, on n'audite que des petit bouts :warning:
sources du système d'amélioration continue
veille péda/ régl/ commerciale
revue qualité (direction, processus)
évaluation/ satisfaction/ entretien/propositions spontanées
audits internes et externes
REX
suivi des indicateurs et tableau de bord
suivi des actions de formation / suivi des non-conformités
permet de déclencher une action corrective directement ou de déclencher un audit interne
6 principes de l'audit
déontologie
impartialité
conscience professionnelle
confiance
confidentialité
Indépendance
les objectifs de l'audit
amélioration continue du système de management de la qualité
conformité/ non-conformité au SMQ en lien avec le référentiel
constat des progrès réalisés
efficacité du système pour satisfaire les exigences
évaluation des risques pouvant impacter le résultat et le déroulement des processus
développer la communication interne
évaluer le respect des exigences réglementaires
les bénéfices de l'audit
excellent outil de communication
fait réfléchir les services aux pb qlté
résoudre des pb mineurs d'organisation
faire mieux connaître aux auditeurs le fonctionnement réel de chaque service
évaluer le besoin d'actions d'amélioration
différents types d'audit
audits externes
seconde partie (PP ayant un intérêt à l'égard de l'OF - ex clients)
tierce partie (organismes d'audit indépendants)
audits internes
premier partie (auditeur interne)
bien déterminer le périmètre en fonction des objectifs visés (ce que l'on veut vraiment améliorer - repérage de non conformité ou de manque d'efficacité)
faire un plan d'audit en fonction des objectifs pour l'OF
audit documentaire
audit de procédure
audit de produit (surtout quand il y a prestation externe)
EXERCICE : déroulement de l'audit :star:
1-initiallisation
1.1-étude du CDC (la commande du demandeur)
1.2-établissement du 1er contact avec les audités
1.4-détermination de la faisa
1.3-identification des besoins en ressources (TOHE)
2-plannification/préparation
2.1-répartition des tâches au sein de l'équipe d'audit
2.2-diagnostic, revue des documents
2.3-préparation du plan d'audit
2.4-préparation des documents de travail
3-réalisation & suivi
3.1-réunion d'ouverture
3.2recueil et vérification des informations
3.3-production des constations
3.4-préparation des conclusions de l'audit
3.5-réunion de fermeture
4-clôture
4.1-préparation du rapport d'audit
4.2-diffusion du rapport d'audit
5-bilan
5.1-TOHE (est ce que les actions correctives demandées ont un impact sur l'orga, les ressources humlaines, financières, matérielles...)
5.2-REX
5.3-Réalisation du suivi d'audit
EXERCICE : partenaires de l'audit interne / rôles et activités
:star:
demandeur
commande l'audit
définit les objectifs
valide le CR et les recommandations proposées dans le plan d'amélioration, il exploite le rapport pour décision
auditeur
cadrage
définit le type d'audit
définit le périmètre et la planification
préparation audit
vérification du cadre du référentiel
formalise sa grille d'audit
informe les audités de la tenue de l'audit (envoie du plan d'audit)
action d'audit
questionne
collecte les preuves
analyse et évalue les preuves / exigences
formalise son rapport d'audit
partage des CC aux audités et au demandeur
ouverture de l'audit
posture
qualifié
indépendant de l'activité auditée
s'appuie sur des preuves tangibles
audité
fournit les preuves
répond au questionnement
s'engage à lever les non-conformités dans les délais et à s'impliquer dans les propositions d'amélioration continue
préparation audit croisé
:star:
1-le plan d'audit
objectifs et champ de l'audit
responsable des champs d'audit à rencontrer
identification des dioc de réf
identification des membres de l'équipe d'audit
date et lieu de l'audit
identification des secteurs/activités de l'organisme qui doivent être audités
liste de diffusion du rapport d'audit
EXERCICE : pour id&d : audit interne de laprocédure de gestion des indicateurs de résultats
:star:
objectifs
vérifier la conformité versus Qualiopi
voir si procédure est appliquée
responsable à rencontrer : Sophie ou sinon Delphine
doc de réf
procédure
date et lieu
liste de diffu du rapport : Sophie et moi
EXERCICE : pour Karima
:star:
activité concernée : suivi des stagiaires / "action de formation projet PRO"
objectifs
vérifier si le suivi admin des stagiaires est conforme au référentiel de l'action de formation et en conformité avec certif région
doc de réf
procédure/mode op du suivi administratif du stagiaire
CDC de l'action de formation
personnes à rencontrer : Karima + assistante admin
date et lieu
secteur à auditer : action de formation projet pro à Muret
Diffusion : Karima
TODO pour le 21/02
:warning:
construire son formulaire (modèle) de rapport d'audit
préparer sa grille d'audit en fonction de la commande et l'envoyer à Isabelle au plus tard le 21/02
réaliser l'audit interne
rédiger le rapport d'audit à transmettre à Karima et Isabelle pour le 21/02
Envoyer à Karima El Amri
karima.elamri@ams-grandsud.fr
la procédure gestion des indicateurs de résultats
Grille d'audit
grille d'audit se construit sa grille en fonction des objectifs : on identifie la liste des critères
pour chaque critère, trouver les modalités
INTW : guide d'entretien pour chaque critère de la grille d'audit
demander une preuve
reformuler
poser question fermée
poser question ouverte
grille d'observation
analyse des documents
Formation auditeur interne J2
REX inter-session
audit chronophage (mais en routine on allège)
fractionner dans le plan d'audit
saussisonner (même les procédures à auditer) et planifier sur 2 ans
préparer avec le commanditaire : 1h30 max
audit : 2h
rapport d'audit : 1h30 max
on ne peut auditer que ce qui vit et qui a vécu, pas ce qui se met en place ou si c'est conforme à un référentiel
posture auditeur
en réunion d'ouverture
bien reposer les objectifs
bien reposer le rôle de l'auditeur
l'auditeur parfois titille mais c'est pour aider et réussir à trouver les preuves
être maître de l'audit, ne pas se laisser embarquer par les audités
attention au périmètre ; il faut parfois réfréner les demandes du commanditaire et proposer de saussissonner car sinon trop mobilisateur de temps et ressources
réunions de démarrage
présenter les membres de l'équipe d'audit
rappel des objectifs, périmètre et champ d'audit
rédaction de la synthèse et du CR
CR avec :
ref ou n° d'enregristrement
présentation générale
points examinés
récap des écarts constatés
être clair , concis, précis
être très synthétique dans l'objectif et répondre factuellement (type oui/non) dans la conclusion
plan d'audit
aller sur l'essentiel, notamment tout ce qui est en lien avec les stagiaires
prioriser tout ce qui aura découlé d'un relevé de dysfonctionnement/ d'une amélioration continue ou d'une non conformité
Montrer à l'auditeur qu'on a un plan d'audit et des rapports d'audit :warning:
faire un tableau excel avec des liens hypertexte pour aller aux rapports d'audit :star:
CQQCOQP
faire une procédure d'audit interne ? :question:
dans mon fichier d'amélioration continue
Quoi
action/ document
Qui
réalise, contrôle, en est responsable, valide et signe
Où
sauvegarde (lien direct par ex)
quand
date de début,de fin
comment
ajouter un indicateur priorité (ex de 1 à 3) :star:
Combien
TOHE
POSTURE / ÉTHIQUE de l'auditeur
IMPECCABLE
Indépendant
Méthodique
Psychologue
Exhaustif
Compétnent
Communiquant
Analytique
Bienveillant
Loyal
Expérimenté
Compétences de l'auditeur interne qualité
Soft skills
écoute active
esprit critique
esprit d'analyse
objectivité
gestion des boucles relationnelles
gestion du stress
pédagogie
observation
rigueur
organisation
esprit de synthèse
Qualité
connaissance du SMQ (processus/ procedures/ documents d'enregistrement)
connaissance des référentiels sur lesquels on audite
Notions clé (ex roue de Deming...)
sens de la démarche Qualité
Les outils
outils informatiques utilisés
techniques d'entretien / de questionnement/ d'interviews
techniques d'observation
techniques d'explicitation
Connaissance de la "mécanique" d'audit
préparation
planification
méthodologie
mener un audit
rédiger un rapport d'audit
formuler des recommandations
les outils de l'audit (les formulaires types, plan d'amélioration...)