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DISCIPLINA: Noções de Arquivologia, Classificação dos Documentos (13/5) /…
DISCIPLINA: Noções de Arquivologia
Classificação dos Documentos (13/5) / (15/2)
Finalidade do arquivo:
Servir à administração/funcional
(Apoio a tomada de decisão/Garantir direito e deveres).
Servir de base para o
conhecimento da história
.
Diferenças do arquivo para biblioteca
Arquivo
Conjunto - Fundos: Documentos unidos pela origem.
Finalidade: Funcional.
Documentos manuscritos, audiovisuais (exemplares únicos ou em nº reduzidos "cópias").
Entrada de documentos: Acumulação natural.
Biblioteca
Conjunto - Coleção: Exemplares unidos pelo conteúdo.
Finalidade: Cultural.
Documentos impressos e audiovisuais (exemplares múltiplos).
Entrada de documentos: Aquisição (Compra, permuta, doação).
Função do arquivo:
Disponibilizar o
acesso a informação
.
Classificação dos Documentos
Espécie
É a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza da informações nele contidas, isto é,
é o modelo do documento
. Ex: ,Memorando, Ata, Parecer, Convite, Boletim, Formulário e etc.
Tipologia (Tipo)
Refere-se a associação da
espécie + função do documento
. Ex: Certidão de nascimento, Boletim de identificação criminal, folha de pagamento e etc.
Gênero/Signos
Audiovisual
Exemplo:
Sonoro
,
filmográfico
(Imagens em movimento),
iconográfico
(imagens paradas "fixas"- Ex:
fotos, negativos, desenhos, gravuras, slides ou diapositivo
.
Cartográfico
São aqueles em formatos e dimensões variáveis, com representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. Ex:
Mapas, plantas, perfis e desenhos técnicos
.
Informático
É o documento processado por um sistema computacional e que para acessá-lo depende de um sistema. EX:
Planilhas no excel, documentos em pdf, apresentações no PowerPoint
.
Micrográfico
São aqueles em formatos de imagens reduzidas, conhecido pelo processo de microfilmagem. Ex:
Microfilme, microficha, cartão-janela e jaqueta
.
Textual
Documento que possui texto (
Datilografado, manuscrito e impresso
).
Natureza do assunto
Refere-se a acessibilidade do documento.
Ostensivo
Acesso livre
, isto é, qualquer um pode acessar o conteúdo do documento. Ex: Comunicado de recesso de férias.
Sigiloso
Acesso restrito
de acordo com o grau de sigilo, com base na
lei 12.527/11
.
Acesso à informações sigilosas
Quanto à
imprescindibilidade
à segurança da sociedade ou do Estado, as informações sigilosas classificam-se nos seguintes graus:
Secreto
Prazo máximo de restrição de acesso:
15 anos
; Não pode ser prorrogado.
Ultrasecreto
Prazo máximo de restrição de acesso:
25 anos
; Pode ser
prorrogado somente uma vez
, pelo período não superior à
25 anos
.
Reservado
Prazo máximo de restrição de acesso:
5 anos
; Não pode ser prorrogado.
Quem pode atribuir o
grau de sigilo
?
Secreto
Todas as autoridades referidas no
Inciso I
, mais o
Inciso II
isto é, os titulares de autarquias, fundações ou empresas públicas e sociedades de economia mista.
Reservado
Todas as autoridades referidas no
Inciso I e II
e das que exerçam funções de direção, comando ou chefia, nível DAS 101.5, ou superior, do Grupo-Direção e Assessoramento Superiores, ou de hierarquia equivalente, de acordo com regulamentação específica de cada órgão ou entidade, observado o disposto nesta Lei.
Ultrasecreto
Lei 12.527/11 - Art. 27 - Inc. I
: Presidente da república; Vice-presidente da república; Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas; Comandantes da Marinha, do Exército e Aeronáutica; Chefes de missões diplomáticas e Consulares permanentes no exterior.
Identificação do grau de sigilo
no documento
As páginas serão numeradas seguidamente
devendo cada uma conter
indicação do total de páginas
que compõem o documento.
A marcação será feita:
Nos cabeçalhos e rodapés das páginas
que contiverem informação classificada e
nas capas do documento
.
A marcação deverá ser feita de modo a não prejudicar a compreensão da informação.
Como é feito o
processo de expedição e tramitação
do documento sigiloso?
II - No envelope externo
não constará indicação do grau de sigilo
ou do teor do documento.
III - No envelope interno constarão
o destinatário e o grau de sigilo do documento
, de modo a serem identificados logo que removido o envelope externo.
I - Os documentos sigilosos devem ser acondicionados em
envelopes duplos
.
IV - O envelope interno será
fechado, lacrado e expedido mediante recibo
, que indicará remetente, destinatário e número ou outro indicativo que identifique o documento.
O documento
ultrasecreto
deverá ser entregue pessoalmente por
agente público autorizado
, ou
transmitidas por meio eletrônico
, sendo
vedada a sua postagem
.
Quanto aos documentos
secretos e reservados
podem ser enviados por
qualquer pessoa
e podem ser postados.
Acesso à informações ostensivas
Transparência Ativa
Consiste na exposição de informações obrigatórias, de acordo com o hall pré-estabelecido pelo portal de transparência, ou seja, a
informação é divulgada sem requerimento
.
Transparência Passiva
Consiste na divulgação da informação que não está no hall do portal,
mediante requerimento
da parte interessada.
O órgão ou entidade pública deverá conceder ou autorizar
acesso imediato à informação disponível
.
É dever dos órgãos e entidades públicas promover,
independente de requerimentos
, a divulgação de informações de interesse coletivo ou geral.
Prazo
para disponibilizar informação
não disponível
O prazo é de
20 dias,
podendo prorrogar por mais
10 dias
mediante justificativa expressa.
Obrigações
dos órgãos e entidades públicas quanto a resposta de um requerimento de acesso a informação:
Indicar as razões
de fato ou de direito da recusa, total ou parcial, do acesso pretendido.
Comunicar que
não possui a informação
, indicar se for do seu conhecimento, o órgão ou a entidade que a detém, ou ainda, remeter o requerimento a esse órgão ou entidade.
Comunicar a data, local e modo para se realizar a consulta, efetuar a reprodução ou obter a certidão.
Obrigações do requerente de acesso a informação:
Qualquer pessoa
pode requerer, por qualquer meio legítimo, devendo o
pedido conter
:
Identificação do requente
(Nome, documento de identificação e endereço) e a
especificação da informação requerida
.
SÃO VEDADES
quaisquer exigências relativas aos motivos determinantes da solicitação de informações de interesse público.
Quando
não for autorizado
o acesso por se tratar de informação total ou parcialmente sigilosa.
O requerente deverá ser informado sobre a possibilidade de: entrar com
recursos
(Autoridade hierárquica superior, CGU ou Ministério da transparência, CMRI),
prazo
(10 dias após a ciência para o requerente interpor e 5 dias para ser respondido),
condições para sua interposição
e a
autoridade competente para sua apreciação
.
No caso de
parcialmente sigilosa
, é
assegurado o acesso à parte não sigilosa
por meio de certidão, extrato ou cópia com
ocultação
da parte sob sigilo.
Acesso à informações pessoais
Informações pessoais relativas à intimidade, vida privada, honra e imagem
terão seu acesso restrito
, independente de sua classificação de sigilo, e pelo
prazo máximo de 100 anos
a contar da sua data de produção.
Poderão ter autorizada sua
divulgação ou acesso
por terceiros diante de
previsão legal
ou
consentimento expresso
da pessoa a que elas se referirem.
Conceitos iniciais e características do arquivo (9/3) / (13/5)
Conceito de Arquivo
Segundo a
Lei 8.159/91 Art. 2º
- Consiste no conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgão públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Arquivo pode ser: "
mobiliário, setor de uma instituição, Entidade/Instituição
".
Documento de Arquivo
Resumindo, é:
Informação orgânica + suporte
, isto é, informação registrada no suporte. Suporte é o material, meio físico, utilizado para registrar a informação.
Deve ser dotado de fixidez:
forma fixa + conteúdo estável
.
É toda unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato,
suscetível de ser utilizada para consulta, estudo prova e pesquisa
,
por comprovar
fatos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar.
Forma Fixa
: Significa que o documento assegura a mesma aparência e apresentação sempre que é recuperado.
Conteúdo estável
: Torna a informação e os dados imutáveis, não podendo realizar alterações, nem produzir novas versões que não sejam devidamente registradas e justificadas.
Características do Documento de Arquivo (Além de organicidade)
Naturalidade
: Os documentos são acumulados de acordo com as atividade da instituição, ou seja, sua acumulação ocorre dentro de transações por ela executadas.
Inter-relacionamento
: Os documentos estabelecem relação entre si e com as atividades que o geram.
Autenticidade
: os documentos de arquivos são criados, mantidos e custodiados de acordo com procedimentos que podem ser comprovados.
Unicidade
: Cada documento tem lugar único na estrutura documental a que pertencem. Este aspecto não está diretamente relacionado ao número de cópias produzidas, mas sim a função "única" que os documentos executam dentro do contexto da organização.
Imparcialidade
: A produção documental ocorre em determinado contexto e para determinado fim. Reflete fielmente as ações do seu produtor.
Custódia dos arquivos
Poder Legislativo
O poder legislativo não possui instituição arquivística que centralizem seus documentos permanentes, desta forma, cada órgão do poder judiciário faz a custódia do seu arquivo.
Poder Judiciário
O poder judiciário não possui instituição arquivística que centralizem seus documentos permanentes, desta forma, cada órgão do poder judiciário faz a custódia do seu arquivo.
Poder Executivo
Arquivos Públicos Estaduais
Faz a custódia de todos os documentos permanentes dos órgãos do poder executivo dos estados.
Arquivo Público do DF
Faz a custódia de todos os documentos permanentes dos órgãos do poder executivo do DF.
Arquivos Públicos Municipais
Faz a custódia de todos os documentos permanentes dos órgãos do poder executivo dos municípios.
Arquivo Nacional
Faz a custódia de todos os documentos permanentes dos órgãos do poder executivo federal.
Aspectos dos arquivos
Os arquivos "
não são colecionados
", mas sim agrupados por um processo natural.
A capacidade de provar fatos ocorridos
é uma das utilidades do documento de arquivo.
Os documentos de arquivo tem como finalidade original ser "
Administrativo
".
A significação orgânica entre documentos é característica fundamental dos arquivos, de modo que um
documento destacado
de seu conjunto
pode perder o valor
.
O documento
não é considerado único se produzido em uma única via
, mas sim se
cumprir sua função
.
Classificação dos Arquivos (35/4)
Quanto à
EXTENÇÃO DE ATUAÇÃO
Setorial
Consiste na custódia dos arquivos correntes estabelecidos juntos aos setores.
Central (Geral)
É aquele que reúne, em um único local, documentos correntes provenientes das diversas áreas da instituição.
Quanto à
ENTIDADE MANTENEDORA
Público
Consiste na guarda de documentos oriundos de
órgãos públicos, empresas privadas que prestam serviço público, associação das pioneiras sociais (rede SARAH) e organizações sociais
.
Privado
Pessoal / Familiar
Refere-se ao conjunto de documentos produzidos e recebidos ao longo da vida de uma pessoa ou família.
Comercial
Refere-se a guarda de documentos oriundos de firmas, companhias e corporações.
Institucional
Refere-se a guarda de documentos oriundos de instituições religiosas, associações sem fim lucrativos e clubes.
Quanto à
NATUREZA DO DOCUMENTO
Especial
São aqueles que guardam documentos de formas físicas diversas e que exijam cuidados especiais no que se refere à sua guarda e conservação, como fotografias, mídias digitais e microfilmes, por exemplo.
Especializado
São aqueles que guardam documentos de determinada área do conhecimento humano. Ex: Arquivo médico, arquivo de engenharia e arquivo de imprensa.
Quanto à
ESTÁGIOS DE EVOLUÇÃO
Intermediário / Segunda fase / Segunda idade / Semi-ativo
Permanente / Terceira fase / Terceira idade / Inativo
Corrente / Primeira fase / Primeira idade / Ativo