Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
کنترل, سیستم کنترل - Coggle Diagram
کنترل
ضرورت کنترل به دلیل:
حصول اطمینان از کیفیت و کمیت کالا و خدمات
محیط متغیر سازمان
خطای پیش بینی+برنامه ریزی های عملیاتی
انواع
پیش نگر
اصلاح انحرافات قبل از اتفاق افتادن آنها
کنترل با استفاده از داده ها
کنترل هدف و پیش بینی قبل از رسیدن به اجرای عملیات
زمان وقوع
ملاک آن اطلاعات زمان حال است
اطلاعات مربوط به عملیات پروژه همزمان با اجرای عملیات دریافت می شود
گذشته نگر
مقایسه نتیجه اجرای عملیات با پیش بینی ها و هدف ها
کنترل با استفاده از ستاده ها
استفاده از اطلاعات گذشته برای مقایسه و یافتن انحرافات و انجام اصلاحات
نگرشی صرف به گذشته
رابطه هزینه ونتیجه کنترل
نتیجه ممکن است ریالی یا غیر ریالی باشد
هزینه کنترلی قابل انتقال است
نتیجه کنترل>هزینه کنترل
تعریف
فعالیتی که عملیات پیش بینی شده و انجام شده را مقایسه می کند
اختلافات و انحرافات بین آنها را اصلاح می کند
خود کنترلی
هدف
ایجاد حالتی درونی که بدون کنترل عامل خارجی فرد وظایف را انجام دهد
از طریق وجدان+پایه های اعتقادی
اسلام بهترین بستر برای تحقق این امر است
یکی از کاستی های روش کنترل
نگاه یک بعدی (مثال:صرفا مسائل مالی کنترل شود)
راه حل
مدل امتیازات متوازن
شاخص ها
برای اندازه گیری پیشرفت و دستیابی به ماموریت ها و اهداف
برای اندازه گیری بلند مدت و میزان موفقیت آینده
حوزه های کلانی که دربر می گیرد
مشتریان و ارباب رجوع
فرایند های داخلی
عملکرد مالی
رشد و یادگیری
تعریف
مدل کیفی و جامع برای مدیریت عملکرد سازمان
مدیریت عملکرد
در آن تلاش می شود
ارزیابی ارزیابی منحصر به یک فعالیت نباشد
مدل علمی آن:مدل امتیازات متوازن
فعالیت های مختلف سازمان مد نظر قرار گیرد
بر استراتژی های سازمان تمرکز دارد
به دنبال ایجاد تعادل در حوزه های مهم سازمان است
سیستم کنترل
مراحل طراحی
تعیین استاندارد یا الگوی مطلوب
مبنای مقایسه هستند
تعیین کننده میزان مورد نظر شاخص ها برای کنترل
:
انوع
:
کمی
کیفی
:
پولی
غیرمادی
مادی
:
استاندارد های تطبیقی یا خارجی
نقطه ضعف
نمی توانیم مطمئن باشیم واحدی که استاندارد از آن اخذ شده مشابه سازمانی است که استاندارد مذکور در آن بکار گرفته می شود
در زمان بکارگیری این استاندارد باید مسائل فرهنگی+اجتماعی+محیطی مد نظر باشد
نقطه قوت
هزینه تعیین آن پایین است
از سایر سازمان ها و واحد های مشابه اقتباس می شوند
استاندارد های مهندسی یا کارسنجی
روش بدست آمدن
طرق مختلف مطالعه کار
نقاط قوت
از طریق روش های علمی تحقیق بدست می آیند
دارای دقت بالا هستند
نقاط ضعف
ممکن است نتواند به علت شرایط محیطی و انگیزشی در هر محیطی بکار گرفته شود
استاندارد های تاریخی
دلیل ننام گداری
براساس تجربیات و اطلاعات گذشته بدست می آمده اند
نقطه ضعف
تغییرات فعلی در آن منعکس نیست
مربوط به گذشته اند
استانداردهای نظری
تعیین کنندگان
مدیران و کارشناسان امر با قضاوت ذهنی
ویژگی
سلیقه ای نیستند
زمان استفاده و بکارگیری
زمانی که نظر گروهی کارشناسان در رابطه با آن مشابه باشد
تعیین نحوه و روش جمع آوری اطلاعات یا طراحی شبکه اطلاعاتی در کنترل
وظایف
بروز در آوردن مستمر اطلاعات
قراردادن آخرین اطلاعات در اختیار مسئولان
تلخیص+طبقه بندی اطلاعات بر اساس اهمیت و اولویت
امری حیاتی است زیرا
هیچ سیستم کنترلی بدون در اختیار داشتن آمار و اطلاعات صحیح و به موقع نمی تواند نقشی موثر در سازمان ایفا کند
تعیین شاخص برای سنجش نتایج مورد انتظار
ویژگی های شاخص کمی
مقیاسی برای سنجش عملکرد ها
دارای جامعیت نسبی و دربردارنده جوانب مختلف
داشتن رابطه مستقیم با موضوع مورد کنترل
کیفی
مقیاس هایی برای سنجش کیفیت مورد انتظار
مثال
صحت کار
دقت عمل
ارزیابی اطلاعات و نتیجه گیری
آنچه پیش بینی شده با آنچه انجام شده مقایسه می شود
اگر پیش بینی ها درست عملی شده باشند
به برنامه ادامه می دهیم
اگر انحرافات و مغایرت هایی وجود داشته باشند
علل را پی جویی می کنیم+اقدامات اصلاحی انجام می دهیم
تعیین نتایج مورد انتظار(بایدها)در کنترل
مدیر باید نتایجی که از اجزای برنامه ها انتظار می رود مشخص سازد
نقاط کلیدی
این نقاط معین کمی شوند تا سیستم کنترلی کارآمد شود
بخشی از عملیات هستند که نتایج و عملکردشان در کل برنامه نقش مهمی دارد
دلیل انتخاب آنها
کنترل تمامی جریان عملیات ممکن یا مقرون به صرفه نیست
مقاطع
حین عمل
پس از خاتمه عمل
قبل از عمل
انتخاب نقطه کلیدی
باید از جایی باشد که
کنترل آن بخش به سایر بخش ها قابل تسری باشد
این اطمینان را بدهد که با انتخاب آن نقطه می توان از وضع کل مجموعه حدودا آگاه شد
مشخصات سیستم کنترل موثر
2
کنترل باید جامعیت داشته باشد و تمامی عملیات برنامه را مورد ارزیابی و بررسی قرار دهد
کنترل باید عینیت داشته باشد
اطلاعات و نتایج کنترل را سریع و به موقع در اختیار مسئولان قرار دهند
کنترل باید اقتصادی باشد
3
سیستم کنترل باید انعطاف لازم را داشته باشد
کنترل باید وسیله اصلاح باشد نه تنبیه و مجازات
سیستم کنترل باید با روحیات کارکنان و فرهنگ و جو سازمان متناسب و هماهنگ باشد
کنترل باید واقع بینانه باشد
1
کنترل ها باید در نقاط حساس و کلیدی انجام شوند
در اعمال کنترل نباید افراط و تفریط شود
کنترل ها باید متناسب با برنامه و فعالیت ها تنظیم شوند
اطلاعات مورد استفده در کنترل باید دقیق+صحیح+بروز باشند
4
سیستم کنترل باید دقیقا معین سازد که نتایج کنترل در اختیار چه کسانی قرار گیرند
کنترلگران باید واجد صلاحیت اخلاقی و تخصصی اکثر کنترل شوندگان باشند
کنترل نباید فقط بر نقاط ضعف تاکید ورزد
سیستم کنترل باید بر کمیات و کیفیات بطور متناسب تاکید داشته باشد