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Leyes y Normativas Archivísticas del Ecuador - Coggle Diagram
Leyes y Normativas Archivísticas del Ecuador
De la Unidad de Archivo Central
Despachar con oportunidad la correspondencia elaborada en las diferentes
unidades administrativas y control de los medios de entrega.
Participar técnicamente en las Evaluaciones de Documentos.
Informar sobre el estado del trámite de los documentos.
Programar y ejecutar la conservación documental, con la técnica más apropiada.
Mantener actualizados los registros de control de las comunicaciones y los
archivos.
Atender pedidos de referencia del usuario y personal de la Institución y llevar
registro de los préstamos de documentos.
Recibir, calificar, registrar y distribuir la correspondencia que ingresa a la
Institución.
Atender a los usuarios que requieran acceso a la información, según la LOTAIP
Supervisar el cumplimiento del sistema de administración documental y archivos.
Establecer la participación obligatoria en programas de adiestramiento archivístico
a todo el personal.
Asignar funciones al personal que integra el Área de Archivo Central.
Presentar informes de avance o evaluación de trabajos y novedades del AAC a su
inmediato superior.
Dirigir las actividades de correspondencia y archivo a nivel institucional.
Del Archivo Pasivo
Llevar un registro de ubicación de los archivos.
Atender a pedidos de referencia y llevar registro de sus préstamos de
documentos.
Ubicar la documentación que recibe en sus respectivas estanterías.
Atender solicitudes de copias de la documentación de archivo.
Actualizar el Inventario de los archivos de cada unidad administrativa.
Recomendar sobre posible eliminación de papeles obsoletos de archivos.
Coordinar con las diversas unidades administrativas para la recepción de
archivos.
Adiestrar al personal que administra los archivos en las unidades administrativas.
Sugerir diseño de nuevos formularios para mejoramiento del sistema.
Operar equipos de computación para la información.
Información al inmediato superior sobre novedades del Archivo Pasivo.
Organizar y custodiar la documentación transferida de las unidades
administrativas.
Recibir, controlar y comprobar el inventario de la documentación transferida
Establecer los períodos cronológicos de transferencias
Participación en seminarios y cursos, relacionados a la materia Archivística.
Del Archivo de Oficina y Archivos Descentralizados
Cumplir las normas establecidas por el Área de Archivo Central.
Organizar, clasificar y archivar la documentación de la Unidad.
Proporcionar información solicitada por parte de los ciudadanos, de la
Administración Pública y de funcionarios de la propia institución.
Conservar la documentación según plazos establecidos en la TPCD.
Impedir la eliminación de documentos sin previa evaluación y autorización escrita.
Atender el acceso de información según procedimientos establecidos.
Seguimiento y control de las comunicaciones que pasarán a otras unidades
administrativas.
Control y recuperación de los documentos a través de un registro de préstamo.
Coordinar con el Área de Archivo Central.
Evaluar periódicamente la documentación para su permanencia, eliminación o
envió al Archivo Central.
Elaborar y actualizar el Registro de control y trámite de documentos
para información ágil.
Preparar las transferencias documentales según normas establecidas.
Informar al responsable de la unidad administrativa el estado de atención de
trámites.
Llevar el Inventario de Archivos y actualizarlo.
Distribuir la correspondencia a la autoridad o funcionarios respectivos.
Elaborar la Guía de formación de archivos de la Unidad.
Recibir y controlar las comunicaciones registras en el Área de Archivo Central.
Categorías de Archivos
2.- Archivo Intermedio
Administrador de las series documentales transferidas por los Archivos Centrales de las Instituciones de servicio público, permanece en éste hasta que prescriban sus valores administrativos.
3.- Archivo Histórico/Permanente
Administrador de la documentación con valores históricos y culturales, custodio del
Patrimonio Documental.
1.- Archivo Activo
Archivos de Oficina
Son archivos generados por las actividades de cada unidad administrativa.
Su función es la organización y la conservación de la documentación mientras su utilización es constante.
Archivo Central
Este archivo es único en cada entidad y podrá contener el Archivo de Recepción y Registro.
Es el responsable del control del tratamiento documental que se produce en cada unidad administrativa y de recibir la documentación considerada pasiva que le transfieren los archivos de
Archivo de Recepción y Registro
Constituye el Inicio de la gestión documental.
Archivo Descentralizado
Archivo independiente del Archivo Central, con las mismas responsabilidades del Archivo de Oficina.