El proceso BPTrends: Metodología del rediseño image

Proceso de rediseño

Fase 2: Análisis del proceso de negocios

Fase 4: Implementar el proceso rediseñado

Fase 1: Comprensión del proyecto

Fase 3: Rediseño del proceso de negocios

Fase 5: Desplegando el proceso rediseñado

Por qué tener una metodología

Cómo comienza

Qué sucede

Quién se encarga que suceda

Los proyectos no concretados no fueron bien planificados ni tuvieron criterio empresarial

La planificación representa una ejecución eficiente

Requiere

La metodología es un plan para un rediseño, para asegurar el apoyo de las personas necesarias para asegurar que se ejecute el nuevo proceso

Los empleados involucrados en el proceso cambien sus descripciones e incentivos para ser juzgados y recompensados

La empresa cambie tal que superen sistemáticamente los compromisos de las partes interesadas

El gerente general se encarga de llevar a cabo un rediseño de procesos comerciales

El gerente general tiene metas y responsabilidad de mejora del proceso comercial

Verificación

Análisis

El facilitador y patrocinador desarrollan un plan y cronograma para la participación de personas

El equipo de rediseño documenta el proceso actual y entran en pocos detalles

El patrocinador o gerente contrata a un facilitador que analiza el proceso real y esfuerzo de rediseño

Se crea un plan de desarrollo luego de aprobado el rediseño

Después de terminar cada grupo especializado su trabajo, se implementa el nuevo proceso

El equipo considera una de varias opciones de rediseño

El comité ejecutivo

Puede incluir un grupo estratega y un grupo BPM

Aprueba los procesos de negocios que pueden ser rediseñados decididos por el BPM

Se encarga de tomar las decisiones finales

Formado por

Director de operaciones

Jefes de departamentos y unidades de negocio

Director ejecutivo

Responsable de adoptar estrategias y metas corporativas

El patrocinador

Es responsable de aprobar decisiones y trabajar con el comité ejecutivo asegurando apoyo en el trabajo

Es la persona responsable en última instancia

Equipo directivo de rediseño

Es un subcomité del comité ejecutivo

Funciones

Formado por representantes de alto nivel de cada departamento

Asegurarse que los gerentes y empleados entiendan, apoyen e implementen el proceso de rediseñado

Aprobar trabajo del equipo de rediseño

Facilitador

No necesita comprender el funcionamiento del proceso comercial específico

Tiene la habilidad de trabajar con un equipo de diseño

Consultor que sabe cómo facilitar el rediseño

Es clave para garantizar el análisis y diseño efectivos y eficientes

Actividades Principales

Crear y/o perfeccionar el alcance del proyecto

Revisar los objetivos del proyecto

Describir el alcance y crear un caso de negocio del proyecto

Crear un cronograma y presupuesto del proyecto

El comité ejecutivo

Determinar quién participará en el esfuerzo de análisis real

Datos adicionales

Todos los involucrados en el proyecto deben revisar el plan y cronograma establecidos

El patrocinador, equipo directivo y facilitador deben trabajar conjuntamente para formar el equipo de diseño

Los objetivos y cronograma deben definirse mediante un plan definido por el BPM

Nombra

Equipo directivo

Facilitador

Equipo de rediseño

Patrocinador de proyecto

Actividades Principales

Documenta el proceso AS-IS

Desarrollar un diagrama AS-IS para cada subproceso

El facilitador presentará diagramas de proceso y explicará

Designar los nombres de los procesos, subprocesos, entradas, salidas y actividades

El facilitador creará una versión preliminar del proceso proponiendo una descripción general

Identificar cualquier deficiencia en el proceso AS-IS

El facilitador entrevista a una variedad de partes interesadas

Datos adicionales

Determinar características necesarias para cada actividad

Analizar cada actividad para determinar costos

Anotar actividades realizadas en softwares o en una hoja de actividades

El equipo identifica los problemas mediante el proceso AS-IS

Desarrollar un diseño de gestión de procesos

Resume hallazgos en un plan de rediseño

Presentar y defender plan de rediseño y esperar aprobación

Obtener la aprobación del plan de rediseño

Asegurarse de la implementación

Actividades principales

Diseñar un proceso de gestión de apoyo al nuevo proceso TO-BE

Preparar un nuevo organigrama que indique jerarquía y relaciones de informes

Diseñar el proceso mejorado en un diagrama de proceso TO-BE

Costo de distintas opciones de procesos

El equipo de rediseño considera opciones innovadoras

Proporcionar documentación detallada de nuevas actividades

Revisar el proceso AS-IS e identificar mejoras en el proceso

Datos adicionales

Hacer arreglos a la propuesta de diseño completamente documentado

El comité ejecutivo, el gerente de proyecto y equipo directivo comprenden y aprueban el rediseño

Los equipos de rediseño deben desarrollar como mínimo una descripción general del proceso

El facilitador dibuja diagramas y hace listas en pizarrones que se colocan alrededor de la sala de reuniones

Su objetivo es analizar y documentar el funcionamiento del proceso

Se realiza durante reuniones entre facilitador y equipo de rediseño

El facilitador suele contar con el apoyo de un escriba (o analista) que toma notas sobre las decisiones

El objetivo de esta fase es crear un diseño nuevo o mejorado

El objetivo principal de utilizar un software es guardar la información y facilitar la impresión de notas y creación de diagramas

El trabajo real durante esta fase generalmente lo realiza el facilitador y durante las reuniones entre el facilitador y el equipo de rediseño del proceso

Actividades Principales

Crear nuevas aplicaciones de software de procesos

Tomar nuevas pruebas de procesos

Los gerentes involucrados deben crear o perfeccionar el sistema de gestión

Aprobar el plan de implementación

Coordinar el desarrollo de los recursos necesarios

Crear una nueva infraestructura de recursos humanos de procesos

Verificar los resultados finales de las pruebas

Datos adicionales

Equipo de diseño

El trabajo de esta fase se maneja de distintas formas

Objetivos

Obtener los recursos y espacio necesarios

Crear descripciones de puestos de trabajo

Capacitar empleados

Configurar sistemas de gestión

Crear y probar sistemas de software necesarios

Puede

Creación de estructuras y salarios

Emprender creación de nuevas descripciones de puestos

Sus diseños pasarán al grupo de especialistas de recursos humanos para una especificación detallada

Actividades Principales

Monitorear los nuevos sistemas de software

Analizar el entorno para determinar oportunidades o amenazas nuevas

Gestionar los nuevos sistemas de recursos humanos

Implementar el nuevo proceso

Supervisar la implementación

Preparar a todos para la implementación

Datos adicionales

Los empleados pueden resistirse a utilizar los nuevos procedimientos o los nuevos sistemas de software

El patrocinador del proceso y el equipo directivo deben planificar la transición

Es posible que los gerentes funcionales no quieran realizar cambios para respaldar los objetivos de un proceso que está en gran parte fuera del enfoque del departamento

Será necesario cambiar los sistemas de incentivos para garantizar que los gerentes y empleados sean recompensados ​​al implementar los nuevos procedimientos

El objetivo de esta fase es la transición al nuevo proceso

Alumno: Christian Sebastián Comena Ugaz
Código: 20200079

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La implementación debe ser planificada cuidadosamente

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