Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
UNIT 4 MISCELLANEOUS CORRESPONDENCE - Coggle Diagram
UNIT 4
MISCELLANEOUS CORRESPONDENCE
Fax
(แฟกซ์)
การส่งแฟกซ์เป็นการสื่อสารทางธุรกิจที่นิยมเป็นอย่างมาก สังเกตได้จากการที่บริษัทหรือสำนักงานทั่วไปมักจะมีเครื่องแฟกซ์สำหรับรับ - ส่งเอกสาร
ตัวอย่างเช่น
Well, I can send a copy of the agenda to you by fax. Do you have a fax machine?
(ฉันสามารถส่งสำเนากำหนดการให้คุณทางแฟกซ์ได้ไหม คุณมีเครื่องแฟกซ์หรือไม่)
What is your fax number?
(หมายเลขแฟกซ์ของคุณคืออะไร)
Memo
(บันทึกเพื่อการสื่อสารภายในองค์กร)
หรือ เรียกอย่างเป็นทางการว่า Memorandum เป็นบันทึกสั้น ๆ ที่เขียนขึ้นอย่างเป็นทางการ
เพื่อสื่อสารให้กับบุคคลอื่น ๆ ที่อยู่ในองค์กรหรือบริษัทเดียวกันเช่น จากผู้บริหารถึงพนักงาน หรือจากพนักงานถึงผู้บริหาร หรือจากแผนกหนึ่งแจ้งไปยังอีกแผนกหนึ่ง หรือเพื่อขออนุมัติจากผู้บริหารในเรื่องใดๆ เป็นต้น
ตัวอย่างเช่น
Hi jane! I have a memo waiting on the chairman's approval.
(สวัสดีเจน! ฉันมีบันทึกรอการอนุมัติของประธาน)
Would it be possible to return this memo to me by tomorrow morning?
(เป็นไปได้ไหมที่จะคืนบันทึกนี้ให้ฉันภายในพรุ่งนี้เช้า)
Report
(รายงาน)
ถือว่าเป็นการสื่อสารอีกชนิดหนึ่งที่เกิดขึ้นโดยปกติของธุรกิจ สิ่งที่ถูกเขียน ในรายงานเป็นสิ่งที่ผู้เขียนต้องการสื่อสารให้ผู้อื่นได้ทราบ
วัตถุประสงค์หลักของรายงาน คือทบทวน อธิบาย
ชี้แจง หรือนำเสนอหัวเรื่องต่าง ๆ ได้แก่ ปัญหา ข้อเสนอแนะ
ข้อร้องเรียน และอื่น ๆ
ตัวอย่างเช่น
Meeting Report
(รายงานการประชุม)
Progress Report
(รายงานความคืบหน้า)
Sales Report
(รายงานการขาย)
Notice
(ข้อความแจ้งให้ทราบ)
เป็นข้อความที่เขียนหรือพิมพ์ เพื่อแจ้งให้ผู้อื่นทราบหรือปฏิบัติตาม Notice
ถูกพบเห็นได้ทั่วไปในองค์กร เช่น ข้อความประกาศแจ้ง หรือเตือนให้พนักงานทราบเกี่ยวกับเรื่องสำคัญภายในบริษัท
ถูกพบเห็นในสถานที่สาธารณะ เช่น Notice ในหนังสือพิมพ์ หรือ Notice ตามสถานประกอบการ สถานที่ราชการ ข้อความใน Notice มีทั้งข้อความขนาดสั้น และขนาดยาวหลายย่อหน้า
Appointment
(การแต่งตั้ง)
การแต่งตั้งบุคคลในองค์กร เป็นเรื่องที่ต้องมีการแจ้งให้หน่วยงานอื่น ๆในองค์กรเดียวกันทราบ เช่น การแจ้งทาง e-mail หรือ Notice
นอกจากนี้ในองค์กรขนาดใหญ่ อย่างบริษัทจดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ อาจต้องแจ้งเรื่องการแต่งตั้งให้กับสาธารณชนทราบในรูปของ New release หรือ Press release หรือ Press announcement (การแถลงข่าวผ่านสื่อ)
Instructions
(คำสั่งให้ปฏิบัติตาม)
เป็นคำสั่งให้ปฏิบัติตามอีกรูปแบบหนึ่งที่เกิดขึ้นระหว่างหัวหน้างานและผู้ใต้บังคับบัญชา
ตัวอย่างเช่น
Secretary, I'd like you to note down some information to write an announcement.
(เลขา ฉันอยากให้คุณจดข้อมูลไว้เพื่อเขียนประกาศ)
Secretary, I'd like to arrange an in-house training course on Time Management" at the room. It is a two-day training.
เลขา ฉันต้องการจัดหลักสูตรอบรมภายใน "เรื่องการบริหารเวลา” ที่ห้องเป็นการอบรม 2 วัน
Secretary, one more thing. For more information, please contact HR Department.
เลขา อีกเรื่องหนึ่ง สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล
Policies & Regulations
(นโยบายและกฎระเบียบการปฏิบัติงาน)
ในองค์กรทั่วไปจะมีการกำหนดนโยบายและกฎระเบียบการปฏิบัติงาน เพื่อใช้เป็นข้อบังคับการทำงาน รวมถึงการแจ้งให้พนักงานได้ทราบสิทธิ หน้าที่ และความรับผิดชอบในการทำงานร่วมกัน
รายละเอียดเหล่านี้มักจะแจ้งให้พนักงานรับรู้ในรูปแบบต่าง ๆ เช่น employee handbook หรือ employee manual (คู่มือพนักงาน) หรือ employment contract (สัญญาจ้างงาน)
กฎระเบียบการปฏิบัติงานในบริษัท
มีอยู่หลายส่วน เช่น
Safety Regulations
(กฎระเบียบการปฏิบัติงานในเรื่องความปลอดภัย)
It Security Regulations
(กฎระเบียบการปฏิบัติงานในเรื่องเทคโนโลยีสารสนเทศ)
Parking Lot Regulations
(กฎระเบียบการปฏิบัติงานในเรื่องที่จอดรถ)
ตัวอย่างเช่น
The dining area is for customers only.
(พื้นที่รับประทานอาหารสำหรับลูกค้าเท่านั้น)
Parking lots in front of McDonald's restaurants are restricted to McDonald's customers only.
(ที่จอดรถด้านหน้าร้านแมคโดนัลด์ จำกัดเฉพาะลูกค้าแมคโดนัลด์เท่านั้น)
Playing cards or games is prohibited.
(ห้ามเล่นไพ่หรือเกม)