Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
4 Miscellaneous Correspondence - Coggle Diagram
4 Miscellaneous Correspondence
FAX (แฟกซ์)
การส่งแฟกซ์เป็นที่นิยมเป็นอย่างมากสังเกตได้จากการที่บริษัทหรือสำนักงานทั่วไปมักจะมีเครื่องแฟกซ์สำหรับการรับ-ส่งเอกสาร
Fax คือ เครื่องใช้สำนักงานที่สามารถส่งสำเนาเอกสารระยะไกลไปยังบุคคลใดบุคคลหนึ่งได้
วิธีการส่ง Fax
เปิดเครื่องแฟกซ์
แนบแบบส่งแฟกซ์
นำใบแนบส่งแฟกซ์วางไว้ด้านบนของเอกสารที่ต้องการส่ง
ควำ่เอกสารที่ต้องการส่งในช่องส่งเอกสาร
กดเบอร์ปลายทาง
ถ้าทำกานส่งเสร็จแล้วที่หน้าจอจะขึ้นว่า Complete
MEMO (บันทึกเพื่อการสื่อสารภายในองค์กร)
Memo หรือที่เรียกอย่างเป็นทางการว่า Memorandum เป็นบันทึกสั้น ๆ ที่เขียนขึ้นอย่างเป็นทางการ เพื่อสื่อสารให้กับบุคคลอื่น ๆ ที่อยู่ในองค์กร หรือบริษัทเดียวกัน เช่น จากผู้บริหารถึงพนักงาน
รูปแบบการเขียน เป็นแบบจดหมาย การเขียนบันทึกการสั่งการ มอบหมายงาน แจ้งให้ทราบ ย่อเรื่อง แสดงความคิดเห็น แสดงความยินดี ขอบคุณ นัดหมาย หรือเตือนความจำ เป็นต้น
REPORT (รายงาน)
เป็นการสื่อสารอีกหนึ่งชนิดที่เกิดขึ้นโดยปกติของธุรกิจ สิ่งที่ถูกเขียนรายงานเป็นาสิ่งที่ผู้เขียนต้องการสื่อสารให้ผู้อื่นได้ทราบ วัตถุประสงค์หลักของรายงาน คือทบทวน อธิบาย ชี้แจงหรือนำเสนอหัวข้อเรื่องต่างๆได้แก่ ข้อเสนอแนะ ข้อร้องเรียน และอื่นๆ
Types of report (ประเภทของรายงาน)
Feasibility study report = รายงานศึกษาความเป็นไปได้
progress report = รายงานความคืบหน้า
Meeting report = รายงานการประชุม
Sales report = รายงานยอดขาย
Budget report = รายงานงบประมาณ
Incident report = รายงายอุบัติเหตุ
Accident report = รายงานเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น
Complaint report = รายงานข้อร้องเรียน
NOTICE (ข้อความแจ้งให้ทราบ)
เป็นข้อความที่เขียนหรือพิมพ์ขึ้น เพื่อแจ้งให้ผู้อื่นทราบหรือปฏิบัติตาม Notice ถูกพบเห็นได้ทั่วไปในองค์กร ดช่น ข้อความประกาศแจ้งหรือเตือนให้พนักงานทราบเกี่ยวกับเรื่องสำคัญภายในบริษัท
APPOINTMENT(การแต่งตั้ง)
การแต่งตั้งบุคคลในองค์กร เป็นเรื่องที่ต้องมีการแจ้งให้หน่วยงานอื่นๆ ในองค์กรเดียวกันทราบ เช่นการแจ้งทาง Email หรือ Notice
INSTRUCTIONS(คำสั่งให้ปฏิบัติตาม)
เป็นคำสั่งที่ต้องปฎิบัติตาม เช่นระหว่างหัวหน้างานและผู้ใต้บังคับบัญชา คือ คำสั่งของผู้บังคับบัญชา
POLICIES & REGULATIONS(นโยบายและกฎระเบียบการปฎิบัติงาน)
ในองค์กรทั่วไปจะมีการกำหนดนโยบายและกฎนะเบียบการปฎิบัติงาน เพื่อใช้เป็นข้อบังคับการทำงาน รวมถึงการให้พนักงานได้ทราบสิทธิ หน้าที่ และตวามรับผิดชอบในการทำงานร่วมกีน
รายละเอียดที่แจ้งให้พนักงานรับรูปในรูปแบบต่างๆ employee handbook หรือ employee manual (คู่มือพนักงาน) ห
REGULATIONS (กฎระเบียบการปฎิบัติงาน)
กฎระเบียบการปฎิบัติงานในบริษัท มีอยู่หลายส่วน เช่น
safety regulation (กฎระเบียบการปฎิบัติงานในเรื่องความปลอดภัย)
IT security regulations (กฎระเบียบการปฎิบัติงานในเรื่องเทคโนโลยีสารสนเทศ)
parking lot regulations (กฎระเบียบการปฎิบัติงานในเรื่องที่จอดรถ)