Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Nghiệp vụ TIẾP NHẬN & XỬ LÝ YÊU CẦU KHÁCH HÀNG - Coggle Diagram
Nghiệp vụ
TIẾP NHẬN & XỬ LÝ
YÊU CẦU KHÁCH HÀNG
1> Cách tiếp nhận yêu cầu qua: Website / Email / Zalo / ...
Website
Email
Zalo
Các bước thực hiện:
1> Xác nhận yêu cầu hỗ trợ của khách hàng
2> Phản hồi cho KH về việc "ITS đã nhận được thông tin và sắp xếp kỹ thuật hỗ trợ"
Mẫu nội dung phản hồi cho KH khi nhận YC qua website:
Subject:
[ITS]: Xác nhận tiếp nhận yêu cầu của Quý Khách từ kênh Web Support!
Nội dung:
Kính gửi quý khách ... (tên người gửi/in đậm),
ITS đã nhận được yêu cầu của Quý khách qua kênh Web Support với yêu cầu như sau:
Loại yêu cầu: .... (in đậm)
Chi tiết yêu cầu: .... (in đậm)
Thời gian nhận yêu cầu: dd/mm/yyyy hh:pp AM/PM (in đậm)
Đội ngũ phụ trách hỗ trợ yêu cầu sẽ liên hệ Quý khách trong thời gian sớm nhất.
Mẫu nội dung phản hồi cho KH khi nhận YC qua email:
Subject:
[ITSxxxxx] Cảm ơn quý khách đã liên hệ với ITS!
Nội dung:
Kính chào quý khách .... (tên người gửi),
Cảm ơn quý khách đã liên hệ đến với dịch vụ chăm sóc khách hàng của ITS. Yêu cầu của quý khách đã được chúng tôi tiếp nhận với nội dung chi tiết như sau:
Mã yêu cầu: ITSxxxxx (in đậm)
Loại yêu cầu: ..... (in đậm)
Chi tiết yêu cầu: ...... (in đậm)
Thời gian yêu cầu: dd/mm/yyyy hh:pp AM/PM (in đậm)
Tiêu đề: ..... (in đậm)
Nội dung yêu cầu: ..... (in đậm)
Đội ngũ phụ trách hỗ trợ yêu cầu sẽ liên hệ Quý khách trong thời gian sớm nhất.
Quý khách có thể phản hồi email này để cung cấp thêm thông tin cho chúng tôi.
Mẫu nội dung phản hồi cho KH khi nhận YC qua zalo:
Thân chào anh/chị...., ITS đã ghi nhận yêu cầu hỗ trợ của anh/chị, phòng kỹ thuật sẽ liên hệ để hỗ trợ trong thời gian sớm nhất. Anh/chị vui lòng đợi ít phút giúp ITS!
3> Ghi nhận yêu cầu hỗ trợ lên hệ thống "Mở Task trên Planner"
4> Theo dõi tiến độ thực hiện của Task YCKH:
Gửi remind cho kỹ thuật khi Task khởi tạo nhưng
Chưa Started và Late.
Trường hợp các Task cần hỗ trợ gấp/ được đánh giá quan trọng cần đôn đốc theo dõi trong thời gian 30 - 60' liên hệ kỹ thuật để xác nhận thông tin hỗ trợ hay chưa?
Chủ động liên hệ P.Kỹ Thuật theo thứ tự:
Huynh Quang Tin -> Thai Hong Binh -> Huynh Tan Vinh để tránh bị KH phàn nàn xử lý chậm trễ.
2> Cách xử lý yêu cầu
Nhân viên phụ trách yêu cầu của KH sẽ liên hệ và hỗ trợ theo yêu cầu của KH trong thời gian được quy định là từ 30 - 120 phút (kể từ thời gian ghi nhận YCKH)
Cập nhật tiến độ hỗ trợ YCKH vào Task tương ứng:
Nếu Task xử lý trong thời gian dài hạn, cần tạo checklist thực hiện và đóng Task khi đã hoàn thành.
Nếu Task xử lý chỉ phát sinh đúng một yêu cầu như đã ghi nhận thì cập nhật kết quả hỗ trợ và đóng Task khi hoàn thành.
3> Tổng kết các yêu cầu của KH theo tháng để gửi báo cáo
Chuyển các Task (*) đến từng tháng theo đúng Bucket đã được cài đặt trước đó.
Dùng PM ITSJ, tại Matix "GIÁM SÁT DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG THÁNG XX" để cập nhật mã CV cho các Task đã hoàn thành (*).
Cuối tháng kiểm tra các YCKH đã được cập nhật tại Matrix trên và xuất báo cáo gửi KH.