Please enable JavaScript.

Coggle requires JavaScript to display documents.

Chương 5: HIỆU QUẢ CÁ NHÂN VÀ GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH (Personal…

- - - - QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ = VIỆC QUAN TRỌNG LÀM TRƯỚC +KẾT THÚC TỪNG VIỆC MỘT +CHIA NHỎ RA, LÀM VIỆC NHỎ, DỄ TRƯỚC.
    - - “Công việc khẩn cấp” đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức của bạn, nhưng bạn có làm ngay hay không chưa chắc đã trở thành vấn đề.
      - “Công việc quan trọng” là nếu như không làm – chúng có thể gây ra những kết quả nghiêm trọng cho bạn hoặc người khác.
  - - - Kh hành động (action plans)
        
        ▪ Lập “to do list”: Lập thời gian biểu bằng một văn bản cụ thể, những việc phải làm cần được thiết lập, ưu tiên những việc cần làm gấp.
        
        ▪ Tránh mất thời gian cho những công việc chưa cần làm gấp và tập trung vào những việc quan trọng nhất.
        
        ▪ Những việc quan trọng nên thực hiện vào khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất trong ngày.
        
        ▪ Có thể xem lại “to do list” và sắp xếp lại các mục ưu tiên cần làm vào hôm sau.
      - Những vấn đề ưu tiên(Priorities)
        
        ▪ Trong quá trình lập kế hoạch hành động (xây dựng “to do list”) cần ưu tiên cho các mục tiêu quan trọng;
        ▪ Xác định từng mục tiêu quan trọng cho từng thời điểm;
        ▪ Tập trung thực hiện xong từng mục tiêu theo từng thời điểm mà kế hoạch đã xây dựng.
      - Mục tiêu (Goals)
        
        Xác định mục tiêu (Goals) một cách thông minh (SMART)
        
        .
        
        Phải ước lượng thời gian hợp lý Time-bounded
        
        Phải thực tế Realistic
        
        Phải khả thi Attainable
        
        Đo lường được Measurable
        
        Phải cụ thể Specific
      - Tập trung (Focus)
        
        ▪ Làm một việc tại một thời điểm cho đến khi hoàn thành, nếu có thể
      - Sự khẩn cấp (Urgency)
        
        ▪ Xác định mục tiêu ưu tiên và mục tiêu gấp rút (cần làm gấp) trong “to do list”.
        ▪ Không trì hoãn, cố gắng hoàn thành mục tiêu đúng hạn.
        ▪ Làm việc đúng không bằng làm đúng việc.
      - Tổ chức (Organize)
        
        ❖ Cần tổ chức môi trường làm việc khoa học, vì làm việc trong môi trường lộn xộn sẽ kém hiệu quả:
        
        ▪ Sự bừa bộn có thể chi phối đến sự tập trung trong công việc. ▪Mất nhiều thời gian tìm kiếm các thứ mình cần.
        ▪ Môi trường lộn xộn làm giảm cảm giác tự tin và động lực.
        
        ❖ Cải thiện tổ chức công việc:
        
        ▪ Act: Hành động ngay lập tức.
        
        ▪ Bin: Loại bỏ những thứ không liên quan, không có giá trị.
        
        ▪ Deligate: Ủy quyền cho người khác xử lý.
        
        ▪Create: Lập kế hoạch xác định công việc.
  - - - Xác định thứ tự thực hiện các hoạt động
      - Xác định chính xác thời điểm mỗi hoạt động sẽ được thực hiện
      - Phân bổ công việc cho
        người và máy móc
      - Kiểm tra và kiểm soát nhằm đảm bảo đúng thời gian
  - - - ▪ Thời gian là nguồn tài nguyên có giới hạn.
        ▪ Hiệu quả công việc trên mỗi đơn vị thời gian tăng sẽ có xu hướng làm tăng thu nhập.
    - - Giảm bớt áp lực
        trong công việc
      - Tăng niềm vui
        trong công việc
      - Tăng lượng “thời gian riêng tư” cho mỗi cá nhân
      - Có thể dự trù được nhiều việc cho kế hoạch tương lai và giải quyết các vấn đề mang tính dài hạn
      - Nâng cao hiệu quả và năng suất sản xuất của cá nhân và tập thể
      - Nâng cao sức
        sáng tạo
    - - Xác định mục tiêu: Identifying objectives: phân loại những
        gì phải làm, những gì có thể làm và những gì muốn làm. Những việc khẩn cấp không phải lúc nào cũng quan trọng.
      - Ưu tiên và lên lịch
        Prioritising and scheduling:
        đánh giá các mức độ quan trọng của nhiệm vụ và ước tính thời gian cần thiết thực hiện
      - Lập kế hoạch kiểm soát. Planning and controlling:Tiến độ cần được kiểm tra thường xuyên để kiểm soát sự gián đoạn bất ngờ; các mục khẩn cấp hơn sẽ được ưu tiên thực hiện trước
- - - - Ví dụ: trong các mạng xã hội (Facebook, twiter, …), người ta có thể kết bạn mà không phân biệt tuổi tác, vai vế, cấp bậc,… Tới một lúc, một người có thể có hàng trăm người bạn theo kiểu lan tỏa dây leo. Kiểu quan hệ dây leo sẽ mọc tràn lan không kiểm soát nếu như:
      - Hợp tính (Similar personal interest)
      - Tò mò, muốn nghe thông tin người khác (Gossip)
      - Đồn đại (Rumor) nhanh các thông tin ngoài lề
    - - ▪Cập nhật thông tin nhanh chóng (sớm hơn hệ thống chính thức)
      - ▪ Liên quan đến tổ chức không chính thức
      - ▪ Liên quan đến chính sách nội bộ, mà có thể không được phản ánh trong các giao tiếp chính thức
      - ▪ Có thể bỏ qua quản lý các bí mật
    - - ▪ Lắng nghe (Listening): lắng nghe trong giao tiếp là giải mã và nhận thông tin.
        ▪ Giao tiếp phi ngôn ngữ: ngôn ngữ cơ thể (Non-verbal communication: Body language)
  - - - Misunderstanding
        (Hiểu lầm
      - Non-verbal signs (Dấu hiệu phi ngôn ngữ)
      - Distorsion of omission (Sự sai lệch hoặc bỏ sót thông tin)
      - Overload (Quá tải)
      - Differences (Sự khác biệt về nền
        tảng XH, chủng tộc)
      - People
        (Mọi người chỉ nghe những gì họ muốn nghe)
    - - ▪Trạng thái (Status): của người gửi và người nhận thông tin. ▪Biệt ngữ (Jargon)
      - ▪ Nghi ngờ (Suspicion)
      - ▪ Ưu tiên (Priorities)
      - ▪ Báo cáo chọn lọc (Selective reporting)
      - ▪ Sử dụng (Use)
      - ▪ Thời gian (Timing)
      - ▪ Cơ hội (Opportunity)
      - ▪ Xung đột (Conflict)
      - ▪ Khác biệt cá nhân (Personal differences)
  - - - ▪ Hướng đến người phù hợp (Directed to appropriate people) ▪Thông tin phù hợp, không quá nhiều (Relevant to their needs) ▪Thông tin chính xác, đầy đủ (Accurate and complete)
      - ▪ Kịp thời (Timely)
      - ▪ Linh hoạt (Flexible)
      - ▪ Hiệu quả trong việc truyền đạt ý nghĩa (Effective in conveying meaning)
      - ▪ Chi phí hiệu quả (Effective cost)
    - - MẠCH LẠC RÕ RÀNG
      - NGÔN NGỮ HÌNH THỂ
      - HỌC CÁCH LẮNG NGHE
      - CẢM XÚC
  - - - Điện thoại
        (Telephone)
      - Bảng ghi chú
        (Noticeboard)
      - Phỏng vấn
        (Interview)
      - Lá thư
        (Letter)
      - Hội nghị
        (Conference)
      - Tin nhắn
        (Email)
      - Đồng đội
        (Teambriefing)
      - Bài báo cáo
        (Report)
      - Gặp mặt trực tiếp/ cuộc họp
        (Face to face/meetings)
    - - Cuộc điện thoại mang tính cá nhân hơn một cuộc phỏng vấn nhưng nên tiết kiệm thời gian.
      - Một bảng thông báo có thể cung cấp nhiều loại thông tin cho bất kỳ hoặc tất cả nhân viên.
      - Các cuộc phỏng vấn tốn kém về thời gian quản lý nhưng cần thiết cho việc giao tiếp bí mật.
      - Một lá thư là một phương pháp linh hoạt để cung cấp một hồ sơ bằng văn bản.
      - Hội nghị cho phép các thành viên có cơ hội thảo luận và hiểu những gì tổ chức đang làm.
      - Tiếp cận số lượng lớn người ở một số trang web / quốc gia
      - Một cuộc họp giao ban nhóm mang tính chất cá nhân hơn là một bảng thông báo.
      - Một báo cáo cho phép mọi người nghiên cứu tài liệu trong thời gian của riêng họ.
      - Mọi người có thể “nảy ý tưởng” cùng nhau.
    - - Giao tiếp một cách chính thức và bí mật
      - Giao tiếp mặt đối mặt mà không cần thời gian di chuyển
      - Tiếp cận các thành viên ở một phạm vi rộng
      - Truyền thông tin với giá rẻ cho nhiều người
      - Tăng sự cam kết và hiểu biết về lực lượng lao động
      - Thông tin liên lạc bên ngoài / hồ sơ bí mật
      - Tạo ý tưởng mới - Phản hồi tại chỗ - Truyền bá thông tin nhanh chóng
      - E-mail
      - Giải thích các sự kiện và lập luận phức tạp
  - - - Là điều kiện để tồn
        tại và phát triển
      - Tạo nên sự hiểu biết lẫn nhau và hiểu chính bản thân
      - Phát triển
        nhân cách
      - Tạo mối quan hệ và văn hóa công sở
      - Tránh hiểu lầm và đưa thông tin sai lệch
      - cân bằng cảm xúc
    - - Giao tiếp theo chiều dọc
      - Giao tiếp theo chiều ngang
      - Giao tiếp liên ngành (Giao tiếp chéo)
    - - Mô hình chuỗi: A – B – C – D- E
      - Mô hình chữ Y:
      - Mô hình vòng tròn:
      - Mô hình bánh xe
    - - NGƯỜI GỬI
        (SENDER)
        
        MÃ HÓA (ENCODE)
        
        PHƯƠNG TIỆN
        (MEDIUM)
        
        GIẢI MÃ (DECODE)
        
        NGƯỜI NHẬN (RECEIVER)
        
        TRẢ LỜI (RESPONSE)
    - - ▪ Rõ ràng (Clarity)
      - ▪ Người nhận (Recipient)
      - ▪ Phương tiện trung gian (Medium)
      - ▪ Kịp thời (Timing)
- - - - .
        
        ▪Thẩm định giải quyết vấn đề công việc/hiệu suất. .
        
        ▪ Thăng chức/điều chuyển vị trí công tác.
        
        ▪ Khó khăn nội bộ/cá nhân.
        
        ▪ Quấy rối, đe dọa, đối xử phân biệt…
        
        ▪ Dự phòng/sa thải.
        
        ▪Khiếu nại/kỷ luật
    - - ▪ Ngăn chặn sự kém hiệu quả.
      - ▪ Thể hiện sự quan tâm đối với nhân viên.
      - ▪ Tạo cho nhân viên sự tự tin, khích lệ họ phát triển bản thân và sự nghiệp.
      - ▪ Nhận biết tình trạng của nhân viên và các nhân tố trong/ngoài công ty ảnh hưởng đến tình trạng của nhân viên.
      - ▪ Hỗ trợ tổ chức thực hiện nghĩa vụ của mình.
    - - ▪ Xác định thực trạng: làm rõ các tình huống đang gặp phải và các cơ hội bị bỏ qua.
      - ▪ Phát triển kịch bản tối ưu hơn: làm rõ mong muốn của người được tư vấn và các mục tiêu cần đạt được.
      - ▪ Xác định phương pháp thực hiện: giúp người được tư vấn xây dựng chiến lược hành động để hoàn thành mục tiêu đề ra, đạt được điều mà họ mong muốn.
  - - - Cải thiện kỹ năng và năng lực
      - Phát triển nghề nghiệp và thắng tiến trong tổ chức
      - Cải thiện hiệu quả công việc hiện tại
      - Có được các kỹ năng và năng lực chung hoặc thay đổi định hướng
      - Theo đuổi sự phát triển cá nhân để hoàn thiện lợi ích và tiềm năng cá nhân
    - - • Thiết lập mục tiêu trong ngắn hạn, trung hạn hoặc dài hạn trong sự nghiệp của bạn
      - • Những gì quan trọng với bạn
      - • Những gì bạn muốn đạt được
      - • Đánh giá thực tế hiện tại
      - • Đâu là điểm mạnh của bạn
      - • Những gì bạn cần cải thiện…
  - - - ▪ Chia sẻ kinh nghiệm đặc thù của công ty cho người mới.
        ▪Tạo quan hệ hợp tác bền vững, thành một nhóm lâu dài.
        ▪Quan sát, đánh giá và hướng dẫn người mới.
        ▪ Làm mẫu để người mới bắt chước.
    - - .
        
        Mentoring đang dần trở thành kỹ năng cần thiết dành cho nhà quản lý.
        
        Một người cố vấn (mentor) tốt có thể giúp người được cố vấn (mentee) cải thiện đáng kể hiệu quả trong công việc, học hỏi các kỹ năng mới, tự tin hơn và có thể đưa ra quyết định tốt hơn cho quá trình phát triển nghề nghiệp của mình.
        
        Về phía mentor, cũng được hưởng nhiều lợi ích bao gồm: sự hài lòng khi thấy người khác tiến bộ; quan điểm thế hệ và văn hóa mở rộng; tăng cường các kỹ năng, kỹ thuật, lãnh đạo và giao tiếp; cũng như được trải nghiệm những ý tưởng và tri thức mới.
  - - - Do con người
        (Human being)
        
        Bất đồng tính cách (Personality)
        
        Bất đồng phương pháp làm việc (Work style)
      - Do công việc (Job related)
        
        Tranh giành quyền lực (power), quyền lợi (benifits)
        
        Bất đồng mục tiêu (goal)
    - - Táchbiệt(Seperate)
      - Đàm phán, nhượng bộ (Negotiate)
      - Giao tiếp (Communicate)
  - - - ▪ Bước 1: Xác định mục tiêu đào tạo.
      - ▪ Bước 2: Lập kế hoạch đào tạo.
      - ▪ Bước 3: Xác định cơ hội nâng cao kiến thức, kinh nghiệm của học viên.
      - ▪ Bước 4: Xác định điểm mạnh và hạn chế của học viên, tận dụng các cơ hội phát triển học viên phù hợp.
      - ▪ Bước 5: Trao đổi phản hồi với học viên
    - - Coaching
        
        Nâng cao kiến thức, kỹ năng
        
        Thường là 1 kèm 1
        
        Thường thực hiện tại chỗ
        
        Áp dụng cho nhân viên lâu năm – đặc biệt các vị trí cấp cao
        
        Tính cấu trúc không cao
        
        Thân mật, mang tính chất đối thoại
        
        Coach tập trung đặt câu hỏi cho Coachee tự trả lời
        
        Trọng tâm là khám phá và phát triển chính mình
      - Training
        
        Chuyển giao kiến thức
        
        Thường bao gồm nhiều người cùng được đào tạo
        
        Thường được thực hiện tại một cơ sở riêng
        
        Áp dụng cho nhân viên mới
        
        Cấu trúc chặt chẽ
        
        Có tính trang trọng
        
        Trainer tập trung giảng giải cho trainee
        
        Trọng tâm là học tập kiến thức mới
  - - - Lose Lose: Cả hai tranh giành, cuối cùng đều tổn thương lẫn nhau, không ai được lợi
      - Win Lose :Thông thường, sẽ có một bên thắng một bên thua. Ai cũng muốn chiến thắng, nhưng chỉ duy nhất một bên được thắng
      - Win Win: Hai bên cùng hợp tác để giành thắng lợi
    - - Tư duy cùng thắng
      - Biết lắng nghe để thấu hiểu và được thấu hiểu
      - Việc hôm nay không để ngày mai
      - Có tinh thần hợp tác
      - Biết định hướng tương lai
      - Biết rèn luyện và phát triển các kỹ năng
      - Có thái độ sông tích cực
  - - - Giúp DN đánh giá hiệu suất cá nhân
      - Giúp DN đánh giá kỹ năng còn thiếu và lập kế hoạch đào tạo phù hợp
      - Hỗ trợ DN tuyển
        dụng hiệu quả
    - - .
        
        Công bằng hơn trong việc đánh giá hiệu suất cá nhân, tạo nền tảng cho đánh giá tổng thể.
        
        Xác định những kỹ năng còn yếu của các thành viên làm cơ sở đánh giá điểm yếu của toàn đơn vị.
        
        Hỗ trợ nhân viên lập kế hoạch phát triển cá nhân phù hợp.
    - - Nếu không có tính đo lường sẽ không có ý nghĩa.
      - Phân nhiều loại nên khó đạt được tiêu chí SMART.
      - Khó phát triển.