Please enable JavaScript.

Coggle requires JavaScript to display documents.

CHƯƠNG 5 - Coggle Diagram

- - - - Quản lý thời gian hiệu quả = Việc quan trọng làm trước + Kết thúc từng việc một + Chia nhỏ ra, việc nhỏ, dễ trước
    - - DECIDE
        Lập kế hoạch thực hiện công việc
      - DELEGATE
        Có thể ủy quyền cho người khác làm giúp không?
      - DO
        Thực hiện ngay lập tức
      - DELETE
        Không nên thực hiện những công việc này
    - - “Công việc khẩn cấp” đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức của bạn, nhưng bạn có làm ngay hay ko chưa chắc đã trở thành vấn đề
      - “Công việc quan trọng” là nếu như không làm – chúng có thể gây ra những kết quả nghiêm trọng cho bạn hoặc người khác
  - - - Trong quá trình lập kế hoạch hành động (xây dựng “to do
        list”) cần ưu tiên cho các mục tiêu quan trọng
      - Xác định từng mục tiêu quan trọng cho từng thời điểm
      - Tập trung thực hiện xong từng mục tiêu theo từng thời điểm mà kế hoạch đã xây dựng
    - - Làm một việc tại một thời điểm cho đến khi hoàn thành,
        nếu có thể
    - - Tránh mất thời gian cho những công việc chưa cần làm
        gấp và tập trung vào những việc quan trọng nhất
      - Có thể xem lại “to do list” và sắp xếp lại các mục ưu tiên
        cần làm vào hôm sau
      - Lập “to do list”
      - Những việc quan trọng nên thực hiện vào khoảng thời
        gian làm việc hiệu quả nhất trong ngày
    - - Không trì hoãn, cố gắng hoàn thành mục tiêu đúng hạn
      - Làm việc đúng không bằng làm đúng việc
      - Xác định mục tiêu ưu tiên và mục tiêu gấp rút (cần làm gấp)
        trong “to do list”
    - - Phải khả thi
      - Đo lường được
      - Phải thực tế
      - Phải cụ thể
      - Phải ước lượng thời gian hợp lý
    - - Cần tổ chức môi trường làm việc khoa học, vì làm việc trong
        môi trường lộn xộn sẽ kém hiệu quả
      - Cải thiện tổ chức công việc:
  - - - Kế hoạch làm việc có nghĩa là lập kế hoạch làm thế nào, khi nào và bởi ai, nhằm đáp ứng mục tiêu đề ra một cách hiệu quả
    - - Xác định thứ tự thực hiện các hoạt động
      - Xác định chính xác thời điểm mỗi hoạt động sẽ được thực hiện
      - Phân bổ công việc cho người và máy móc
      - Kiểm tra và kiểm soát nhằm đảm bảo đúng thời gian
  - - - Thời gian là nguồn tài nguyên có giới hạn
      - Hiệu quả công việc trên mỗi đơn vị thời gian tăng sẽ có xu hướng làm tăng thu nhập
    - - Là quá trình phân bổ thời gian cho các nhiệm vụ một cách hiệu quả nhất. Quản trị thời gian hiệu quả liên quan đến: Mục tiêu hoặc thiết lập mục tiêu, Lập kế hoạch hành động, Ưu tiên, Tập trung, Sự khẩn cấp, Tổ chức
    - - Giảm bớt áp lực trong công việc
      - Tăng niềm vui trong công việc
      - Tăng lượng “thời gian riêng tư” cho mỗi cá nhân
      - Nâng cao sức sáng tạo
      - Nâng cao hiệu quả và năng suất sản xuất của cá nhân và tập thể
      - Có thể dự trù được nhiều việc cho kế hoạch tương lai và giải quyết các vấn đề mang tính dài hạn
    - - Ưu tiên và lên lịch
      - Lập kế hoạch kiểm soát
      - Xác định mục tiêu
    - - KH hành động (Action plans)
      - Những vấn đề ưu tiên (Priorities)
      - Mục tiêu (Goals)
      - Tập trung (Focus)
      - Sự khẩn cấp (Urgency)
      - Tổ chức (Organize)
  - - - Là các thông báo, tin nhắn dưới dạng số trên máy tính (máy chủ), nơi con người có thể gửi và đọc thông tin
    - - Là việc sử dụng máy tính và công nghệ truyền thông để thực hiện các cuộc họp
    - - Là thông tin được truyền qua hệ thống viễn thông thông qua thiết bị di động
    - - Dữ liệu được lưu trữ trên server hay mạng nội bộ, cho phép người có thẩm quyền có thể truy cập ở bất cứ đâu, giúp hạn chế giấy tờ, in ấn, mang vác
- - - - Khiếu nại/kỷ luật
      - Thăng chức/điều chuyển vị trí công tác
      - Thẩm định giải quyết vấn đề công việc/hiệu suất
      - Dự phòng/sa thải
      - Khó khăn nội bộ/cá nhân
      - Quấy rối, đe dọa, đối xử phân biệt…
    - - Tạo cho nhân viên sự tự tin, khích lệ họ
        phát triển bản thân và sự nghiệp
      - Hỗ trợ tổ chức thực hiện nghĩa vụ của mình
      - Thể hiện sự quan tâm đối với nhân viên
      - Nhận biết tình trạng của nhân viên và các nhân tố trong/ngoài công ty ảnh hưởng đến tình trạng của nhân viên
      - Ngăn chặn sự kém hiệu quả
    - - Tư vấn (Counselling): là quá trình tương tác với người khác, đưa ra những lời lẽ lý giải, lời khuyên, quan điểm và ý kiến giúp họ hiểu rõ hơn về các vấn đề khó khăn của họ đưa ra những lý do thuyết phục để áp dụng những biện pháp hiệu quả nhất nhưng không có quyền quyết định.
    - - Phát triển kịch bản tối ưu hơn: làm rõ mong muốn của người được tư vấn và các mục tiêu cần đạt được
      - Xác định phương pháp thực hiện: giúp người được tư vấn xây dựng chiến lược hành động để hoàn thành mục tiêu đề ra, đạt được điều mà họ mong muốn
      - Xác định thực trạng: làm rõ các tình huống đang gặp phải
        và các cơ hội bị bỏ qua
  - - - tức là chịu trách nhiệm chính cho việc bồi dưỡng chính mình và
        chọn phương tiện để đạt được điều này
    - - Phát triển nghề nghiệp và thăng tiến trong tổ chức
      - Có được các kỹ năng và năng lực chung hoặc thay đổi định hướng
      - Cải thiện kỹ năng và năng lực
      - Theo đuổi sự phát triển cá nhân để hoàn thiện lợi ích và tiềm năng cá nhân
      - Cải thiện hiệu quả công việc hiện tại
    - - là kế hoạch hành động rõ ràng cho một cá nhân kết hợp các cơ hội phát triển
    - - Những gì bạn muốn đạt được
      - Đánh giá thực tế hiện tại
      - Những gì quan trọng với bạn
      - Đâu là điểm mạnh của bạn
      - Thiết lập mục tiêu trong ngắn hạn, trung hạn hoặc dài hạn trong sự nghiệp của bạn
      - Những gì bạn cần cải thiện…
  - - - Kèm cặp (Người đi trước): là quá trình hướng dẫn, cố vấn hỗ trợ, khích lệ người khác với mục đích phát triển cá nhân và công việc
    - - Một người cố vấn (mentor) tốt có thể giúp người được cố vấn (mentee) cải thiện đáng kể hiệu quả trong công việc, học hỏi các kỹ năng mới, tự tin hơn và có thể đưa ra quyết định tốt hơn cho quá trình phát triển nghề nghiệp của mình
      - Về phía mentor, cũng được hưởng nhiều lợi ích bao gồm: sự hài lòng khi thấy người khác tiến bộ; quan điểm thế hệ à văn hóa mở rộng; tăng cường các kỹ năng, kỹ thuật, lãnh đạo và giao tiếp; cũng như được trải nghiệm những ý tưởng và tri thức mới
      - Mentoring đang dần trở thành kỹ năng cần thiết dành cho nhà quản lý
    - - Tạo quan hệ hợp tác bền vững, thành một nhóm lâu dài
      - Quan sát, đánh giá và hướng dẫn người mới
      - Chia sẻ kinh nghiệm đặc thù của công ty cho người mới
      - Làm mẫu để người mới bắt chước
  - - - Xung đột (mâu thuẫn): là sự đụng độ của các “thế lực” đối nghịch, bao gồm cả tính cách, lợi ích, ý kiến hoặc niềm tin của các cá nhân và nhóm
    - - Giao tiếp (Communicate)
      - Đàm phán, nhượng bộ (Negotiate)
      - Tách biệt (Seperate)
    - - Do con người
        (Human being)
        
        Bất đồng tính cách
        (Personality)
        
        Bất đồng phương pháp làm việc
        (Work style)
      - Do công việc
        (Job related)
        
        Tranh giành quyền lực (power),
        quyền lợi (benefits)
        
        Bất đồng mục tiêu (goal, interests)
  - - - Huấn luyện (Coaching): là khi 1 học viên được người có kinh nghiệm hướng dẫn thực hiện các nhiệm vụ. Huấn luyện tập trung vào các mục tiêu cụ thể
        
        Bước 3: Xác định cơ hội nâng cao kiến thức, kinh nghiệm của học viên
        
        Bước 4: Xác định điểm mạnh và hạn chế của học viên,
        tận dụng các cơ hội phát triển học viên phù hợp
        
        Bước 2: Lập kế hoạch đào tạo
        
        Bước 5: Trao đổi phản hồi với học viên
        
        Bước 1: Xác định mục tiêu đào tạo
    - - Coaching
        
        Tính cấu trúc không cao
        
        Thân mật, mang tính chất đối thoại
        
        Áp dụng cho nhân viên lâu năm – đặc biệt các vị trí cấp cao
        
        Coach tập trung đặt câu hỏi cho
        Coachee tự trả lời
        
        Thường thực hiện tại chỗ
        
        Trọng tâm là khám phá và phát triển chính mình
        
        Thường là 1 kèm 1
        
        Nâng cao kiến thức, kỹ năng
      - Training
        
        Áp dụng cho nhân viên mới
        
        Cấu trúc chặt chẽ
        
        Thường được thực hiện tại một cơ sở riêng
        
        Có tính trang trọng
        
        Thường bao gồm nhiều người cùng được đào tạo
        
        Trainer tập trung giảng giải cho trainee
        
        Trọng tâm là học tập kiến thức mới
        
        Chuyển giao kiến thức
  - - - Lose Lose
        
        Cả hai tranh giành cuối cùng đều tổn thương lẫn nhau, không ai được lợi
      - Win Win
        
        Hai bên cùng hợp tác để giành thắng lợi
      - Win Lose
        
        Thông thường, sẽ có một bên thắng một bên thua. Ai cũng muốn chiến thắng, nhưng chỉ duy nhất một bên được thắng
    - - Việc hôm nay không để ngày mai
      - Tư duy cùng thẳng
      - Biết định hướng tương lai
      - Biết lắng nghe để thấu hiểu và để được thấu hiểu
      - Thái độ sống tích cực
      - Có tinh thần hợp tác
      - Biết rèn luyện và phát triển những kỹ năng
  - - - Khung năng lực là bản mô tả các năng lực cần thiết và đầy đủ để thực thi thành công công việc của một vị trí, của một nhóm, của một đơn vị hoặc của cả tổ chức
    - - Hỗ trợ DN tuyển dụng hiệu quả
      - Giúp DN đánh giá hiệu suất cá nhân
      - Giúp DN đánh giá kỹ năng còn thiếu
        và lập kế hoạch đào tạo phù hợp
    - - Ưu điểm
        
        Xác định những kỹ năng còn yếu của các thành viên làm cơ sở đánh giá điểm yếu của toàn đơn vị
        
        Hỗ trợ nhân viên lập kế hoạch phát triển cá nhân phù hợp
        
        Công bằng hơn trong việc đánh giá hiệu suất cá nhân, tạo nền tảng cho đánh giá tổng thể
      - Nhược điểm
        
        Phân nhiều loại nên khó đạt được tiêu chí SMART
        
        Nếu không có tính đo lường sẽ không có ý nghĩa
        
        Khó phát triển
- - - - Liên quan đến chính sách nội bộ, mà có thể không được phản ánh trong các giao tiếp chính thức
      - Có thể bỏ qua quản lý các bí mật
      - Liên quan đến tổ chức không chính thức
      - Cập nhật thông tin nhanh chóng (sớm hơn hệ thống chính thức)
    - - Lắng nghe (Listening): lắng nghe trong giao tiếp là giải mã và nhận thông tin
      - Giao tiếp phi ngôn ngữ: ngôn ngữ cơ thể
        (Non-verbal communication: Body language)
  - - - Misunderstanding
        (Hiểu lầm)
      - Non-verbal signs
        (Dấu hiệu phi ngôn ngữ)
      - Distorsion of omission
        (Sự sai lệch hoặc bỏ sót thông tin)
      - Overload
        (Quá tải)
      - People
        (Mọi người chỉ nghe những gì họ muốn nghe)
      - Differences
        (Sự khác biệt về nền tảng XH, chủng tộc)
    - - Báo cáo chọn lọc
        (Selective reporting)
      - Sử dụng (Use)
      - Ưu tiên (Priorities)
      - Thời gian (Timing)
      - Nghi ngờ (Suspicion)
      - Cơ hội (Opportunity)
      - Biệt ngữ (Jargon)
      - Xung đột (Conflict)
      - Trạng thái (Status)
        của người gửi và người nhận thông tin
      - Khác biệt cá nhân
        (Personal differences)
    - - Rào cản trong giao tiếp (Barriers to communication) bao gồm “noise” (nhiễu) từ môi trường, các thông điệp được mã hóa hoặc giải mã kém (méo mó) và sự thất bại trong cách hiểu do mối quan hệ tương đối của người gửi và người nhận
  - - - Kịp thời (Timely)
      - Thông tin chính xác, đầy đủ
        (Accurate and complete)
      - Thông tin phù hợp, không quá nhiều
        (Relevant to their needs)
      - Linh hoạt (Flexible)
      - Hiệu quả trong việc truyền đạt ý nghĩa
        (Effective in conveyingmeaning)
      - Chi phí hiệu quả
        (Effective cost)
      - Hướng đến người phù hợp
        (Directed to appropriate people)
    - - Mạch lạc rõ ràng
      - Ngôn ngữ hình thể
      - Học cách lắng nghe
      - Cảm xúc
    - - Người gửi (Sender) => Mã hóa (Encode) => Phương tiện (Medium) => Giải mã (Decode) => Người nhận (Receiver)
        => Trả lời (Response)
    - - Người nhận (Recipient)
      - Phương tiện trung gian (Medium)
      - Rõ ràng (Clarity)
      - Kịp thời (Timing)
  - - - Điện thoại
        (Telephone)
      - Bảng ghi chú
        (Noticeboard)
      - Phỏng vấn
        (Interview)
      - Lá thư
        (Letter)
      - Hội nghị
        (Conference)
      - Tin nhắn
        (Email)
      - Đồng đội
        (Teambriefing)
      - Bài báo cáo
        (Report)
      - Gặp mặt trực tiếp/ cuộc họp
        (Face to face/meetings)
    - - Cuộc điện thoại mang tính cá nhân hơn một cuộc phỏng vấn nhưng nên tiết kiệm thời gian
      - Một bảng thông báo có thể cung cấp nhiều loại thông tin cho bất kỳ hoặc tất cả nhân viên
      - Các cuộc phỏng vấn tốn kém về thời gian quản lý nhưng cần thiết cho việc giao tiếp bí mật
      - Một lá thư là một phương pháp linh hoạt để cung cấp một hồ sơ bằng văn bản
      - Hội nghị cho phép các thành viên có cơ hội thảo luận và hiểu những gì tổ chức đang làm
      - Tiếp cận số lượng lớn người ở một số trang web/quốc gia
      - Một cuộc họp giao ban nhóm mang tính chất cá nhân hơn là một bảng thông báo
      - Một báo cáo cho phép mọi người nghiên cứu tài liệu trong thời gian của riêng họ
      - Mọi người có thể “nảy ý tưởng” cùng nhau
    - - Giao tiếp một cách chính thức và bí mật
      - Giao tiếp mặt đối mặt mà không cần thời gian di chuyển
      - Tiếp cận các thành viên ở một phạm vi rộng
      - Truyền thông tin với giá rẻ cho nhiều người
      - Tăng sự cam kết và hiểu biết về lực lượng lao động
      - Thông tin liên lạc bên ngoài / hồ sơ bí mật
      - Tạo ý tưởng mới - Phản hồi tại chỗ - Truyền bá thông tin
        nhanh chóng
      - E-mail
      - Giải thích các sự kiện và lập luận phức tạp
  - - - Giao tiếp theo chiều dọc
      - Giao tiếp theo chiều ngang
      - Giao tiếp liên ngành
        (Giao tiếp chéo)
    - - Mô hình chuỗi
      - Mô hình chữ Y
      - Mô hình vòng tròn
      - Mô hình bánh xe
    - - Tạo nên sự hiểu biết lẫn nhau và hiểu chính bản thân
      - Tạo mối quan hệ và văn hóa công sở
      - Là điều kiện để tồn tại và phát triển
      - Tránh hiểu lầm và đưa thông tin sai lệch
      - Cân bằng cảm xúc
      - Phát triển nhân cách
    - - Lãnh đạo
      - Sự hài lòng
      - Tốc độ giải quyết vấn đề
    - - Giao tiếp: là một quá trình hoạt động truyền hoặc trao đổi thông tin và cung cấp thông tin phản hồi. Nó là cần thiết để chỉ đạo và phối hợp các hoạt động