Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
EVENTOS, Mapa Mental: EVENTOS - Coggle Diagram
EVENTOS
LA IMPLEMENTACIÓN DE LA EXPERIENCIA DEL EVENTO
En el momento en que se empiezan a ejecutar acciones para la puesta en marcha del evento, comienza la implementación de la experiencia del
evento. Por ejemplo, el encargo del material audiovisual.
En esta fase, los organizadores dirigen al equipo de trabajo, utilizando como guía el plan operativo; en el que, las tareas, responsabilidades y plazos de ejecución, están predefinidos.
Si el plan se modifica el responsable del evento debe comunicarlo al resto del equipo.
La distribución vertical o distribución por espacios, consiste en que cada responsable es encargado de un espacio físico del evento: sala de reuniones, zona de catering, actividades aire libre, etc.
La distribución horizontal, o por responsabilidades, consiste en que cada
responsable es encargado de un área concreta de especialización, en función de su perfil profesional
ANALISIS DE VIABILIDAD DEL EVENTO
Se deben analizar qué costes que hay que acometer, para implementar la experiencia diseñada; y contrastarlos con los recursos
disponibles.
A veces, el anunciante contrata, desde su departamento de marketing, a una empresa de comunicación, o a una empresa especializada en eventos. (Las subcontrataciones)
Las Agencias Especializadas
Otros Servicios Especializados
Según Torrents, podemos plantear dos posibles formas de organizar el presupuesto de los eventos
Por actividades
Por proveedores
En caso de que los recursos disponibles no fueran suficientes, para hacer frente a estos costes, habría dos opciones:
Modificar el diseño de la experiencia y adaptarlo a los recursos disponibles.
Buscar nuevos recursos
EL CONTROL Y LA EVALUACION DEL ECM (Eventos de Comunicación de Marketing)
Es la función, que va a permitir determinar, si el evento se ha desarrollado de acuerdo con lo que se había proyectado, y si se han podido alcanzar los objetivos planteados.
Esta etapa del Proceso, permite mejorar la planificación, aprender de la
experiencia; y desarrollar, mejorar y justificar los presupuestos.
En esta etapa, se van a realizar dos funciones clave:
Control Interno del Evento
Análisis y Evaluación de los Efectos de la Experiencia del Evento
PLAN OPERATIVO DEL EVENTO
Es la fase en la que se planifican todos los aspectos del evento, desde los más importantes, hasta los mínimos detalles.
Tres variables clave en esta fase del proceso:
LA PLANIFICACION DEL EVENTO PROYECTADO
Identificar las Necesidades.
Armonizar las Tareas
Asignar responsabilidades
EL PLAN OPERATIVO (contenido)
Un Plan General de Acciones
Un Presupuesto Completo
Un Calendario de Producción o Cronograma
Un Directorio
Información sobre el Lugar
Lista de Invitados
Información Adicional
EL BRIEFING PARA LOS PROVEEDORES
El briefing de un evento debe incluir la siguiente información:
Descripción del evento.
Descripción del público objetivo: número y perfil de los asistentes.
Objetivos del evento.
Descripción detallada de los servicios requeridos al proveedor.
Lugar y fechas previstas.
Presupuesto disponible para el proveedor.
Agenda de trabajo: calendario detallado con plazos de trabajo.
Condiciones de contratación.
Información adicional necesaria.
Mapa Mental: EVENTOS