Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Hiệu quả cá nhân và giao tiếp trong kinh doanh (Personal effectiveness…
Hiệu quả cá nhân và giao tiếp trong kinh doanh
(Personal effectiveness and communication in business)
Quản trị thời gian
(Time management)
Khái quát về thời gian và quản trị thời gian
(Overview of time and time management)
Khái niệm
Thời gian (Time) là một nguồn tài nguyên quý giá, thời gian của người quản lý phải được sử dụng một cách hiệu quả và tối ưu nhất. Các công việc cần được lên lịch và xếp loại ưu tiên, phân định rõ các việc quan trọng và khẩn cấp.
Quản lý thời gian (Time management) là quá trình phân bổ tgian cho các nhiệm vụ 1 cách hiệu quả nhất. Quản trị thời gian hiệu quả liên quan đến: Mục tiêu hoặc thiết lập mục tiêu, lập kế hoạch hành động, ưu tiên, tập trung, sự khẩn cấp, tổ chức
Tại sao phải quản trị thời gian?
Thời gian là nguồn tài nguyên có giới hạn
Hiệu quả công việc trên mỗi đơn vị thời gian tăng sẽ có xu hướng làm tăng thu nhập
Lợi ích của quản lý thời gian
Tăng lượng "thời gian riêng tư" cho mỗi cá nhân
Giảm bớt áp lực trong công việc
Nâng cao hiệu quả và năng suất sản xuất của cá nhân và tập thể
Tăng niềm vui trong công việc
Nâng cao sức sáng tạo
Có thể dự trù được nhiều việc cho kế hoạch tương lai và giải quyết các vấn đề mang tính dài hạn
Nhiệm vụ quản trị thời gian
Ưu tiên và lên lịch
Lập kế hoạch kiểm soát
Xác định mục tiêu
Nguyên tắc quản trị thời gian
(Principles of time management)
Xác định mục tiêu (goals)
Phải khả thi (Attainable)
Phải thực tế (Realistic)
Đo lường được (Measurable)
Phải ước lượng thời gian hợp lý (Time-bounded)
Phải cụ thể (Specific)
Kế hoạch hành động (Action plans): Lập "to do list"
Những vấn đề ưu tiên (Priorities)
Tập trung (Focus)
Sự khẩn cấp (Urgency)
Có tổ chức (Organization)
Bin: Loại bỏ những thứ không liên quan, không có giá trị
Create: Lập kế hoạch xác định công việc
Act: Hành động ngay lập tức
Deligate: Ủy quyền cho người khác xử lý
Cải thiện quản trị thời gian
(Improving time management)
Chuẩn bị kế hoạch dài hạn (Produce a long-term plan)
Không sắn sàng cho tất cả mọi người, mọi lúc
(Do not be available to everyone at all time)
Lên kế hoạch mỗi ngày (Plan each day)
Kiểm soát điện thoại (Stay in control of the telephone)
Ưu tiên (Prioritization)
3 nguyên tắc chính trong việc ưu tiên quản lý thời gian
Kết thúc từng việc một
Chia nhỏ ra, làm việc nhỏ, dễ trước
Việc quan trọng làm trước
Ma trận quản lý thời gian theo Eisenhower
Lập kế hoạch thức hiện công việc (Decide)
Có thể ủy quyền cho người khác làm giúp (Delegate)
Thực hiện ngay lập tức (Do)
Không nên thực hiện những công việc này (Delete)
Lập kế hoạch làm việc (Work planning)
Xác định thứ tự thực hiện các hoạt động
Xác định chính xác mỗi thời điểm mỗi hoạt động sẽ được thực hiện
Phân bổ công việc cho người và máy móc
Kiểm tra và kiểm soát nhắm đảm bảo đúng thời gian
Vai trò của công nghệ thông tin
(The role of information technology)
Bảng tin máy tính
Hội nghị trực tuyến
Thông tin di động (Mobile)
Trao đổi dữ liệu điện tử (Electronic data interchange - EDI)
Khung năng lực và phát triển cá nhân
(Competence frameworks and personal development)
Khung năng lực
(Competence frameworks)
Kỹ năng
Lập luận/Suy luận
Giao tiếp
Quản lý thời gian
Đàm phán, thuyết phục
Thiết lập mục tiêu
Kĩ năng mềm
Kiến thức: Cơ bản, lý thuyết, thông tin, thực tế, số liệu, miêu tả học tập, khoa học...
Thái độ
Lạc quan
Trách nhiệm
Chính trực
Sự hợp tác
Tự tin
Nhiệt huyết
Động lực tự thân
Trung thực
Sự cần thiết của khung năng lực
Giúp DN đánh giá hiệu suất cá nhân
Giúp DN đánh giá kỹ năng còn thiếu và lập kế hoạch đào tạo phù hợp
Hỗ trợ DN tuyển dụng hiệu quả
Ưu điểm
Xác định những kỹ năng cong yếu của các cơ sở đánh giá điểm yếu của toàn đơn vị
Hỗ trợ nhân viên lập kế hoạch phát triển cá nhân phù hợp
Công bằng hơn trong việc đánh giá hiệu suất cá nhân, tạo nền tảng cho đánh giá tổng thể
Nhược điểm
Phân nhiều lại nên khó đạt được tiêu chí SMART
Nếu không có tính đo lường sẽ không có ý nghĩa
Khó phát triển
Huấn luyện (Coaching)
Xác định cơ hội nâng cao kiến thức, kinh nghiệm của học viên
Xác định điểm mạnh và hạn chế của học viên, tận dụng các cơ hội phát triển học viên phù hợp
Lập kế hoạch đào tạo
Trao đổi phản hồi với học viên
Xác định mục tiêu đào tạo
Kèm cặp (Mentoring)
Tạo quan hệ hợp tác bền vững, thành một nhóm lâu dài
Chia sẻ kinh nghiệm đặc thù của công ty cho người mới
Quan sát, đánh giá và hướng dẫn người mới
Làm mẫu để người mới bắt chước
Tư vấn (Counselling)
Các tình huống phát sinh nhu cầu tư vấn
Thăng chức/điều chỉnh vị trí công tác
Dự phòng/sa thải
Khiếu nại/kỷ luật
Khó khăn nội bộ/cá nhân
Thẩm định giải quyết vấn đề công việc/hiệu suất
Quấy rối, đe dọa, đối xử phân biệt...
Lợi ích của tư vấn
Tạo cho nhân viên sự tự tin, khích lệ họ phát triển bản thân và sự nghiệp
Hỗ trợ tổ chức thực hiện nghĩa vụ của mình
Thể hiện sự quan tâm đối với nhân viên
Nhận biết tình trạng của nhân viên và các nhân tố trong/ngoài công ty ảnh hưởng đến tình trạng của nhân viên
Ngăn chặn sự kém hiệu quả
Quy trình tư vấn
Phát triển kịch bản tối ưu hơn: làm rõ mong muốnbcuar người được tư vấn và các mục tiêu cần đạt được
Xác định phương pháp thực hiện: giúp người được tư vấn xây dựng chiến lược hành động để hoàn thành mục tiêu đề ra, đạt được điều mà họ mong muốn
Xác định thực trạng: làm rõ các tình huống đang gặp phải và các cơ hội bị bỏ qua
các kế hoạch và mục tiêu phát triển các nhân
(Personal development plans and objectives)
Khái niệm
Kế hoạch phát triển cá nhân (Personal development plan) là kế hoạch hành động rõ ràng cho một cá nhân kết hợp các cơ hội phát triển
Phát triển cá nhân (Personal development) là chịu trách nhiệm chính cho việc bồi dưỡng chính mình và chọn phương tiện để đạt được điều này
Mục tiêu phát triển cá nhân
Phát triển nghề nghiệp và thăng tiến trong tổ chức
Có được các kỹ năng và năng lực chung hoặc thay đổi định hướng
Cải thiện kỹ năng và năng lực
Theo đuổi sự phát triển cá nhân để hoàn thiện lợi ích và tiềm năng cá nhân
Cải thiện hiệu quả công việc hiện tại
các bước lập kế hoạch phát triển bản thân
Những gì bạn muốn đạt được
Đánh giá thực tế hiện tại
Những gì quan trọng với bạn
Đâu là điểm mạnh của bạn
Thiết lập mục tiêu trong ngắn hạn, trung hạn hoặc đai hạn trong sự nghiệp của bạn
Những gì bạn cần cải thiện...
Xung đột (Conflict)
Là sự đụng độ của các thế lực đối nghịch, bao gồm cả tính cách, lợi ích, ý kiến hoặc niềm tin của các cá nhân và nhóm
Các yếu tố dẫn đến xung đột
Do con người
(Human being)
Bất đông tính cách (Personality)
Bất đông phương pháp làm việc (Work style)
Do công việc
(Job related)
Tranh giành quyền lực (power), quyền lợi (Benefits)
Bất đồng mục tiêu (Goal, interests)
Quản lý xung đột giữa các cá nhân
Tách biệt (Seperate)
Đàm phán, nhượng bộ (Negotiate)
Giao tiếp (Communicate)
Cách tiếp cận cùng có lợi - Phương pháp cùng thắng
(A win-win approach)
Phương pháp cùng thắng (Win win)
Lose lose
Win win
Win lose
7 thói quen để bạn trẻ thành đạt
Việc hôm nay không để ngày mai
Tư duy cùng thắng
Biết định hướng tương lai
Biết lắng nghe để thấu hiểu và được thấu hiểu
Có thái độ sống tích cực
Có tinh thần hợp tác
Biết rèn luyện và phát triển những kỹ năng
Giao tiếp tại nơi làm việc
(Communication in the workplace)
Giao tiếp trong tổ chức
(Communication in the organization)
Giao tiếp là quá trình hoạt động truyền hoặc trao đổi thông tin và cung cấp thông tin phản hồi. Nó là cần thiết để chỉ đạo và phối hợp các hoạt động
Tầm quan trọng của giao tiếp
Phát triển nhân cách
Cân bằng cảm xức
Là điều kiện để tồn tại và phát triển
Tạo nên sự hiểu biết lẫn nhau và hiểu chính bản thân
Tạo mối quan hệ và văn hóa công sở
Tránh hiểu lầm và đưa thông tin sai lệch
Hướng giao tiếp
Giao tiếp theo chiều dọc
Giao tiếp theo chiều ngang
Giao tiếp liên ngành (Giao tiếp chéo)
Các mô hình giao tiếp
Mô hình chuỗi
Mô hình chữ Y
Mô hình vòng tròn
Mô hình bánh xe
Quy trình giao tiếp chính thức
(Formal communication processes)
Quá trình giao tiếp
Phương tiện (Medium)
Giải mã (Decode)
Mã hóa (Encode)
Người nhận (Receiver)
Người gửi (Sender)
Trả lời (Response)
Những đặc điểm cần có của một hệ thống giao tiếp trong một tổ chức
Người nhận (Recipient)
Phương tiện trung gian (Medium)
Rõ ràng (Clarity)
Kịp thời (Timing)
Giao tiếp hiệu quả
(Effective communication)
Thông tin chính xác, đầy đủ (Accurate and complete)
Kịp thời (Timely)
Thông tin phù hợp, không quá nhiều (Relevant to their needs)
Linh hoạt (Flexible)
Hướng đến người phù hợp (Directed to appropriate people)
Hiệu quả trong việc truyền đạt ý nghĩa (Efective in conveying meaning)
Đúng người nhận, đúng thông tin theo đúng cách vào đúng thời điểm
Chi phí hiệu quả (Efective cost)
Giao tiếp hiệu quả cần những gì?
Mạch lạc rõ ràng
Cảm xúc
Học cách lắng nghe
Ngôn ngữ hình thể
Kênh truyền thông không chính thức
(Informal communication channels)
Kênh truyền thông không chính thức (thân thiện) cung cấp các thông tin cho hệ thống chính thức (trang trọng)
Tầm quan trọng của truyền thông không chính thức
Liên quan đến tổ chức không chính thức
Liên quan đến chính sách nội bộ, mà có thể không được phản ánh trong các giao tiếp chính thức
Cập nhật thông tin nhanh chóng (sớm hơn hệ thống chính thức)
Có thể bỏ qua quản lý các bí mật
Kỹ năng giao tiếp (Interpersonal skills)
Lắng nghe (Listening)
Giao tiếp phi ngôn ngữ: ngôn ngữ cơ thể (Non-vẻbal communication: Body language)
Quan sát (Observation) là một kỹ thuật thu nhập dữ liệu quan trọng thông qua các tri giác như nghe, nhìn... Có thể được sử dụng để đo lường hiệu quả của các thủ tục hoặc để thiết lập chính xác các quy trình đã có và đang được sử dụng
Rào cản trong giao tiếp
(Barriers to communication)
bao gômg noise (nhiễu) từ môi trường, các thông điệp được mã hóa hoặc giải mã kém (méo mó) và sự thất bại trong cách hiểu do mối quan hệ tương đối của người gửi và người nhận
lỗi chung trong quá trình giao tiếp
Hiểu lầm (Misunderstanding)
Dấu hiệu phi ngôn ngữ (Non-verbal signs)
Sự sai lệch hoặc bỏ sót thông tin (Distorsion of omission)
Quá tải (Overload)
Sự khác biệt về nền tảng xã hội, chủng tộc (Differences)
Mọi người chỉ muốn nghe những gì họ muốn nghe (People)
Những khó khăn về giao tiếp trong công việc
Ưu tiên (Priorities)
báo cáo chọn lọc (Selective reporting)
Nghi ngờ (Suspicion)
Sử dụng (Use)
Biệt ngữ (Jargon)
Thời gian (Timing)
Trạng thái (Status) của người gửi và người nhận thông tin
Cơ hội (Opportunity)
Xung đột (Conflict)
Khác biệt cá nhân (Personal differences)
Phương pháp giao tiếp
(Communication methods)
Mục tiêu giao tiếp
(Communication objectives)
Giao tiếp một cách chính thức và bí mật
Giao tiếp cần đối mặt mà không cần thời gian di chuyển
Tiếp cận các thành viên ở một phạm vi rộng
Truyền thông tin với giá rẻ cho mọi người
Tăng sự cam kết và hiểu biết về lực lượng lao động
Thông tin liên lạc bên ngoài/hồ sơ bí mật
Tạo ý tưởng mới - Phản hồi tại chỗ - Truyền bá thông tin nhanh chóng
E-mail
Giải thích các sự kiện và lập luận phức tạp
Phương thức (Methods)
Điện thoại (Telephone)
Bảng ghi chú (Noticeboard)
Phỏng vấn (Interview)
Lá thư (Letter)
Hội nghị (Conference)
Tin nhắn (E-mail)
Đồng đội (Teambriefing)
Bài báo cáo (Reporrt)
Gặp mặt trực tiếp/cuộc họp (Face to face/meetings)
Cơ sở phương pháp
(Reason for method)
Cuộc điện thoại mang tính chất cá nhân hơn một cuộc phỏng vấn nhưng nên tiết kiệm thời gian
Một bảng thông báo có thể cung cấp nhiều loại thông tin cho bất kỳ hoặc tất cả nhân viên
Các cuộc phỏng vấn tốn kém về thời gian quản lý nhưng cần thiết cho việc giao tiếp bí mật
Một lá thư là một phương pháp linh hoạt để cung cấp một hồ sơ bằng văn bản
Hội nghị cho phép các thành viên có cơ hội thảo luận và hiểu những gì tổ chức đang làm
Tiếp cận số lượng lớn người ở mộ số trang web/quốc gia
Một cuộc họp giao ban nhóm mang tính chất cá nhân hơn là một bảng thông báo
Một bài báo cáo cho phép mội người nghiên cứu tài liệu trong thời gian của riêng họ
Mọi người có thể nảy ý tưởng cùng nhau