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DESPACHO DE CORRESPONDENCIA, RADICACIÓN DE DOCUMENTOS - Coggle Diagram

- - - - Normas jurídicas
        
        Requisitos de Presentación
        
        Firmas Autorizadas
        
        Relación entre ascendente y respuesta
        
        Anexos
        
        Cantidad de copias
    - - Unidad de Correspondencia
        
        Distribución del mensajero o patinador
      - FIRMA
        
        Persona responsable del contenido del documento
        
        Art. 4 Acuerdo 060- Cargo de los funcionarios
        
        ELABORACIÓN
        
        Alineamientos
        
        Modelo de estilo
        
        Presentación fisica del documento
        
        Creación de imagen institucional
        
        cantidad
        
        Copias reglamentarias
        
        Copias adicionales
        
        Soporte
        
        Art.9 Acuerdo 060/2001
        
        Define tratamiento y destino del documento
        
        En Colombia NTC
        
        Comunicaciones escritas
        
        carta NTC 3393
        
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  - - - Pueden escribirse con fechador, a maquina o computador.
        
        La fecha va después de de la ciudad de origen de comunicación
        
        Deben estampar en el documento original, copias y sobre
        
        Asignar número de la dependencia productora.
    - - Anotación de los datos más significativos en un formato para su control y trámite
        
        Cuando es una respuesta, se anota el código y fecha de radicación del antecedente
      - SEPARACIÓN
        
        Se realiza separación de piezas de salida para ejecutar su despacho
        
        ENVÍO
        
        Identificar el carácter de urgencia de llegada a su destino
        
        Determinar si es loca, nacional o internacional
        
        Medio de Envío (Fax, Mensajero o Correo electrónico)
        
        Servicios de Correo
        
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- - - - Con ella se ubica o matricula oficialmente el documento en la empresa.
        
        Velar por la transparencia de la actuación administrativa , razón por la cual , no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos , encomendados corregidos o tachados.
        
        Al comenzar el año se inicia la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecanicos o automatizados
        
        AÑO
        
        2011
        
        DEPENDENCIA
        
        999
        
        CONSECUTIVO
        
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  - - - La unidad de correspondencia devuelve el documento al remitente o la direccionamiento a la entidad competente dejando constancia mediante comunicación escrita.
      - Se hace revisión de documentos que ingresan a la entidad para verificar la competencia, anexos, destino y datos de origen del ciudadano o entidad que lo remite.
        Cuando una comunicación no este firmado,ni presente el nombre del responsable o responsables del contenido, se considera anónima y se remitirá sin radicar, a la oficina de su competencia donde se determinará las acciones a seguir
        
        Se analiza el documento con base en la tabla de retención documental para determinar su direccionamiento e imprimir el rotulo de radicación, consigna en planilla de registro y radicación de los datos correspondientes
        
        La unidad de correspondencia incluye las comunicaciones de carácter informativo, al igual que los libros , revistas, folletos, periódicos invitaciones, entre otros. Que no hayan sido remitidos con una comunicación, para estos documentos, cada entidad diseñará formatos de control de entrega
        
        La unidad de correspondencia clasifica y organiza los documentos recibidos y los ubica en las unidades de conversación destinadas para cada dependencia