Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Руководитель отдела менеджмента - Coggle Diagram
Руководитель отдела менеджмента
:star: Выручка
:star: Следить за отсутствием вылетов
Следить, чтобы не делали этапы без ДС: все этапы из LT - Продаж были в Тиммете
Когда: 1 раз в 2 нед
Переносить время между этапами.
Время можно переносить только в ОТКРЫТЫЙ этап
Время можно переносить только в этап с ДС
3
. Менять данные в прошедшем месяце можно не позже, чем в первый раб.день месяца
. Если делать это позже, что летит вся фин.отчетность
Если по какой-то важной причине пришлось поменять данные задним числом, то сказать про это руководителю проектного офиса и финдиру, чтобы переделали выгрузки
Когда
: когда обнаружен вылет
Проверять, что в этап затрекано все время подрядчиков
Когда:
в момент выставления акта
Проверять, что в этап нельзя трекать после выставления акта
Когда:
в момент выставления акта; когда фиксируешь выручку по месяцу
Проверять, что ничего не дотрекали в старые этапы
Когда
: минимум 1 раз в месяц, до закрытия месяца (~20 числа)
Проверять гарантийку / вовремя закрывать
Когда
: минимум 1 раз в месяц
Форсировать своевременное закрытие
Заранее пинговать составление / отправку клиентам
Когда
: 1 раз в неделю
Следить, чтобы помесячные этапы закрывались актами вовремя и не двигались дольше 10 дней — говорить с менеджером, решать проблемы / ставить на паузу
Когда
: 1 раз в неделю
Следить за датами актов в Тиммете
Когда
: 2 раза в неделю, сначала актуализировать, потом проследить чтобы план на след.неделю сбылся
Подготовка актов
Когда
: когда стоит задача, не реже раза в неделю
Проверять акты: нумерация, даты, ссылки на доки, название работ, часы, пропорция часов (менеджмент/пр-во/тестирование), отсутствие вылетов, ставки специалистов, сумма часов, стоимость работ, предоплата).
Отвечать на вопросы по логике выставления актов / включения работ / формулировкам в актах
Ставить задачи по актам на Сашу
Делать план-факт по выручке на месяц
Когда:
1 рабочий день месяца, обсуждаем 2-3 раб.день
Зачем:
вырабатывать критическое мышление, скорее понять причинно-следственные связи сдвигов, чтобы влиять на них
Планирование / прогнозирование
Планы по сделанным работам
Зачем: чтобы в разрезе 3мес. понимать, как будут изменяться фин.потоки и доходы от клиентов // понимать потребность в найме, аккаунтинге, продажах
Когда
: начинать планировать с менеджерами ~25 числа каждого месяца; готовые планы должны быть до последнего раб.дня каждого месяца
Подрядчики / универсальные ресурсы запланированы; если подрядчика не нашли вовремя, универсальный ресурс перепланирован из прошлого в будущее
Следить за тем, чтобы на проектах были все нужные роли в нужном объеме (аналитик/QA)
Нет проектов без исполнителей (есть кем делать проданные работы)
Запланированы люди на все работы из ДС (оценка vs план.часы)
Планы по выурчке
Зачем: понимать объемы выручки, строить финансовые планы; понимать объем загрузки; понимать развитие отношений с клиентом / вовремя подключать аккаунтов, чтобы не потерять клиента
Когда
: начинать планировать с менеджерами ~25 числа каждого месяца; готовые планы должны быть до последнего раб.дня каждого месяца
Заведены этапы по помесячникам,
У всех этапов есть выручка,
Ставки адекватные
Запланированные часы бьются с выручкой
Нет вылетов
Планы по зарплатам и бонусам менеджеров
Что нужно делать: прогнозировать оклады, бонусы, найм и уход менеджеров на 3 месяца вперед
Когда
: до последнего раб.дня каждого месяца
Делать годовые / квартальные / помесячные планы на свои задачи / задачи по развитию отдела
Зачем: чтобы понимать вектор развития отдела, чтобы понимать приоритеты и соотносить их с другими бизнес-направлениями, чтобы мочь приоретизировать задачи и не хвататься за всё
Когда
:
годовые — до конца дек.на год вперед, согласуем в течение января
квартальные — перед началом квартала, согласуем в первые 10 дней
Найм / адаптация / мотивация / качество менеджеров
Фидбэки
Выдача обратной связи по Perfomance review
Когда
: 2 раза в год
Выдача негативных фидбэков
Когда
: когда возникает ситуация, которую нужно исправить
1on1 (митинги с каждым сотрудником наедине)
Когда
: ДОГОВОРИТЬСЯ О РЕГУЛЯРНОСТИ
Адаптация новых сотрудников:
Придумать онбординг и критерии успешной адаптации
Подбор адаптирующего менеджера
Выдать инструкции адаптирующему менеджеру, понять как контролировать адаптирующего менеджера
Принять решение
Когда
: за 2 недели до выхода нужно подготовить менеджера, онбординг и критерии оценки; на время испытательного — помощь и контроль
Передача первых 2-3 проектов новому менеджеру: коммуникация с продажами, клиентами, контроль
Проведение митингов
Проверка знания процессов и методологии работы
Оценка софтов и хардов
Ставить задачи по адаптации
Распределять проекты / следить за нагрузкой
Когда
:
когда есть продажа
когда нужно перераспределить
когда менеджер устал
когда менеджер не может сработаться с клиента
Организовать, чтобы менеджеры участвовали в обучении
Когда:
Управленческие поединки
Когда Люба делает обучалки / покупает курсы
Инициировать найм, коммуникация с HR, собеседования, инициирование увольнения — увольняет Люба
Как понять, что нужно нанимать:
У всех менеджеров есть загрузка, в горизонте 3 мес.она не падает
Узнаешь прогноз продаж: какие лиды в работе, какая вероятность сделки, когда — человек должен выйти за ~2нед. до сделки
Следить за усталостью, планировать замену из-за рисков
Когда
: когда нужно
Решение / эскалация проблем
Видеть проблемы на проектах, решать их / маршрутизировать в того, кто может решить / контролировать, что проблема решена.
Что такое проблема:
Что-то, что мешает завергить проект / получить акты / не допустить вылета
Что-то, что мешает делать больше работ / открыть новые обязательства
Как понять, что есть проблема: основной маркер — сдвиг даты акта от ожидаемой
Когда:
1 раз в неделю задавать вопросы (во время чека дат актов); коммуникация о проблемах — фоново постоянно
Помогать справляться с трудностями
Трудности — это причина, которая приводит к проблеме (например, неумение планировать приводит к сдвигу сроков акта, неумение вести переговоры — к вылетам).
Нужно по каждой проблеме: анализировать, почему она произошла; запланировать разрешение трудности (+контроль, что она правда решилась)
Когда:
каждый раз при возникновении проблем; когда менеджер просит помочь
Кейсы, слушать звонки (проверять харды), фидбэки
Это — способ понять, в чем трудности / профилактика трудностей.
Когда
: когда есть предпосылкаа к проблеме / трудности; обязательно — всегда, когда проблема уже есть.
Бонусы, зарплаты
Когда: 1 раб.день месяца
Считать зарплаты и бонусы
План/факт по коэфу планирования, обновлять план/факт
Контроль выполнения процессов
:red_flag: todo: сделать список таргетных процессов и маячки, по которым проверяем что процессы ок
Организация отдела
Апрувить таймшиты, смотреть, чтобы менеджеры трекали время.
В менеджмент комьюнити нужно списывать не больше 30% времени (проверять, / просить перетрекать в проект)
Если менеджер перерабатывает:
Разобраться почему, при необходимости нацчить / снять проекты
Если это разово и зачем-то — поставить Любе задачу оплатить переработку
Когда: каждый понедельник
Проводить менеджерские
Когда: раз в неделю
Написание процессов
Когда понадобится (Люба ставит задачу / сам видишь необходимость)
Создавать ощущение отдела
Когда: всегда
Придумать как
:red_flag: todo: в январе убедиться, что есть гипотеза как это делать
Управленческая отчетность
Что это и зачем: нужно поддерживать в актуальном состоянии Тиммету и другую управленческую отчетность, чтобы могли принимать адекватные и достоверные решения (например, вовремя нанимать, можем ли мы повысить зарплаты, нужно ли кредитоваться, будет ли кризис, и т.д.)
Управленческая отчетность — единственный способ принимать такие решения
:red_flag: todo: добавить ссылки на все отчеты, которые актуальны
Когда
:
как только становится известно об изменении каких-то данных (если нет отдельных договоренностей о периодичности отчетов
Тиммета
Это — источник построения упр.отчетности
Следить за полями в Тиммете:
задачи (наличие / дата акта, поля «оценка часы», правильная структура задач),
выручка (дата совпадает с задачей, есть выручка, выручка бьется с оценкой)
план - команда запланирована, нет конфликтов брони, план бьется с оценкой/выручкой
Когда
: 1 раз в неделю
Проверять, чтобы не было этапов без планов по актам или выручке.
Когда
: 1 раз в неделю
Следить за неймингом этапов, совпадает в LT-продажах и Тиммете
Нужно: чтобы упр.отчетность между разными отделать была консистентной
Когда
: 1 раз в месяц
Следить, чтобы «факт» был не больше планов/оценки
Когда
: 1 раз в неделю
Внесение факт.данных
Трекать время подрядчиков по всем проектам 1 раз в месяц, чтобы понимать скорость сделывания работ
Зачем:
Понимать объем задолженности перед подрядчиком
Понимать влияние подрядчиков на бюджет
Понимать объем дебиторки клиентов (сделанные работы)
Для закрытия помесячников
Когда
:
в первый раб.день месяца
НЕЛЬЗЯ трекать подрядчиков в прошлое, кроме 1 раб.дня месяца — иначе фин.отчетность протухнет.
Апдейтить часы и бюджет этапа в воркпоинте по фактическим (из акта)
Когда:
Когда менеджер кидает на проверку
Когда получили скан и закрываем этап
Когда закрываем месяц
Апдейтить название акта на фактическое
Когда
менеджер кидает задачу по акту на проверку
:red_flag: Другая отчетность (гуглшитс, уточнить ссылки - потом написать, что и как часто делаать)
Сделывание проектов
Следить за фреймворком сделывания (гант, что менеджер следит за бюджетом, менеджер ведет ютрек, менеджер правильно закладывается в смете
Когда
: потом ДОГОВОРИТЬСЯ