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Tâches Sabrina Immobilier - Coggle Diagram
Tâches Sabrina Immobilier
Mensuelle
Conciliation bancaire
Rapport de taxes
Écriture remboursement de salaire pour chaque entreprise. Calcul se fait sur excel à partir du rapport / projet de mobile punch
Hebdomadaire
Collecte des loyers
Va sur accès D, fait une liste papier de quel locataire a été déposé au compte
Sort sur technicost le rapport pour les dépôts global de collecte
N'appelle pas pour les locataires en retard de paiement
Envoie par email à Jo & Dom chaque vendredi la liste des collectes à recevoir
Prépare les dépôts. Cathy va déposer. 1 dépôt par semaine environ. (2-3 chèques par dépôt si pas première semaine du mois)
Fait la "collecte" dans proprioexpert à partir de sa liste papier qu'elle a écrit & son rapport de technipost
Paiement de factures
Par chèque, carte de crédit ou technicost (plate-forme de desjardins pour virement électronique)
Les factures sont payées dans les temps et elles peuvent être saisies plusieurs semaines plus tard dans le système. (grand retard de saisie dans la comptabilité)
Estime 30-40 minutes par semaine pour paiement factures
Estime 1 heure par semaine pour saisie dans la ctb
Classe les factures payées mais non ctb dans 1 pochette (pêle-mêle, pas de séparation par entité) et 1 pochette pour les factures à payer
Paie sur employeur D
Valider les punchs sur mobile punch
Saisir les données de mobile punch sur employeur D
Communiquer avec les employés au besoin / valider les heures ou heure de dîner, punch de sortie non fait, etc.
Préparer l'écriture de paie sur excel & saisie dans Proprioexpert
Compiler les factures de remboursement de dépenses aux employés dans un fichier excel (Ne reçoit jamais les originaux, ces factures ne sont jamais approuvées, l'employé prend en photo ou email)
Exporter les rapports de paie en PDF / conservation
Les employés reçoivent leurs talons de paie/ l'application employeur D
Estime que ça prend 1h30
Quotidienne
Trimestriel
Rapports de taxes
Adminitratif
Saisie dans proprioexpert lors de changement de bail
Monter les dossiers pour le financement lors de nouvelle acquisition
Suivis avec Dominique et Miguel pour diverses questions
Faire approuver les factures par Jonathan avant de les payer (sauf celles des remboursements aux employés ?!)
Facturation à faire aux participants des formations de coaching immobilier données par Jonathan + sortie de fond à Jonathan
Saisie des coordonnées bancaires pour prélèvement automatique/paiement automatique & suivi à faire pour échéance
Annuellement
Sortir les relevés 31 et envoie aux locataires
Envoie avis de renouvellement
Imprimer les T4-Relevés 1 et envoie aux employés
Préparer dossier fin année pour comptable
JTD
Ctb pas dans proprioexpert car pas immobilier, ctb sur simple comptable
Pas à jour dans simple comptable
Les visa sont à jour dans le excel, mais pas les transactions courantes
Les rapports de taxes sont à jour, mais pas la comptabilité. Peu de transactions donc Sabrina regarde les dépenses taxables sur le relevé de caisse pour faire sa remise mensuelle.
Ventes passent par shopify
Rapports de taxes mensuels