Coggle requires JavaScript to display documents.
Chương 3: Chức năng quản lý điều hành và kiểm tra của Quản trị văn phòng
Chức năng quản lý điều hành
Khái niệm
Là một loại hình hoạt động xã hội quan trọng của con người trong cộng đồng nhằm xác định đúng mục tiêu và tổ chức thực hiện được mục tiêu
Giao quyền, ủy quyền trong hoạt động lãnh đạo điều hành
Hoạt động giao quyền, ủy quyền
Được thực hiện bởi các lý do sau
Người lãnh đạo chính vắng mặt
Đảm bảo công việc thường xuyên và liên tục
Muốn bồi dưỡng người dưới quyền trở thành người lãnh đạo thì người dưới quyền phải được giao quyền hay ủy quyền để được tập dượt để ủy quyền
Là một hoạt động giao việc gián tiếp của một số cơ quan, đơn vị
Rất cần thiết
Nguyên tắc giao quyền, ủy quyền và những công việc không thể giao quyền, ủy quyền
nguyên tắc giao quyền
Đảm bảo mục tiêu của tổ chức
Đảm bảo trình tự và lợi ích 2 bên
Duy trì được hoạt động tổ chức và của 2 bên
Những công việc không thể giao quyền, ủy quyền
Việc quyết định phương hướng mục tiêu, biện pháp duy trì và phát triển tổ chức
quyết định những việc liên quan đến bộ máy tổ chức công tá cán bộ, khen thưởng, kỷ kuật
Quyết định việc xây dựng và chi tiêu ngân sách, hợp tác liên doanh với các cá nhân trong và ngoài nước
Thuận lợi, khó khăn khi thực hiện giao quyền, ủy quyền
Là việc làm cần thiết trong hoạt động lãnh đạo nên đã được pháp lý công nhận, được ghi vào cơ chế làm việc cơ quan
Giao quyền, ủy quyền là biện pháp để đào tạo, bồi dưỡng những người dưới quyền làm nhiệm vụ, kế nhiệm. Đồng thời phản ánh niềm tin giữa lãnh đạo và cấp dưới
Với người giao quyền và ủy quyền
Ngại giao quyền, ủy quyền vì sợ mất một phần quyền hành hoặc sợ uy quyền bị suy giảm
e ngại việc ủy quyền vì sợ cấp dưới biết nhiều kể cả cái riêng
Nguy cơ bị thay thế, tham quyền đạt lợi, cố bám quyền
Thiếu lòng tin vào cấp dưới
Với người được giao quyền, ủy quyền
Không hăng hái, nhiệt tình vì e ngại ủy quyền, giao quyền là những việc khó, người giao quyền muốn chơi xấu mình
Người giao quyền không không tạo điều kiện thuận lợi hậu quả xấu sẽ xảy ra
Muốn thể hiện mình làm tất cả công việc kể cả những công việc không có quyền
Động viên khuyến khích
Khái niệm: Tạo sự hăng hái, nhiệt tình, phấn khởi có trách nhiệm trong công việc
Có thể động viên bằng vật chất hoặc tinh thần, hay cả hai
Những phương pháp động viên khuyến khích
Linh hoạt trong cách thức làm việc
Gia tăng sự tham gia đóng góp í kiến của nhân viên
Khen ngợi
Sự thăng tiến: ghi nhận công lao, thành tích
Môi trường làm việc: môi trường vật chất, môi trường tinh thần
tiền: Thưởng tiền mặt, chế độ đãi ngộ, phúc lợi
Chức năng kiểm tra
Ý nghĩa
Đối với người kiểm tra
Đánh giá khách quan, điểm mạnh điểm yếu của tổ chức
Thẩm định đúng đắn đường lối kế hoạch, dự án
Đề ra phương án mang tính khả thi
Kịp thời khuyến khích tài năng
Tạo sự tập trung thống nhất
Phối hợp nhịp nhàng các hoạt động
Phát hiện nhân tố ảnh hưởng đến kết quả của tổ chức
Theo dõi thường xuyên công việc và sử dụng các biện pháp thích hợp giảm gánh nặng rủi ro của nhà quản trị
Đối với người được kiểm tra
nâng cao năng suất lao động tăng thu nhập
phân loại được số lượng, chất lượng của từng người lao động từ đó được hình thức phân phối thỏa đáng
phát hiện sai sót hoàn thiện bản thân
kịp thời tuyên dương công trạng của người lao động
Nội dung kiểm tra hoạt động văn phòng
Kiểm tra số lượng, chất lượng
Kiểm tra thông qua sản phẩm làm ra, thời hạn hoàn thành
Kiểm tra về thực hiện cơ chế, trách nhiệm quyền hạn
Mục đính: hoàn thành, nâng cao số lượng chất lượng công việc
kiểm tra việc thu thập, xử lý thông tin
kiểm tra nhân sự, tài chính
Nhằm đảm bảo tác động đúng đến nhân viên, tổ chức
Nhằm đưa ra hình thức kỉ luật khen thưởng hợp lý
Kiểm tra cũng là những thông tin cần thiết để xây dựng các kế hoạch phát triển cho nhân viên
Khái niệm: Kiểm tra là việc xem xét, đánh giá quá trình vận động của văn phòng nhằm hoàn thiện và tốt hơn
Phương pháp kiểm tra
Kiểm tra trực tiếp
Kiểm tra gián tiếp
Tự đánh giá kiểm tra