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405 Administración Financiera - CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
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405-03 Integración contable de las operaciones financieras
La función de la contabilidad es proporcionar información financiera válida, confiable y oportuna, para la toma de decisiones de las servidoras y servidores que administran fondos públicos.
En cada unidad de contabilidad se reflejará la integración contable y presupuestaria de sus operaciones respecto del movimiento de fondos, bienes y otros.
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405-01 Aplicación de los principios y Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental
La Contabilidad Gubernamental tiene como misión registrar todos los hechos económicos que representen derechos a percibir recursos monetarios o que constituyan obligaciones a entregar.
La Contabilidad Gubernamental se basará en principios y normas técnicas emitidas sobre la materia, para el registro de las operaciones y la preparación y presentación de información financiera
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405-02 Organización del Sistema de Contabilidad Gubernamental
Comprende, la planificación y organización contables, objetivos, procedimientos, registros, reportes, estados financieros y demás información gerencial
La eficiencia de la organización contable constituye un elemento de control interno, orientado a que:
-Las operaciones se contabilicen por el importe correcto en las cuentas apropiadas y en el período correspondiente.
-Se conserve en forma actualizada el inventario de existencias.
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405-05 Oportunidad en el registro de los hechos económicos y presentación de información
financiera
Las operaciones deben registrarse en el momento en que ocurren, a fin de que la información continúe siendo relevante y útil.
Por ningún concepto se anticiparán o postergarán los registros de los hechos económicos, ni se contabilizarán en cuentas diferentes a las establecidas en el catálogo general.
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405-04 Documentación de respaldo y su archivo
La máxima autoridad, deberá implantar y aplicar políticas y procedimientos de archivo para la conservación y mantenimiento de archivos físicos y magnéticos.
La documentación sustentatoria de transacciones financieras, operaciones
administrativas o decisiones institucionales, estará disponible, para acciones de verificación o auditoría.
Corresponde a la administración financiera de cada entidad establecer los procedimientos que
aseguren la existencia de un archivo adecuado para la conservación y custodia de la documentación.
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405-06 Conciliación de los saldos de las cuentas
Las conciliaciones son procedimientos necesarios para verificar la conformidad de una situación reflejada en los registros contables.
Permite detectar diferencias y explicarlas efectuando ajustes o regularizaciones cuando sean necesarias.
Los responsables de efectuar las conciliaciones de las cuentas, dejarán constancia por escrito de los resultados y en el caso de determinar diferencias, se notificará por escrito.
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405-07 Formularios y documentos
En el diseño se definirá el contenido y utilización de cada formulario, se limitará el número de ejemplares al estrictamente necesario y se restringirán las firmas de aprobación.
Los formularios utilizados para el manejo de recursos materiales o financieros serán preimpresos y prenumerados.
La autoridad correspondiente designará una persona para la revisión periódica de la secuencia numérica, el uso correcto de los formularios numerados y la investigación de los documentos faltantes.
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405-08 Anticipos de fondos
Son recursos financieros entregados en calidad de anticipos destinados a cubrir gastos específicos, serán adecuadamente controlados y debidamente comprometidos en base a la disponibilidad presupuestaria.
Catálogo General de Cuentas emitido por el Ministerio de Finanzas:
a) Anticipos a servidoras y servidores públicos
Conceder anticipos de las remuneraciones mensuales unificadas u honorarios señalados en el presupuesto hasta por un monto equivalente al cien por ciento.
b) Anticipo a contratistas de obras de infraestructura
c) Fondos de reposición
Son valores asignados para un fin específico, que serán repuestos previa liquidación parcial.
d) Caja chica institucional y proyectos programados
El fondo fijo de caja chica es un monto permanente y renovable, utilizado generalmente para cubrir gastos menores y urgentes denominados caja chica.
e) Fondo rotativo: institucional, proyectos y programas
Son valores fijos asignados para el cumplimiento de un fin específico y se mantendrán depositados en una cuenta bancaria. Dichos fondos se utilizarán exclusivamente en los fines para los que fueron asignados.
f) Fondos a rendir cuentas
Constituyen una cantidad de dinero, destinados exclusivamente para satisfacer pagos en efectivo, originados por egresos que derivan del cumplimiento de una actividad específica.
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405-09 Arqueos sorpresivos de los valores en efectivo
Los valores en efectivo, estarán sujetos a verificaciones mediante arqueos periódicos y sorpresivos con la finalidad
de determinar su existencia física y comprobar su igualdad con los saldos contables.
Todo el efectivo y valores deben contarse a la vez y en presencia del servidor responsable de su custodia, debiendo obtener su firma como prueba que el arqueo se realizó en su presencia
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405-10 Análisis y confirmación de saldos
El análisis permitirá comprobar que los anticipos y cuentas por cobrar estén debidamente registrados
y que los saldos correspondan a transacciones efectivamente realizadas.
Los valores pendientes de cobro serán analizados mensualmente y al cierre de cada ejercicio fiscal.
El responsable de la Unidad de Administración Financiera, por lo menos una vez al año, enviará a los deudores los estados de cuenta de los movimientos y saldos a fin de confirmarlos
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405-11 Conciliación y constatación
Efectuar la conciliación entre estos registros, verificando que los saldos de los auxiliares concilien con el saldo de la cuenta del mayor general.
Se efectuarán constataciones físicas sorpresivas de los valores a cobrar por lo menos
trimestralmente y al finalizar cada ejercicio
