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406 Administración financiera - ADMINISTRACION DE BIENES
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406-03 Contratación
El sector público realizarán las contrataciones para adquisición o arrendamiento de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios a través del Sistema Nacional de Contratación Pública.
a) Procedimientos precontractuales
, los procedimientos precontractuales a considerarse en el caso de contratación de servicios de consultoría son: contratación directa, contratación mediante lista corta y mediante concurso público.
b) Pliegos
Para la adquisición de bienes, obras o servicios, la entidad contratante elaborará los pliegos pertinentes, utilizando de manera obligatoria los modelos de pliegos del Instituto Nacional de Contratación Pública.
c) Comisión Técnica
cuando le corresponda efectuar procedimientos de lista corta, concurso público, subasta inversa, licitación o cotización de conformidad con lo dispuesto por la ley y nombrará para cada procedimiento la pertinente Comisión Técnica.
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406-01 Unidad de Administración de Bienes
La máxima autoridad a través de la Unidad de Administración de Bienes, instrumentará los procesos
a seguir en la planificación, provisión, custodia, utilización, traspaso, préstamo, enajenación, baja, así como el control de los diferentes bienes, muebles e inmuebles, propiedad de cada entidad u organismo del sector público.
Implantar un adecuado sistema de control interno para su correcta administración.
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406-02 Planificación
Para el cumplimiento de los objetivos y necesidades institucionales, formularán el Plan Anual de Contratación con el presupuesto correspondiente.
El Plan Anual de Contratación, PAC, contendrá las obras, los bienes y los servicios incluidos los de consultoría a contratarse durante el año fiscal, asociada al Plan Nacional de Desarrollo.
El plan al igual que sus reformas será aprobado por la máxima autoridad de cada entidad y publicado en el portal de compras públicas www.compraspúblicas.gov.ec
Para participar en los procesos de contratación, deberá estar inscrita y habilitada en el Registro Único de Proveedores, RUP,
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406-06 Identificación y protección
Se establecerá una codificación adecuada que permita una fácil identificación, organización y protección de las existencias de suministros y bienes de larga duración.
El responsable de la custodia de los bienes de larga duración, mantendrá registros actualizados, individualizados, numerados, debidamente organizados y archivados.
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406-05 Sistema de registro
El Catálogo General de Cuentas del Sector Público, contendrá los conceptos contables que permitan el control, identificación, destino y ubicación de las existencias y los bienes de larga duración.
Los bienes que no reúnan las condiciones para ser registrados como activos fijos, se registrarán directamente en las cuentas de gastos o costos según corresponda.
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406-04 Almacenamiento y distribución
El Guardalmacén o Bodeguero tiene la responsabilidad de acreditar con documentos, su conformidad con los bienes que ingresan, debiendo verificar si se ajustan a los requerimientos.
Para el control de los bienes se establecerá un sistema adecuado de registro permanente, debiendo incluirse registros auxiliares individualizados o por grupos de bienes de iguales características.
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406-07 Custodia
La custodia permanente de los bienes, permite salvaguardar adecuadamente los recursos de la entidad, fortaleciendo los controles internos de esta área.
Corresponde a la administración de cada entidad pública, implementar su propia reglamentación relativa a la custodia física y seguridad.
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406-08 Uso de los bienes de larga duración
Los bienes de larga duración se utilizarán únicamente en las labores institucionales y por ningún motivo para fines personales, políticos, electorales o religiosos.
El daño, pérdida o destrucción del bien por negligencia comprobada o mal uso, no imputable al deterioro normal de las cosas, será de responsabilidad del servidor que lo tiene a su cargo.
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406-09 Control de vehículos oficiales
Para fines de control, las unidades responsables de la administración de los vehículos, llevarán un registro diario de la movilización de cada vehículo, donde debe constar: la fecha, motivo de la movilización.
Los vehículos del Estado llevarán placas oficiales y el logotipo que identifique la institución a la que
pertenecen.
Los vehículos del sector público y de las entidades de derecho privado que disponen de recursos públicos, están destinados exclusivamente para uso oficial, en los días y horas laborables.
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406-10 Constatación física de existencias y bienes de larga duración
De esta diligencia se elaborará un acta y las diferencias que se obtengan durante el proceso de constatación física y conciliación con la información contable, serán investigadas y luego se registrarán los ajustes respectivos.
El auditor interno participará en calidad de observador, para evaluar la adecuada aplicación de los procedimientos establecidos.
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406-11 Baja de bienes por obsolescencia, pérdida, robo o hurto
Para proceder a la baja de bienes por su mal estado de conservación, obsolescencia, pérdida, robo o hurto, se observarán las disposiciones del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público.
Para la baja de bienes que no estén contabilizados como activos, por no reunir las condiciones para considerarse como tales, bastará que se cuente con la autorización del responsable de la Unidad de Administración Financiera.
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406-12 Venta de bienes y servicios
Las entidades públicas que vendan regularmente mercaderías, bienes o servicios, emitirán su propia reglamentación que asegure la recuperación al menos de sus costos actualizados, el cobro de los importes correspondientes a las mercaderías despachadas o servicios prestados
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406-13 Mantenimiento de bienes de larga duración
El área administrativa de cada entidad, elaborará los procedimientos que permitan implantar los programas de mantenimiento de los bienes de larga duración.
Diseñará y ejecutará programas de mantenimiento preventivo y correctivo, a fin de no afectar la gestión operativa de la entidad.
Corresponde a la dirección establecer los controles necesarios que le permitan estar al tanto de la eficiencia de tales programas.
La contratación de servicios de terceros para atender necesidades de mantenimiento, estará debidamente justificada y fundamentada por el responsable de la dependencia que solicita.
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406-14 Bienes procedentes de regalos o presentes de tipo institucional
Las servidoras y servidores públicos que en cumplimiento de reuniones, reciban presentes de tipo institucional, a su regreso, junto al informe de su comisión deberán dar a conocer a la máxima autoridad, sobre los presentes que hubiesen recibido.
La máxima autoridad debe establecer el correspondiente sistema de control interno para la administración de los bienes provenientes de regalos o presentes de tipo institucional de manera que se garantice su ingreso al patrimonio institucional de forma inmediata
