Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Ametikohtumiste ettevalmistamine - Coggle Diagram
Ametikohtumiste ettevalmistamine
Korralduslik ehk tehniline ettevalmistus (sekretäri ülesanded)
Osavõtjate määramine: sekretär peab koostama nimekirja koos korraldajaga
Kohtumise aja ja koha kooskõlastamine: sekretär otsib koha, kus saaks koosolekut pidada. Tuleb läbi arutada ka juhatajaga eelnevalt
Osavõtjate informeerimine toimumise ajast ja kohast: sekretär peab saatma kutset laiali, kas e-posti teel või muid alternatiive kasutades ja nt kui keegi tuleb bussiga või autoga kas siis parkimine on tasuta
Päeva-,Kutsete ja Töökorra kavandite ning vajalikke dokumentide saatmine osavõtjatele: sekretär peab õigeagselt saatma vajaliku info ja dokumendid osalistele enne ametikohtumist
Osavõtjate registreerimise korraldamine: sekretär peab korraldama online vormis registreerimise või kasutades muid alternatiive, et registreerimine oleks võimalikult mugav ja kompaktne
Kohtumise ruumide ettevalmistamine: sekretär peab veenduma, et ruumis on piisavalt kohti ning ruum on puhas.
Kontrollima tehnilised vahendid üle, kas tehnilised vahendid töötavad, on nad üldse olemas ruumis, kontrollima õhu temperatuuri ja õhuliikuvust, et osalejatel paha/ebamugav ei hakkaks
Osavõtjate istuma paigutamise kavandamine: sekretär peab läbi mõtlema kus keegi istub, ettekande/esinejad tegijad eespool jne. Jälgima, et igal osalejal on piisavalt ruumi
Nimesiltide ettevalmistamine: väiksema ametikohtumise puhul saab sekretär ise valmistada nimesildid, aga suurema puhul võib tellida väljaspoolt teenusepakkujalt nimesildid
Vajalike tehniliste vahendite muretsemine: sekretär peab nõupidama kohtumise korraldajaga, et välja selgitada mis vahendeid täpsemalt vaja on (nt tahvel kuhu peale saab märkmeid teha, kirjutusvahendid, helitehnika, projetorid jpm)
Majutuse korraldamine: otsida majutus osalejatele kes seda vajavad (osalejad kes tulevad kaugemalt)
Toitlustamise korraldamine: sekretär peab vajadusel pöörduma teenusepakkuja poole toitlustuse osas.
Transpordi korraldamine: sekretär peab kindlaks tegema, kas asukohta saamine on mugav, lähedale pääs autoga või ühistranspordiga võimaldatud. Vajadusel korraldada transport osalejatele
Turvalisus: sekretär peab muretsema nt desinfitseerimisvahendid ning maskid, koroona tõttu
Sisuline ettevalmistus (korraldaja ülesanded)
Kohtumise eesmärgi määratlemine: korraldaja mõtleb eelnevalt läbi, mis teemadel räägitakse, et ei esineks kõrvale kaldumisi
Kohtumise eesmärgi määratlemine: korraldaja peab läbi mõtlema, mis eesmärgil kohtumine toimub (nt tekkinud probleemi lahendamine, uus projekt, leping jm)
Ülesannete jagamine: korraldaja peab jagama tööülesanded (näiteks sekretär vastutab tehnilise poole eest)
Arutlusele tulevate küsimuste määratlemine: korraldaja mõtleb eelnevalt läbi küsimused, et kohutmine sujuks
Põhiliste etteapanekute, seisukohtade kokkuleppimine: korraldaja peab läbi viima kohtumise nii, et kohtumine lõppeks soovitud eesmärgiga ja küsimustele on lahendused leitud
Võimalike järelandmiste ja sobivate lahenduste leidmine: korraldajal võib-ette tulla, et peab leppima antud olukorraga, et lahenduseni jõuda
Kohtumise päevakorra projektide väljatöötamine: korraldaja peab kindlaks tegema, et eeltöö on ära tehtud. Kõne alla tulevad teemad ja ettekanded on põhjalikult ette valmistatud
Kohtumise taktika, meetodite kooskõlastamine: korraldaja paneb eelnevalt paika, kuidas kohtumist läbi viiakse (kes on esinejad, hääletamine, ühisarutlused jm)
Vajalike dokumentide algmaterjalide ettevalmistamine: võimalikult palju eeltööd ära teha enne kohtumist, et ei läheks ebavajaliku aega dokumentide koostamiseks
Otsuse või lepingu projektide ettevalmistamine: korraldaja koostab otsused või lepingud, mis tulevad arutlusele ning sekretär edastab need vajadusel osavõtjatele enne ametikohtumist
Peale ametikohtumist: kokkuvõte, kas eesmärgid said täidetud ja kas küsimustele leiti lahendused/analüüs
Kasutatud allikad: www.sekretar.ee/
http://materjalid.tmk.edu.ee/anne_ilp/Ametikohtumised/index.html/
google