Generalidades
Se entiende por documento a cierta información contenida en un medio de soporte, el cual no necesariamente debe ser el papel o un archivo digital. Sin embargo, se entenderá como documento a todos aquellos soportados ya sea en papel o en medios digitales (archivos de procesadores de texto, bases de datos, etc.).
La presentación de los documentos del SGA debe mantener uniformidad y se los elaborará sobre las plantillas existentes para cada tipo de documento (Anexos 1 y 2). Se debe emplear papel tamaño A4 y de preferencia letra tipo “Arial” tamaño 10, interlineado de 1,15. Los márgenes superior e inferior de preferencia serán de 2,5 cm y 2 cm, respectivamente, con una distancia de 0,75 cm desde el filo de la hoja al texto superior e inferior. El margen izquierdo y derecho de preferencia tendrán 3 cm.
El sistema documental debe procurar ser sencillo, de fácil manejo y control. Se debe presentar el texto de forma clara y fácilmente comprensible, incluyendo únicamente las explicaciones estrictamente necesarias. Para dar mayor claridad al documento o facilitar su comprensión, se recomienda incluir tablas o ilustraciones. Se puede utilizar notas para ampliar explicaciones, dar ejemplos, restringir usos o aplicaciones.
