Please enable JavaScript.

Coggle requires JavaScript to display documents.

CHƯƠNG 5: HIỆU QUẢ CÁ NHÂN VÀ GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH - Coggle Diagram

- - - - Là một nguồn tài nguyên quý giá, thời gian của người quản lý phải được sử dụng một cách hiệu quả và tối ưu nhất. Các công việc cần được lên lịch và xếp loại ưu tiên, phân định rõ các việc quan trọng và khẩn cấp
    - - Là quá trình phân bổ thời gian cho các nhiệm vụ một cách hiệu quả nhất
      - Quản trị thời gian hiệu quả liên quan đến: Mục tiêu hoặc thiết lập mục tiêu, Lập kế hoạch hành động, Ưu tiên, Tập trung, Sự khẩn cấp, Tổ chức
    - - Nâng cao hiệu quả và năng suất sản xuất của cá nhân và tập thể
      - Tăng lượng “thời gian riêng tư” cho mỗi cá nhân
      - Giảm bớt áp lực trong công việc
      - Tăng niềm vui trong công việc
      - Nâng cao sức sáng tạo
      - Có thể dự trù được nhiều việc cho kế hoạch tương lai và giải quyết các vấn đề mang tính dài hạn)
    - - Xác định mục tiêu (Identifying objectives): phân loại những gì phải làm, những gì có thể làm và những gì muốn làm. Những việc khẩn cấp không phải lúc nào cũng quan trọng
      - Ưu tiên và lên lịch (Planning and controlling): Tiến độ cần được kiểm tra thường xuyên để kiểm soát sự gián đoạn bất ngờ; các mục khẩn cấp hơn sẽ được ưu tiên thực hiện trước
      - Lập kế hoạch kiểm soát (Prioritising and scheduling): đánh giá các mức độ quan trọng của nhiệm vụ và ước tính thời gian cần thiết thực hiện
  - - - Phải ước lượng thời gian hợp lý
      - Phải thực tế
      - Phải khả thi
      - Đo lường được
      - Phải cụ thể
    - - Lập “to do list”: Lập thời gian biểu bằng một văn bản cụ thể, những việc phải làm cần được thiết lập, ưu tiên những việc cần làm gấp
      - Tránh mất thời gian cho những công việc chưa cần làm gấp và tập trung vào những việc quan trọng nhất
      - Có thể xem lại “to do list” và sắp xếp lại các mục ưu tiên cần làm vào hôm sau
      - Những việc quan trọng nên thực hiện vào khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất trong ngày
    - - Trong quá trình lập kế hoạch hành động (xây dựng “to do list”) cần ưu tiên cho các mục tiêu quan trọng
      - Xác định từng mục tiêu quan trọng cho từng thời điểm
      - Tập trung thực hiện xong từng mục tiêu theo từng thời điểm mà kế hoạch đã xây dựng
    - - Làm một việc tại một thời điểm cho đến khi hoàn thành, nếu có thể
    - - Xác định mục tiêu ưu tiên và mục tiêu gấp rút (cần làm gấp) trong “to do list”
      - Không trì hoãn, cố gắng hoàn thành mục tiêu đúng hạn
      - Làm việc đúng không bằng làm đúng việc
    - - Môi trường lộn xộn sẽ kém hiệu quả
        
        Sự bừa bộn có thể chi phối đến sự tập trung trong công việc
        
        Mất nhiều thời gian tìm kiếm các thứ mình cần
        
        Môi trường lộn xộn làm giảm cảm giác tự tin và động lực
      - Cải thiện tổ chức công việc
        
        Act: Hành động ngay lập tức
        
        Bin: Loại bỏ những thứ không liên quan, không có giá trị
        
        Create: Lập kế hoạch xác định công việc
        
        Deligate: Ủy quyền cho người khác xử lý
  - - - Quản lý thời gian hiệu quả = Việc quan trọng làm trước + Kết thúc từng việc một + Chia nhỏ ra, làm việc nhỏ, dễ trước
    - - Do (Khẩn cấp+Quan trọng): thực hiện ngay lập tức
      - Decide (Không khẩn cấp+Quan trọng): lập kế hoạch thực hiện công việc
      - Delegate (Khẩn cấp+Không quan trọng): có thể ủy quyền cho người khác làm giúp không
      - Delete (Không khẩn cấp+Không quan trọng): không nên thực hiện những công việc này
      - Khác biệt giữa "Khẩn cấp" và "Quan trọng"
        
        “Công việc khẩn cấp” đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức của bạn, nhưng bạn có làm ngay hay không chưa chắc đã trở thành vấn đề
        
        “Công việc quan trọng” là nếu như không làm – chúng có thể gây ra những kết quả nghiêm trọng cho bạn hoặc người khác
  - - - Kế hoạch làm việc có nghĩa là lập kế hoạch làm thế nào, khi nào và bởi ai, nhằm đáp ứng mục tiêu đề ra một cách hiệu quả
    - - Phân bổ công việc cho người và máy móc
      - Xác định thứ tự thực hiện các hoạt động
      - Xác định chính xác thời điểm mỗi hoạt động sẽ được thực hiện
      - Kiểm tra và kiểm soát nhằm đảm bảo đúng thời gian
- - - - Giao tiếp: là một quá trình hoạt động truyền hoặc trao đổi thông tin và cung cấp thông tin phản hồi. Nó là cần thiết để chỉ đạo và phối hợp các hoạt động
    - - Là điều kiện để tồn tại và phát triển
      - Tạo nên sự hiểu biết lẫn nhau và hiểu chính bản thân
      - Tạo mối quan hệ và văn hóa công sở
      - Tránh hiểu lầm và đưa thông tin sai lệch
      - Cân bằng cảm xúc
      - Phát triển nhân cách
    - - Giao tiếp theo chiều dọc (Vertical): hương lên và xuống 1 chuỗi liên tục từ cấp trên đến cấp dưới và ngược lại
      - Giao tiếp theo chiều ngang (Horizontal or later): giữa những người có cùng cấp bậc, trong cùng bộ phận hoặc phòng ban, hoặc trong các bộ phận, phòng ban khác nhau
      - Giao tiếp liên ngành (Interdepartmental): bởi những người có cấp bậc khác nhau có thể mô tả là giao tiếp chéo
    - - Mô hình vòng tròn: tốc độ giải quyết vấn đề nhanh nhất, lãnh đạo C, sự hành lòng thấp nhất
      - Mô hình chuỗi: tốc độ giải quyết vấn đề nhanh thứ 2, lãnh đạo C, sự hành lòng cao thứ 3
      - Mô hình chữ Y: tốc độ giải quyết vấn đề nhanh thứ 3, lãnh đạo C (ít hơn so với bánh xe và Y), sự hành lòng cao thứ 2
      - Mô hình bánh xe: tốc độ giải quyết vấn đề chậm nhất, lãnh đạo không có gì nổi bật, sự hành lòng cao nhất
  - - - Người gửi (Sender) -> Mã hóa (Encode) -> Phương tiện (Medium) -> Giải mã (Decode) -> Người nhận (Receiver) -> Trả lời (Response)
    - - Rõ ràng (Clarity): người nhắn phải nhận biết được năng lực của người nhận để sử dụng từ ngữ phù hợp nhất
      - Người nhận (Recipient): phải được xác định rõ ràng, nên chọn phương tiện phù hợp để tránh sự méo mó trong truyền tin
      - Phương tiện trung gian (Medium): kênh và phương tiện được chọn đảm bảo tin nhắn đến đối tượng mục tiêu
      - Kịp thời (Timing): thông tin phải được cung cấp kịp thời, sẽ mang lại lợi ích hơn
    - - Hướng đến người phù hợp (Directed to appropriate people)
      - Thông tin phù hợp, không quá nhiều (Relevant to their needs)
      - Thông tin chính xác, đầy đủ (Accurate and complete)
      - Kịp thời (Timely)
      - Linh hoạt (Flexible)
      - Hiệu quả trong việc truyền đạt ý nghĩa (Effective in conveying meaning)
      - Chi phí hiệu quả (Effective cost)
  - - - Kênh truyền thông không chính thức (thân thiện): cung cấp các thông tin cho hệ thống chính thức (trang trọng)
    - - Cập nhật thông tin nhanh chóng (sớm hơn hệ thống chính thức)
      - Liên quan đến tổ chức không chính thức
      - Liên quan đến chính sách nội bộ, mà có thể không được phản ánh trong các giao tiếp chính thức
      - Có thể bỏ qua quản lý các bí mật
    - - Là khả năng sử dụng phương tiện ngôn ngữ nói hoặc ngôn ngữ cơ thể để diễn đạt suy nghĩ, ý kiến, cảm nhận một cách rõ ràng và thuyết phục, đồng thời thúc đẩy được giao tiếp hai chiều
      - Lắng nghe (Listening): lắng nghe trong giao tiếp là giải mã và nhận thông tin
      - Giao tiếp phi ngôn ngữ: ngôn ngữ cơ thể (Non-verbal communication: Body language)
    - - Là một kỹ thuật thu thập dữ liệu quan trọng thông qua các tri giác như nghe, nhìn,…. Có thể được sử dụng để đo lường hiệu quả của các thủ tục hoặc để thiết lập chính xác các quy trình đã có và đang được sử dụng
  - - - Bao gồm “noise” (nhiễu) từ môi trường, các thông điệp được mã hóa hoặc giải mã kém (méo mó) và sự thất bại trong cách hiểu do mối quan hệ tương đối của người gửi và người nhận
    - - Differences (Sự khác biệt về nền tảng XH, chủng tộc)
      - Distorsion of omission (Sự sai lệch hoặc bỏ sót thông tin)
      - Misunderstanding (Hiểu lầm)
      - Non-verbal signs (Dấu hiệu phi ngôn ngữ)
      - Overload (Quá tải)
      - People (Mọi người chỉ nghe những gì họ muốn nghe)
    - - Trạng thái (Status): của người gửi và người nhận thông tin
      - Biệt ngữ (Jargon)
      - Nghi ngờ (Suspicion)
      - Ưu tiên (Priorities)
      - Báo cáo chọn lọc (Selective reporting)
      - Sử dụng (Use)
      - Thời gian (Timing)
      - Cơ hội (Opportunity)
      - Xung đột (Conflict)
      - Khác biệt cá nhân (Personal differences)
  - - - Giao tiếp mặt đối mặt mà không cần thời gian di chuyển
      - Cuộc điện thoại mang tính cá nhân hơn một cuộc phỏng vấn nhưng nên tiết kiệm thời gian
    - - Truyền thông tin với giá rẻ cho nhiều người
      - Một bảng thông báo có thể cung cấp nhiều loại thông tin cho bất kỳ hoặc tất cả nhân viên
    - - Thông tin liên lạc bên ngoài/hồ sơ bí mật
      - Một lá thư là một phương pháp linh hoạt để cung cấp một hồ sơ bằng văn bản
    - - E-mail
      - Tiếp cận số lượng lớn người ở một số trang web / quốc gia
    - - Giải thích các sự kiện và lập luận phức tạp
      - Một báo cáo cho phép mọi người nghiên cứu tài liệu trong thời gian của riêng họ
    - - Tạo ý tưởng mới - Phản hồi tại chỗ - Truyền bá thông tin nhanh chóng
      - Mọi người có thể “nảy ý tưởng” cùng nhau
    - - Tăng sự cam kết và hiểu biết về lực lượng lao động
      - Một cuộc họp giao ban nhóm mang tính chất cá nhân hơn là một bảng thông báo
    - - Tiếp cận các thành viên ở một phạm vi rộng
      - Hội nghị cho phép các thành viên có cơ hội thảo luận và hiểu những gì tổ chức đang làm
    - - Giao tiếp một cách chính thức và bí mật
      - Các cuộc phỏng vấn tốn kém về thời gian quản lý nhưng cần thiết cho việc giao tiếp bí mật
- - - - Là bản mô tả các năng lực cần thiết và đầy đủ để thực thi thành công công việc của một vị trí, của một nhóm, của một đơn vị hoặc của cả tổ chức
    - - Hỗ trợ DN tuyển dụng hiệu quả
      - Giúp DN đánh giá hiệu suất cá nhân
      - Giúp DN đánh giá kỹ năng còn thiếu và lập kế hoạch đào tạo phù hợp
    - - Công bằng hơn trong việc đánh giá hiệu suất cá nhân, tạo nền tảng cho đánh giá tổng thể
      - Xác định những kỹ năng còn yếu của các thành viên làm cơ sở đánh giá điểm yếu của toàn đơn vị
      - Hỗ trợ nhân viên lập kế hoạch phát triển cá nhân phù hợp
    - - Khó phát triển
      - Phân nhiều loại nên khó đạt được tiêu chí SMART
      - Nếu không có tính đo lường sẽ không có ý nghĩa
  - - - Huấn luyện (Coaching): là khi 1 học viên được người có kinh nghiệm hướng dẫn thực hiện các nhiệm vụ. Huấn luyện tập trung vào các mục tiêu cụ thể
    - - Bước 1: Xác định mục tiêu đào tạo
      - Bước 2: Lập kế hoạch đào tạo
      - Bước 3: Xác định cơ hội nâng cao kiến thức, kinh nghiệm của học viên
      - Bước 4: Xác định điểm mạnh và hạn chế của học viên, tận dụng các cơ hội phát triển học viên phù hợp
      - Bước 5: Trao đổi phản hồi với học viên
  - - - Kèm cặp (Người đi trước): là quá trình hướng dẫn, cố vấn, hỗ trợ, khích lệ người khác với mục đích phát triển cá nhân và công việc
    - - Chia sẻ kinh nghiệm đặc thù của công ty cho người mới
      - Tạo quan hệ hợp tác bền vững, thành một nhóm lâu dài
      - Quan sát, đánh giá và hướng dẫn người mới
      - Làm mẫu để người mới bắt chước
  - - - Tư vấn (Counselling): là quá trình tương tác với người khác, đưa ra những lời lẽ lý giải, lời khuyên, quan điểm và ý kiến giúp họ hiểu rõ hơn về các vấn đề khó khăn của họ, đưa ra những lý do thuyết phục để áp dụng những biện pháp hiệu quả nhất nhưng không có quyền quyết định
    - - Thẩm định giải quyết vấn đề công việc/hiệu suất
      - Khiếu nại/kỷ luật
      - Thăng chức/điều chuyển vị trí công tác
      - Dự phòng/sa thải
      - Khó khăn nội bộ/cá nhân
      - Quấy rối, đe dọa, đối xử phân biệt
    - - Ngăn chặn sự kém hiệu quả
      - Thể hiện sự quan tâm đối với nhân viên
      - Tạo cho nhân viên sự tự tin, khích lệ họ phát triển bản thân và sự nghiệp
      - Nhận biết tình trạng của nhân viên và các nhân tố trong/ngoài công ty ảnh hưởng đến tình trạng của nhân viên
      - Hỗ trợ tổ chức thực hiện nghĩa vụ của mình
    - - Xác định thực trạng: làm rõ các tình huống đang gặp phải và các cơ hội bị bỏ qua
      - Phát triển kịch bản tối ưu hơn: làm rõ mong muốn của người được tư vấn và các mục tiêu cần đạt được
      - Xác định phương pháp thực hiện: giúp người được tư vấn xây dựng chiến lược hành động để hoàn thành mục tiêu đề ra, đạt được điều mà họ mong muốn
  - - - Kế hoạch phát triển cá nhân (Personal development plan): là kế hoạch hành động rõ ràng cho một cá nhân kết hợp các cơ hội phát triển
      - Phát triển cá nhân (Personal development): tức là chịu trách nhiệm chính cho việc bồi dưỡng chính mình và chọn phương tiện để đạt được điều này
    - - Cải thiện hiệu quả công việc hiện tại
      - Cải thiện kỹ năng và năng lực
      - Phát triển nghề nghiệp và thăng tiến trong tổ chức
      - Có được các kỹ năng và năng lực chung hoặc thay đổi định hướng
      - Theo đuổi sự phát triển cá nhân để hoàn thiện lợi ích và tiềm năng cá nhân
    - - Thiết lập mục tiêu trong ngắn hạn, trung hạn hoặc dài hạn trong sự nghiệp của bạn
      - Những gì quan trọng với bạn
      - Những gì bạn muốn đạt được
      - Đánh giá thực tế hiện tại
      - Đâu là điểm mạnh của bạn
      - Những gì bạn cần cải thiện…
  - - - Xung đột (mâu thuẫn): là sự đụng độ của các “thế lực” đối nghịch, bao gồm cả tính cách, lợi ích, ý kiến hoặc niềm tin của các cá nhân và nhóm
    - - Do con người (Human being): Bất đồng tính cách (Personality), Bất đồng phương pháp làm việc (Work style)
      - Do công việc (Job related): Tranh giành quyền lực (power), quyền lợi (benefit); Bất đồng mục tiêu (goal, interests)
    - - Giao tiếp (Communicate)
      - Đàm phán, nhượng bộ (Negotiate)
      - Tách biệt (Seperate)
  - - - Win Lose: Thông thường, sẽ có một bên thắng một bên thua. Ai cũng muốn chiến thắng, nhưng chỉ duy nhất một bên được thắng
      - Lose Lose: Cả hai tranh giành, cuối cùng đều tổn thương lẫn nhau, không ai được lợi
      - Win win: Hai bên hợp tác để giành thắng lợi