Please enable JavaScript.

Coggle requires JavaScript to display documents.

KỸ NĂNG ĐIỀU HÀNH VÀ KIỂM SOÁT NHÓM LÀM VIỆC …

- - - - điều hành nhóm làm việc được hiểu là quá trình hướng dẫn mọi hoạt động của các thành viên trong nhóm thực hiện những nhiệm vụ theo kế hoạch đề ra, với sự phân công công việc cụ thể và bảo đảm khai thác hiệu quả các nguồn lực đã được trang bị để đạt mục tiêu cao nhất.
    - - các thành viên nhóm làm việc đều tham gia vào hoạt động điều hành ở các cấp độ, mức độ khác nhau căn cứ vào kế hoạch hoạt động, tính chất nhiệm vụ đã được phân công. Hoạt động điều hành trong làm việc nhóm nhấn mạnh đến sự phân công, sự phối hợp giữa các thành viên, đảm bảo sự vận hành hiệu quả của tiến trình làm việc nhóm.
  - - - Đặc điểm tâm lý cá nhân của con người theo quan điểm của Max Webber (1969) gồm có các yếu tố quan trọng cấu thành:
        
        Nhận thức;
        
        Nhu cầu;
        
        Tình cảm;
        
        Cá tính;
        
        Tính khí.
  - - - Phong cách độc đoán
        
        Trưởng nhóm đưa ra mục đích công việc, quyết định phương thức làm việc, phân công nhiệm vụ, thông tin chủ yếu từ trên xuống. Phong cách này cả nhóm bị động theo dẫn dắt của trưởng nhóm, các thành viên độc lập với trưởng nhóm, đôi khi âm thầm chống lại trưởng nhóm.
        
        Phong cách này dễ gây ra chủ nghĩa cá nhân, ganh đua, ngờ vực lẫn nhau nhưng có ưu điểm là đôi khi nhóm nhanh triển khai công việc và đạt mục tiêu, có hiệu quả.
      - Phong cách cộng tác
        
        Người trưởng nhóm là người đề xuất các phương án khác nhau để nhóm bàn bạc, lựa chọn. Trưởng nhóm phân công nhiệm vụ khi được bàn bạc thống nhất. Hoạt động nhóm theo cách tiếp cận có sự tham gia, có sự hợp tác của mọi thành viên
        
        Phong cách này có nhược điểm là mất nhiều thời gian cho thảo luận, bàn bạc. Nếu cần giải quyết gấp rút công việc thì không phù hợp. Phong cách này nhận được sự hài lòng của các thành viên và tăng hiệu quả trong công việc.
      - Phong cách tự do
        
        Trưởng nhóm không đưa ra quyết định, nhóm tự do tổ chức giải quyết các công việc. Nhóm có thể sinh ra những thủ lĩnh tự phát, làm giảm uy tín của trưởng nhóm.
        
        Phong cách này cũng dễ dẫn tới thất bại vì nhóm không có khả năng tự tổ chức, thái độ né tránh công việc sẽ làm phát sinh xung đột giữa các thành viên.
- - - - -Tiêu chuẩn phải đo lường được;
      - -Là cơ sở để xác định sự phù hợp;
      - -Tiêu chuẩn không cao quá;
      - -Không thấp quá;
      - -Phải có dung sai;
      - -Xác định các điều kiện đo lường kết quả thích hợp.
- - - - Với cách định nghĩa về thuật ngữ quản lý và thuật ngữ thời gian như trên, có thể hiểu một cách khái quát rằng, kỹ năng quản lý thời gian là khả năng con người sử dụng thời gian một cách hiệu quả nhằm đạt được mục đích của mình thông qua việc lên kế hoạch, tổ chức và kiểm tra việc sử dụng thời gian một cách tối ưu.
      - Sô đồ chung khái niệm về quản lý
    - - 4.3.1.2.1. Quản lý thời gian thực chất là quá trình lập kế hoạch sử dụng thời gian
        
        Không thể phủ nhận rằng thời gian là nguồn tài sản quý giá. Việc lập kế hoạch sử dụng thời gian là đặc điểm cơ bản để sử dụng thời gian hiệu quả hay quản lý thời gian một cách khoa học.
        
        Những nghiên cứu chuyên biệt về lập kế hoạch sử dụng thời gian đòi hỏi bạn phải bắt đầu bằng thao tác phân tích thời gian.
        
        Việc lên kế hoạch sử dụng thời gian là một bải toán khó nhưng đó là yêu cầu đầu tiên và tối quan trọng đối với một con người có khả năng quản lý.
      - 4.3.1.2.2. Quản lý thời gian là quá trình tổ chức sử dụng thời gian hiệu quả.
        
        Thực chất cho thấy việc sử dụng thời gian hay quản lý thời gian dựa trên nền tảng của việc triển khai quá trình sử dụng thời gian. Đó chính là những thao tác cụ thể hóa của việc thực thi kế hoạch đã xác lập
        
        Những biểu hiện của đặc điểm này cho thấy chủ thể quản lý thời gian phải tổ chức việc sử dụng thời gian sao cho thật hiệu quả thông qua những thao tác sau:
        
        chú ý đến chế độ sinh học của mình khi sử dụng từng mốc thời gian
        
        biến chi nhỏ các kế hoạch dài hạn thành những chương trình hành động ngắn hạn và thực thi tuần tự
        
        khi xử lý những công việc khó thì hãy xử lý từng phần nhỏ của nó mà không hẳn phải cố công bằng mọi giá để đạt được nó
        
        luôn phân biệt hay phân cấp những công việc không hiệu quả về thời gian đối với chính mình để có những định hướng thích ứng, luôn biết kiểm tra lại kế hoạch và cập nhật khi cần thiết.
      - 4.3.1.2.3. Quản lý thời gian là quá trình giám sát, kiểm tra kế hoạch và thực tế sử dụng thời gian.
        
        Việc lập ra kế hoạch và tổ chức thực hiện sử dụng thời gian hiệu quả cũng chỉ thật sự hiệu quả nếu như chủ thể biết giám sát và kiểm tra việc sử dụng thời gian một cách nghiêm khắc, tối đa
        
        Việc giám sát này trước hết đòi hỏi bạn phải có thái độ nghiêm khắc với chính mình hoặc nghiêm túc với những góp ý của người giám sát.
        
        Để có thể thực hiện việc giám sát thì cần chú ý những biểu hiện: luôn chú tâm đến việc kiểm tra xem trong ngày/tuần kế hoạch của mình được thực hiện nghiêm khắc ở mức độ nào. Ngoài ra, dành một khoảng thời gian để thực hiện việc kiểm tra kế hoạch cũng như đánh giá khả năng thực hiện kế hoạch của mình.
        
        Việc giám sát này có thể được thực thi bởi những công cụ hoặc những người khác (đặc biệt là trong giai đoạn đầu của việc rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian). Nếu nhận được những “nhắc nhở” hay những tín hiệu của các công cụ thì hãy thực hiện nghiêm túc và chính bản thân yêu cầu của việc giám sát cũng đòi hỏi phải có bước kiểm tra xem việc thực hiện những nhắc nhở của công việc này như thế nào. Nếu nhận được những lời góp ý, phê bình của người giám sát thì phải nghiêm túc đón nhận cũng như nên dành khoảng thời gian để tổng kết và tóm lược những góp ý nếu được những người giám sát hoặc người hướng dẫn sẻ chia.
    - - 4.3.1.3.1. Thay đổi những thói quen xấu ảnh hưởng đến kỹ năng quản lý thời gian của bản thân liên quan đến việc quản lý thời gian và những thói quen tích cực.
        
        Những thói quen xấu ảnh hưởng đến kỹ năng quản lý thời gian có thể đề cập là không mang theo thời khóa biểu hay lịch làm việc, thiếu việc sắp xếp thời gian, thiếu việc tổ chức sắp xếp trên bàn ghế làm việc, tài liệu không được bày trí gọn gàng, đồ dùng không ngăn nắp…
        
        Cần xác lập những thói quen tích cực để hạn chế những thói quen xấu trên cũng như tập những thói quen tích cực: sử dụng hiệu quả công cụ để quản lý thời gian như đồng hồ báo thức, điện thoại di động, kiên quyết với những dự định của mình theo thời gian đã xác lập.
      - 4.3.1.3.2. Bắt đầu rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian từ những hành động nhỏ nhặt liên quan đến việc quản lý thời gian.
        
        Quản lý thời gian – một thói quen hoàn tòan có thể tự rèn luyện nếu cá nhân nỗ lực và cố gắng. Việc thay đổi những hành động nhỏ nhặt trong khi sử dụng thời gian từ khi lên kế hoạch cho đến lúc thực thi đều đòi hỏi ý thức của chính mình thật rõ ràng.
        
        Hãy lập cho mình thói quen kiểm soát thời gian biểu hàng ngày, bạn sẽ rất chủ động và trở nên chuyên nghiệp trong công việc. Bên cạnh đó, đừng quên dùng những mẩu giấy thật ấn tượng để liệt kê những công việc trong ngày theo thứ tự ưu tiên. Sẽ có một số công việc bạn nên làm vào thời khắc “sung” nhất về mặt thể chất và tinh thần, vì lúc này bạn thực sự tỉnh táo và sáng suốt.
      - 4.3.1.3.3. Quản lý thời gian là cân bằng việc sử dụng thời gian cho hoạt động của mình chứ không hẳn là tiết kiệm thời gian.
        
        Thời gian sẽ được quản lý một cách hiệu quả khi con người lưu ý rằng, đừng quá lạm dụng thời gian của mình vì ít nhất hãy để cho mình cảm thấy thời gian là của riêng mình. Mỗi tuần, nên chừa trống một buổi để thực hiện cơ chế “tự thưởng” dành cho bản thân, sẽ cảm nhận được sự hữu ích của cuộc sống và thời gian vẫn là một người bạn quý.
        
        Việc cân bằng khả năng sử dụng thời gian đòi hỏi chủ thể phải biết dành từng mốc thời gian tương ứng cho từng nhu cầu của con người hay từng mối quan tâm của con người. Việc dành thời gian thích hợp cho các dạng hoạt động cơ bản như thể dục, vui chơi, giải trí, học tập, nghiên cứu khoa học , chuẩn bị việc làm, nâng cao trình độ…là những hành động thiết thực theo hướng cân bằng việc quản lý thời gian.
        
        Quản lý thời gian theo nguyên tắc này không có nghĩa là dồn ép mình một cách quá đáng để tiết kiệm nhằm làm việc gấp đôi, gấp ba, mà là dành những khoảng thời gian cần thiết để nghỉ ngơi, để tái tạo sức lao động, để cân bằng đời sống tâm lý hay thậm chí là dành riêng cho chính mình thời gian rảnh rỗi..
  - - - Vấn đề không phải là yếu tố khách quan mà thực sự là yếu tố chủ quan tức chủ thể nhận thức được, có nhu cầu, có điều kiện và khả năng giải quyết mâu thuẫn. Vấn đề là sự phản ánh mâu thuẫn trong quá trình nhận thức khách thể bởi chủ thể được thể hiện trong những tình huống cụ thể
    - - 4.3.2.2.1. Phạm vi của vấn đề
        
        Một vấn đề có thể diễn ra trong một tình huống hàng ngày trong đời sống gia đình, quan hệ bạn bè, học tập, công tác và chỉ liên quan đến một cá nhân nào đó. Bên cạnh đó, có những vấn đề có ảnh hưởng đến một nhóm nhất định.
        
        Tuy nhiên, cũng có rất nhiều trường hợp, đó cũng
        có thể là vấn đề mang tầm cỡ quốc gia, thậm chí quốc tế. Khi đó, để giải quyết vấn đề cần phải có sự hợp tác của nhiều bên. Nói tóm lại, các vấn đề khác nhau có phạm vi hẹp hay rộng khác nhau. Phạm vi của vấn đề ảnh hưởng đến việc vận dụng nguồn nhân lực như thế nào để giải quyết vấn đề.
      - 4.3.2.2.2. Tính phức hợp của vấn đề
        
        *Số lượng các biến cố:
        Tính phức hợp của vấn đề thể hiện ở số lượng các biến cố hay cũng chính là những thông tin chưa biết cần tìm hiểu khi giải quyết vấn đề. Thông thường, một vấn đề thường bao gồm trong đó rất nhiều những biến cố khác nhau đòi hỏi người giải quyết vấn đề phải nhận dạng được các biến cố này. Số lượng biến cố càng ít thì vấn đề càng dễ giải quyết và ngược lại, số lượng biến cố càng nhiều thì vấn đề càng khó giải quyết.
        
        *Sự phân nhánh:
        Khi một vấn đề xảy ra, xuất phát điểm chỉ từ một nguyên nhân nhất định. Tuy nhiên, nếu vấn đề không được giải quyết sẽ kéo theo nhiều những tình huống khác nhau và làm cho vấn đề trở nên khó khăn hơn và phức tạp hơn. Khi đó, việc giải quyết vấn đề trở nên khó khăn nếu nguyên nhân chính đã bị một chuỗi những sự kiện khác che lấp và chủ thể không xác định được mấu chốt của vấn đề để giải quyết tận gốc.
    - - Nhiều tổ chức cũng như các nhà nghiên cứu khác nhau đều có một sự thống nhất kỹ năng giải quyết vấn đề là một kỹ năng sống hay kỹ năng mềm. Từ việc tham khảo những quan điểm của những nhà nghiên cứu về kỹ năng và kỹ năng giải quyết vấn đề, chúng tôi cho rằng: “Kỹ năng giải quyết vấn đề là sự giải quyết có kết quả những vấn đề nảy sinh trong hoạt động hằng ngày của con người bằng cách tiến hành đúng đắn các thao tác, hành động trên cơ sở vận dụng những kiến thức và kinh nghiệm của chủ thể”.
    - - Giai đoạn 1: Nhận ra vấn đề
        
        Khi chủ thể chưa nhận ra vấn đề tức là chủ thể chưa có hành động nào vì thực chất chưa biết vấn đề đang gặp phải là gì. Để sớm nhận ra vấn đề đòi hỏi chủ thể có kinh nghiệm, tri thức và kỹ năng. Đặc biệt, trong công việc, yếu tố quan trọng để nhận ra vấn đề chính là kinh nghiệm, vì kinh nghiệm sẽ cho chủ thể biết được khi nào một chuyện trông rất đáng lo ngại nhưng lại có thể bỏ qua vì hầu như nó không có khả năng chuyển thành một vấn đề.
        
        Có những vấn đề đôi khi không cần phải giải quyết hay đưa ra giải pháp nào thì chúng cũng sẽ “qua đi”. Ngược lại, có một số trường hợp, nếu chủ thể không giải quyết thì nó sẽ không bao giờ mất đi, thậm chí vấn đề trở nên trầm trọng hơn trươc đó.
      - Giai đoạn 2: Xác định vấn đề
        
        Chủ thể phải nhận biết được vấn đề nào ảnh hưởng đến chủ thể và vấn đề nào không quan tâm. Nếu chủ thể không có quyền hạn hay khả năng, nghĩa vụ phải giải quyết nó thì tốt nhất nên chuyển vấn đề cho người có thể giải quyết.
        
        Ngược lại, chủ thể phải nhận thức rõ vấn đề để chính thức bắt tay giải quyết nó. Nói khác đi, nhận là chủ sở hữu của vấn đề là khi chủ thể nhận thấy có một vấn đề đang tồn tại cần giải quyết và đáng giải quyết. Sau đó quyết định có nghĩa vụ giải quyết nó, phải dốc toàn lực vào giải quyết vấn đề này, bảo đảm rằng những ai có liên quan biết rằng chính chủ thể là người chịu trách nhiệm giải quyết.
      - Giai đoạn 3: Hiểu vấn đề
        
        Khi chủ thể có một vấn đề, chủ thể phải nhận là người giải quyết nó. Điều này có nghĩa là chủ thể phải định nghĩa (chỉ ra, mô tả) rõ ràng, tìm hiểu càng nhiều thông tin càng tốt để giúp chủ thể hiểu vấn đề và tìm ra được cách giải quyết vấn đề. Nói cách khác, hiểu vấn đề sẽ giúp chủ thể xác định nguyên nhân của vấn đề.
      - Giai đoạn 4: Đề ra các phương án giải quyết
        
        Dựa trên những phân tích ở giai đoạn 3, chủ thể sẽ liệt kê những giải pháp có thể thực hiện. Việc liệt kê các phương án này có một giá trị quan trọng là làm tiền đề để lựa chọn giải pháp tốt nhất. Do vậy, trong giai đoạn này, càng nhiều phương án được đưa ra thì cơ hội lựa chọn được phương án tối ưu càng cao.
      - Giai đoạn 5: Chọn giải pháp tốt nhất
        
        Chủ thể phải tiến hành phân tích ưu điểm, khuyết điểm, rủi ro của từng phương án và lựa chọn phương án tối ưu. Phương án tối ưu là phương án chứa nhiều ưu điểm nhất, ít rủi ro nhất, phù hợp với hoàn cảnh và khả năng thực thi của chủ thể.
      - Giai đoạn 6: Thực thi giải pháp
        
        Thực thi giải pháp là việc lên một kế hoạch thực hiện, trong đó có những hành động cụ thể để thực thi giải pháp tối ưu đã lựa chọn.
      - Giai đoạn 7: Theo dõi và đánh giá giải pháp
        
        Sau khi thực thi giải pháp, chủ thể cần kiểm tra xem cách giải quyết đó có thành công như mong đợi hay không, cũng như nó có tạo ra ảnh hưởng không mong đợi nào không. Đồng thời, quan trọng nhất là rút kinh nghiệm cho lần sau, hoặc đặt trường hợp vấn đề vẫn chưa được giải quyết, thì chủ thể phải thực hiện lại từ bước 1 để giải quyết vấn đề.
    - - Kỹ năng nhận thức vấn đề
        Kỹ năng này thực chất là kỹ năng nhận dạng vấn đề cần giải quyết và xác định được các mục tiêu cần phải đạt khi giải quyết vấn đề. Đó là những yêu cầu toàn diện liên quan đến việc nhận thức vấn đề
      - Kỹ năng xác định vấn đề và biểu đạt vấn đề
        Kỹ năng xác định vấn đề và biểu đạt vấn đề là kỹ năng xác định các nguồn thông tin cần thu thập; kỹ năng phân tích các mâu thuẫn chứa đựng trong từng tình huống cụ thể của vấn đề; kỹ năng phân tích các nguyên nhân dẫn đến vấn đề; kỹ năng biểu đạt vấn đề bằng ngôn ngữ.
      - Kỹ năng đề ra các ý tưởng giải quyết vấn đề
        Kỹ năng đề ra các ý tưởng giải quyết vấn đề là khả năng đưa ra được những ý tưởng khác nhau để giải quyết vấn đề. Mấu chốt của yêu cầu là cần phác thảo nhiều ý tưởng giải quyết vấn đề mà chưa phải chọn lựa.
      - Kỹ năng lựa chọn phương án tối ưu
        Kỹ năng lựa chọn phương án tối ưu là khả năng phân tích các ưu, nhược điểm và mức độ phù hợp cũng như những rủi ro của từng phương án để lựa chọn phương án tốt nhất. Theo Howard Senter (2005), phương án tối ưu thường là phương án:
      - Kỹ năng tổ chức thực hiện phương án
        Kỹ năng tổ chức thực hiện phương án là khả năng xây dựng một kế hoạch với những hành động cụ thể để thực hiện phương án đã lựa chọn. Việc tổ chức thực hiện phương án liên quan đến các yêu cầu cơ bản của nội hàm tổ chức: xác định điều kiện, xem xét mục tiêu, tiến hành các hành động cụ thể, quan tâm và chú trọng tương tác với môi trường chứa đựng vấn đề.
      - Kỹ năng kiểm tra, đánh giá Kỹ năng kiểm tra, đánh giá là khả năng xác định các tiêu chí cần đánh giá dựa trên mục tiêu ban đầu đặt ra và đi đến kết luận về mức độ thành công của phương án cũng như của quá trình giải quyết vấn đề. Đây là kỹ năng quan trọng góp phần đánh giá kết quả cũng như đưa ra nhưng quyết định mới hay tích lũy những kinh nghiệm cần thiết cho quá trình giải quyết vấn đề của chủ thể trong thực tiễn.