Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Sistem fail dan Surat Menyurat - Coggle Diagram
Sistem fail dan Surat Menyurat
Sistem Fail
Definisi
Sistem fail : Proses mengklasifikasi, menyusun dan menyimpan rekod supaya ianya dapat diperoleh dengan segera apabila dikehendaki.
Fail : Proses penyimpanan segala rekod dan dokumen untuk simpanan selamat atau satu rangkaian aktivti yang bermula dan berakhir pada titik yang sama.
Ciri-ciri Umum
Mudah dicari dan diperoleh dengan cepat apabila diperlukan
Tidak kompleks, mudah dikendalikan dan difahami serta tidak mengelirukan
Perlu disesuaikan dengan keperluan organisasi
Boleh diubahsuai jika perlu, mengikut kehendak dan keadaan organisasi
Melibatkan kos yang paling minimum
Dokumen perlulah mendapat perlindungan keselamatan dariada kebakaran, kekotoran, bencana alam dan kebocoran rahsia organisasi
Menggunakan ruang yang paling minimum
Pengkelasan fail
Kaedah
Abjad
Perkara
Angka
Tempat dan kawasan
Kod
Nombor
Ringkasan
Jenis
Fail Urusan Am (house keeping files)
Fail Urusan Fungsian (functional files)
Cara Menutup Fail
Ditup setelah mencapai 100 kandungan (1 inci tebal)
Catatkan jilid 1 dan jilid 2; MPKTR/02/03/Jld. 2/ ()
Labelkan fail yang memerluka tindakan segera; “Segera”(Am 99B) @ “Tindakan Serta Merta”(Am 99)
Fail lama diikat dengan tali putih
Letak di belakang fail baru atau tempat yang selamat
Contoh fail
Fail aktif
Fail tidak aktif
Jangka Hayat Fail Lama
Tindakan simpan/pindah/musnah dalam masa 5 tahun
Selepas 5 tahun, perlu tulis surat kepada Jabatan Arkib Negara
Jika tiada jawapan, simpan ditempat selamat khas untuk rujukan
Peringkat Keselamatan Fail
Prosedur Penulisan Surat Rasmi
Kategori
Surat dari jabatan kerajaan dan persatuan induk dan sebaliknya
Surat panggilan mesyuarat
Surat memohon jawatan
Surat jemputan ceramah
Surat memohon lawatan
Format Umum
Logo, nama dan alamat persatuan
Nama jawatankuasa tertinggi
Nombor fail (Ruj. Tuan & Ruj. Kami)
Tarikh
Alamat Penerima
Melalui (jika berkenaan)
Menghadap/pembukaan surat
Tajuk surat
Pembukaan dan kandungan surat
Cogan kata
Tandatangan, nama dan gelaran jawatan
Surat-surat salinan
'Initial' nama penulis dan jurutaip
Komunikasi Rasmi Melalui Media Elektronik
Media elektronik
Radio
Televisyen
Emel
Faks
Media cetak
Akhbar
Majalah
Lain-lain
Poster
Banner
Brosur