Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Sisem Fail & Surat Menyurat, DIRA NATASHA BINTI ADI ASHRAN &…
Sisem Fail & Surat Menyurat
Sistem dan jenis-jenis fail
Sistem fail: satu proses klasifikasi, penyusunan dan penyimpanan rekod
Ciri-ciri umum sistem fail
Mudah dicari
Tidak kompleks
Sesuai dengan keperluan organisasi
Kos minimum
Boleh diubahsuai
Ruang minimum
Pengkelasan fail
Fail boleh dikelaskan berdasarkan:
Abjad
Perkara
Angka
Tempat dan kawasan
Menggunakan kod
Jenis fail
Fail urusan Am
Fail Urusan Fungsian
Penutupan Fail
Ditutup setelah mengandungi >100 kandungan (1 inci)
Fail yang memerlukan tindakan segera, dilabelkan "Segera" (Am 99B) "Tindakan Serta Merta" (Am 99)
Fail lama ikat dengan tali putih
Jangka hayat fail lama
Lima tahun
Selepas 5 tahun tulis surat kepada Jabatan Arkib Negara
Jika tiada jawapan simpan selamat ditempat khas untuk rujukan
Peringkat Keselamatan Fail
Rahsia Besar
Keselamatan negara
Kuning berpalang merah
Rahsia
Tender & Kewangan
Merah Jambu berpalang depan/ belakang
Sulit
Laporan sulit & soalan
Hijau
Terhad
Fail peribadi & dokumen
Putih
Biasa
Terbuka & Harian
Putih
Sampul kecil
Satu fail sementara dibuka kerana fail asal tidak ditemui
Mengandungi satu tajuk sahaja
Hendaklah ditutup dan dimasukkan ke dalam fail besar
Fail ini tidak aktif
Kertas Minit
Satu fail satu kertas minit
perlu diminitkan dan direkod
Menggunakan Borang Am 6
Kertas minit disematkan di sebelah
kiri fail
Kandungan masuk = dakwat merah
Kandungan keluar = dakwat hitam
Prosedur penulisan surat rasmi
Kategori Surat Rasmi
Surat-menyurat dari jabatan kerajaan dan persatuan induk dan sebaliknya
Surat panggilan mesyuarat memohon jawatan
memohon ceramah
memohon lawatan
Format umum
Logo, nama dan alamat persatuan
Nama jawatankuasa tertinggi
Nombor fail (Ruj. Tuan & Ruj. Kami)
Tarikh
Alamat penerima
Melalui (jika berkenaan)
Menghadap / pembukaan surat
Tajuk Surat
Pembukaan dan kandungan surat
Cogan kata
Tandatangan, nama dan gelaran jawatan
Surat-surat salinan
Kependekan(initial) nama penulis
dan jurutaip
Komunikasi rasmi melalui media
eletronik
Media elektronik
Radio
Televisyen
Email
Faks
Media cetak
Akhbar
Majalah
Lain-lain
Poster
Banner
Brosur
DIRA NATASHA BINTI ADI ASHRAN & FAATIMATUZZAHRAH BINTI HALIMUDIN