Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Sistem Fail dan Surat-Menyurat, Ahli kumpulan: Adeline & Dyana -…
Sistem Fail dan Surat-Menyurat
Merupakan proses klasifikasi, penyusunan, dan penyimpanan rekod supaya ianya dapat diperolehi dengan kadar segera apabila dikehendaki
Ciri-ciri umum sistem fail
sesuatu dokumen mudah dicari dan diperolehi dengan cepat apabila diperlukan
tidak kompleks, mudah dikendalikan dan difahami serta tidak mengelirukan
perlu disesuaikan dengan keperluan organisasi
boleh diubahsuai jika perlu mengikut kehendak organisasi
perlu melibatkan kos dan ruang paling minimum
dokumen yang difailkan perlu mendapatkan perlindungan keselamatan daripada kebakaran, kekotoran, bencana alam, dan kebocoran rahsia organisasi
Pengkelasan fail mengikut:
abjad
perkara
angka
tempat/kawasan
nombor
ringkasan
Penutupan fail
fail hendaklah ditutup setelah mengandungi >= 100 kandungan (1 inci)
Setelah fail penuh, catatkan Jilid 1 dan menggunakan fail Jilid 2
Fail yang memerlukan tindakan segera dilabelkan "Segera" (Am 99B) / "Tindakan Serta Merta" (Am 99)
Fail lama diikat dengan tali putih ATAU letak di belakang fail baru.
Jangka hayat fail lama
Lima tahun - kajian keperluan (simpan, pindah, musnah)
Selepas 5 tahun tulis surat kepada Jabatan Arkib Negara
Jika tiada jawapan, simpan dengan selamat di tempat khas untuk rujukan
Sampul kecil
Satu fail sementara dibuka kerana fail asal tidak ditemui
Mengandungi satu tajuk sahaja
Hendaklah ditutup setelah digunakan dan dimasukkan ke dalam fail besar
Fail ini tidak aktif
Kertas minit
Satu fail, satu kertas minit
Setiap surat masuk dan keluar perlu diminitkan dan direkodkan menggunakan Borang Am 6.
Disematkan di sebelah kiri fail
Kandungan masuk = dakwat merah ; Kandungan keluar = dakwat hitam
Penulisan Surat Rasmi
Kategori surat rasmi
Surat-menyurat dari jabatan kerajaan dan persatuan induk dan sebaliknya
Surat panggilan mesyuarat memohon jawatan
Memohon ceramah/lawatan
Ahli kumpulan: Adeline & Dyana