Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
BUỔI 4 - Coggle Diagram
BUỔI 4
Thư thương mại
Là kênh giao tiếp để đưa ra các phản hồi về sản phẩm, thúc đẩy hoạt động kinh doanh
Khiếu nại và trả lời khiếu nại
Viết thư khiếu nại
Phần thân: Mô tả chi tiết, giải thích cụ thể mong muốn, yêu cầu.
Kết thúc: Kết thúc vui vẻ, thể hiện thiện chí. Thúc đẩy phản hồi từ người đọc.
Mở đầu: Diễn tả rõ ràng hành động mong muốn
Trả lời thư khiếu nại
Mở đầu: Chấp nhận yêu cầu hoặc thông báo điều chỉnh
Kết thúc: Kết thư tích cực, hướng tới mối quan hệ kinh doanh trong tương lai. Tránh đề cập cảm nhận không tốt.
Phần thân: Cho biết bạn sẽ chấp nhận các yêu cầu thế nào, cố gắng lấy lại niềm tin của khách hàng. Thể hiện thiện chí xin lỗi nhưng không thừa nhận thiếu trách nhiệm
Thông điệp thiện chí
(Goodwill messages)
Chân thành
Không gượng ép
Cụ thể
Súc tích
Quan tâm đến người nhận
Soạn thảo văn bản thương mại
Tìm kiếm thông tin
Thu thập ý kiến từ đối tượng mục tiêu: Phỏng vấn, thực hiện khảo sát
Brainstorming
Thiết lập giới hạn thời gian
Thiết lập hạn ngạch
Xác định vấn đề
Đưa ra các ý tưởng, tổng hợp ý tưởng ra giấy
Tổ chức và phân loại ý tưởng, giữ lại ý tưởng tốt nhất.
Nghiên cứu chính thức: Báo cáo chính thức của các doanh nghiệp, nguồn tin tức chính thống
Tổ chức thông tin
Tổ chức ý tưởng
Ý tưởng tương đồng
Phân loại
Thêm ý tưởng mới vào
Chuẩn bị phác thảo
Phân tích ý tưởng
Tạo sự khác biệt cho mỗi phân loại
Kích hoạt ý tưởng
Khi tổ chức ý tưởng nên
Chia nhỏ chủ đề và phân loại
Phá vỡ các thành phần vào điểm cần
Không được cho 1 mục duy nhất trong 1 thành phần
Sắp xếp ý tưởng không bị chồng chéo
Sử dụng chi tiết, minh họa, bằng chứng hỗ trợ
Xác địch rõ ràng mục tiêu
Ý tưởng tổ chức bên trong mô hình
Trực tiếp
Câu chủ đề => Phân tích, giải thích => Kết luận
Gián tiếp
Phân tích/ Giải thích ở phần đầu tiên
Soạn thảo
Chọn phong cách viết:
Viết nhanh.
Viết chậm hơn.
Không thể nghĩ ra từ tiếp theo thì đánh dấu và note "Tìm từ hoàn hảo sau đó"
Tạo ra câu hiệu quả
Nhấn mạnh ý tưởng quan trọng
In nghiêng, in đậm.
Chèn đánh dấu/ kí hiệu.
Sử dụng các từ sống động.
Giao tiếp rõ ràng
Chia thành những câu ngắn.
Cân bằng số câu dài và câu ngắn.
Tạo nhịp điệu cho câu.
Xây dựng đoạn văn có ý nghĩa
Đoạn văn chỉ nên thảo luận 1 chủ đề
Mỗi đoạn từ 3-7 dòng. Có thể gồm 3 loại câu: câu chính, câu hỗ trợ, câu giới hạn.
3 kiểu viết đoạn văn: trực tiếp, xoay quanh vấn đề mấu chốt, gián tiếp.
Xây dựng sự gắn kết giữa các ý tưởng
Duy trì các ý tưởng chính
Sử dụng đại từ
Sử dụng từ nối
Soạn thảo những đoạn văn ngắn
Chỉnh sửa văn bản thương mại
Đọc lại
Đọc lại sau khi đã hoàn tất văn bản.
Không nên đọc lại ngay sau khi vừa hoàn thành văn bản.
Đối với văn bản dài thì nên in ra để đọc lại.
Có thể nhờ người khác đọc để kiểm tra.
Đánh giá
Diễn tả hết những gì muốn nói hay chưa?
Có đạt được mục đích đặt ra hay không?
Điều chỉnh
Ngắn gọn
Khả năng đọc của văn bản
Sử dụng liệt kê
Kỹ thuật đồ họa
Sử dụng cấu trúc đồng nhất
Tiêu đề bắt mắt
Ngữ điệu
Rõ ràng: Có thể hiểu khi đọc hoặc nghe