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Administración por Objetivos - Coggle Diagram
Administración por Objetivos
Con el Fin en la Mente
Concepto
La administración por objetivos o gestión por resultados es una teoría que nació en la década de 1950.
Con esta teoría se empezó a considerar a los objetivos como lo más importante al administrar: Los objetivos son lo más importante y no los medios para lograrlos.
Antes de la Administración por Objetivos las organizaciones se concentraban en los medios. Se preocupaban por usar el formulario adecuado, por cumplir el presupuesto, por usar los materiales indicados, por hacer las cosas bien, por hacer las cosas correctamente. Pero no siempre se preocupaban por hacer las cosas correctas
La Administración por Objetivos recomienda a los gerentes que administren concentrados en los objetivos. Pero tampoco debemos olvidarnos por completo de los medios. Hay que crear un balance entre objetivos y medios
Saber Bien lo que se Quiere
Introducción
Un objetivo es algo que se quiere lograr. Cualquier cosa que queramos lograr u obtener es un objetivo.
Requisitos Prácticos
• Realistas y alcanzables.
• Motivadores para quienes deben llevarlos a cabo
• Flexibles, comprensibles y deben estar justufucadis
• Coherentes con los recursos de la organización.
• Consistentes con la filosofía y estrategia de la organización.
• Aceptados tanto por los implicados como por el resto de la organización.
• Deben ser asumidos por los implicados y asegurarse el compromiso para su cumplimiento.
• Debe conocerse el grado de implicación de cada uno para su obtención.
• Cuantificados y medibles.
Un Objetivo Ideal
Debe reflejar:
• Quién es el responsable de su cumplimiento.
• Qué hay que hacer (conseguir), cuándo y cómo.
• Reflejar exactamente cuál es el resultado esperado.
• Establecerlo de una forma cuantificada y numérica o con una escala muy clara y precisa.
• Establecer la fórmula o mecanismo de medida para evaluar el grado de cumplimiento del objetivo.
Hacia el Norte
Las Tareas
Para alcanzar un objetivo hay muchas cosas que se pueden hacer. Estas cosas son las tareas que podemos hacer.
Cuando hacermos un listado de tareas debemos elejir, éstas son cosas que se tienen que hacer y son las que se deben realizar para llegar al objetivo que se ha trazado.
El Grupo
Algunas tareas pueden realizarse de forma individual, sin embargo, existen otras que es necesario realizarlas en grupo.
Cada miembro del grupo debe encargarse de ciertas tareas en especial; puede ser una para cada uno o una para cada dos personas. Cada quien tendrá sus tareas y será responsables por ellas. Al coordinador o gerente le tocará monitorear el estado de cada tarea.
Los Recursos
Para realizar cada tarea y para conseguir todos los objetivos propuestos necesita de recursos. No basta con un equipo de trabajo
Antes de intentar hacer algo, consiga los recursos que necesita para ello. Si no los consigue habrá que cambiar las tareas, de tal forma que las pueda realizar con los recursos que sí tiene. Como a cada miembro se le distribuyeron tareas, también se les debe distribuir los recursos necesarios.
Pueden agruparse así: tiempo, dinero y recursos físicos.
Participación de los Miembros
Un punto muy importante para la Administración por Objetivos es la participación de los miembros de una organización. Las personas prefieren hacer algo que ellos mismos hayan decidido o en cuya decisión hayan participado, en lugar de hacer cosas impuestas.
Si para la Administración por Objetivos lo más importante son los objetivos, hay que darle participación a los miembros de un equipo en la decisión sobre los objetivos a alcanzar.
Garantizando el Objetivo
¿Qué es Controlar?
Controlar es verificar que las cosas sean como deben ser o como queremos que sean.
Al igual que otras tareas los objetivos también pueden ser controlados.
¿Qué es lo Deseado?
El control se basa en comparar “lo real” con “lo esperado”. Así que hay que definir con anterioridad que es “lo deseado”. De hecho, si definió bien sus objetivos esté punto puede estar cubierto por completo. Un objetivo bien definido es una descripción de “lo deseado”.
Para controlar adecuadamente tenemos que empezar por definir bien nuestros objetivos. La definición se puede modificar a medida que avancemos, pero tenemos que partir con un objetivo claro.
Comparar los Resultados
Si tenemos bien definido “lo deseado” y ya hemos empezado a alcanzar “lo real”, ahora hay que compararlos. Se debe comparar los resultados con los resultados que se quería tener.
Es neceario tomar el enunciado de su objetivo y compararlo con la realidad, cada elemento o cada detalle que contenga. Si en la Administración por Objetivos lo más importante es el objetivo, entonces no se puede dejarlo olvidado luego de establecerlo. Hay que verificar continuamente si se está alcanzando o no.
La comparación no sólo debe hacerse al final de la tarea o del proyecto, sino durante todo su desarrollo.
Tomar Acción
Controlamos para tomar acción y para garantizar el objetivo. Si las cosas están saliendo mejor de lo esperado, hay que tomar acción: tal vez mejorar el objetivo o tratar de mejorar aún más la realidad.
El controlar hace que sepamos si estamos logrando o no el objetivo. Pero hay que ir más allá, hay que garantizar que el objetivo sí se logre, aunque las cosas estén saliendo mal.
El garantizar el objetivo involucra corregir cualquier falla que nos impida alcanzarlo. He ahí la importancia del control: si nos damos cuenta de cualquier problema, lo corregimos y garantizamos que conseguiremos el objetivo y así, al final, habremos logrado “lo deseado”.