Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
ARXIVAMENT A L'EMPRESA - Coggle Diagram
ARXIVAMENT A L'EMPRESA
El funcionament
El responsable de l'arxiu
-Unificar sistemes de classificació i ordenació
Determinar qui pot accedir a l’informació
-Seguiment
-Edició de l’arxiu
Procediments de seguretat i confidencialitat de la informació
-Protocol d'accés
-Protocol de manipulació
-Protocol d’eliminació
Accés a l’arxiu
autorització
Dades de carácter personal
Dret d'accés
Dret de rectificació
Dret de conservació
Dret d’oposició
El control de la documentació
seguiment de la documentació.
Dades anotades:
Nom o referencia
Nom de persona o departament
Data de sortida
Data de retorn
anotació de la confirmació de la devolució
La transferencia de la documentació
canvi d’ubicació de la documentació depenent l’utilització.
La destrucció de la documentació
-Legalment la seva utilització
Utilitat de certa documentació
Tipus d’arxius
Classificació d’arxius
De gestió
segons edat dels documents
Intermedis
El cicle vital dels documents i l’organització de l’arxiu
El cicle de vital →’etapes → creació i el de la destrucció.
creació→ classificació→ arxivament → transferència → eliminació
TIPUS D’ARXIU
Actius → Semiactius → Passius
Valor de la documentació
Valor primari → Valor Administratiu → Valor Jurídic → Valor financer → Valor secundari
Finalitat de l’arxivament
Disposar de la informació → facilitar el control → seguiment
-Selecció de documentació que cal arxivar
Els costos dels recursos utilitzats
Costos derivats de dificultar cerques posteriors
Elements materials
espai per l’arxiu
proximitat d’informació
tipologia de la documentació
volum d’informació a classificar
Les carpetes
Carpetes simples, subcarpetes o dossiers
Carpetes penjants
Carpetes classificadores
Carpetes arxivadores de palanca
Carpetes amb fundes
El mobiliari
Mobiliari per a carpetes penjants
Prestatgeries
Armaris sobre rails
Armaris de seguretat
Altres elements per arxivar
Carpetes d’arxivament definitiu
Contenidors de capses d’arxivament definitiu
Classificadors de targetes