Please enable JavaScript.
Coggle requires JavaScript to display documents.
Main elements of a business letter - Coggle Diagram
Main elements of a business letter
Sender's address
Sender's address นิยมวางในตำแหน่งบนสุดที่เป็น Heading ส่วนหัวของจดหมาย โดยทั่วไปจะประกอบไปด้วย
• Company's name
• Company's address
• Telephone name
• Fex namber
• E-mail address
Date
Date ต้องมีทุกจุดหมาย เพื่ออ้างอิงวันที่ของจดหมาย นิยมวางถัดลงมาจาก sender's address ส่วนประกอบของ Date คือ month day และ year การเขียนในจดหมายนิยมเขียนอยู่ 2 แบบคือ
แบบ American English
Month Date, Year --> January 23, 2014
แบบ British English
Date Month Year ----> 23 January 2014
Recipient's address
Recipient's address นิยมวางในตำแหน่งที่ถัดลงมาจาก Date โดยทั่วไปจะประกอบไปด้วย
• recipient's full name
• recipient's job title
• recipient's address
Salutation
Salutation คือคำขึ้นต้นของจดหมายในภาษาไทยใช้คำว่า "เรียน" แต่ในภาษาอังกฤษใช้คำว่า "Dear" มักจะถูกวางถัดลงมาจาก recepient's address
คำที่นิยมใช้ใน Salutation
Dear sir
ใช้เมื่อทราบว่าผู้รับเป็นผู้ชายแต่ไม่ทราบชื่อ
Dear madam
ใช้เมื่อทราบว่าผู้รับเป็นผู้หญิงแต่ไม่ทราบชื่อ
Dear sirs
gentleman
ใช้เมื่อระบุชื่อบริษัทในฐานะผู้รับเป็นบริษัท หรือเรียกผู้รับในฐานะบริษัทมากกว่าตัวบุคคล
Dear Sir or Madam
Dear Sir / Madam
To whom is may concern
ใช้เมื่อไม่ทราบชื่อของผู้รับและไม่ทราบว่าผู้รับเป็นเพศชายหรือหญิง
Dear Mr (name)
Dear Mrs (name)
Dear Mr. (name)
Dear Mrs. (name)
ใช้เมื่อทราบชื่อผู้รับอย่างแน่นอนโดยนิยมเติม family name มากกว่า given name เพื่อแสดงความเป็นทางการ
Dear full name
เป็นอีกวิธีเมื่อทราบชื่อและนามสกุลผู้รับ แต่ไม่ทราบว่าเป็นเพศหญิงหรือเพศชาย ให้ใส่ทั้งชื่อและนามสกุลหลัง มีแค่ Dear นำหน้า
การใช้ Punctuation ปิดท้าย Salutation
Colon(:)
เป็นแบบ American English และนิยมใช้ในประเทศอเมริกา
Comma(,)
เริ่มมีการใช้มากขึ้นในจดหมายธุรกิจทั่วไป
No punctuation
เป็นแบบ British English และนิยมใช้ในประเทศอังกฤษ
Body of the letter
Body of the letter อยู่ตำแหน่งถัดจาก Salutation แม้ว่าไม่มีกฎในการเขียนส่วนเนื้อหา แต่ไม่ควรน้อยกว่า 2 ย่อหน้า ดังนั้นเมื่อแบ่ง paragraphs ออกเป็นส่วนๆเขียนได้ดังนี้
• First paragraph
นิยมเขียนเป็นส่วน Introduction และ Reason of leaving
• second paragraph
นิยมเขียนส่วนของ Infomation และ Detail
• last paragraph
นิยมเขียน Summary หรืออาจเป็น what a sender asks the recepient to do
Complimentary closing
Complimentary closing คือคำลงท้ายจดหมาย ในภาษาไทยใช้คำว่า "ขอแสดงความนับถือ" ถูกวางถัดลงมาจาก body of the letter
คำที่นิยมใช้ใน Complimentary closing มีดังนี้
Your faithfully
Faithfully yours
ใช้ปิดท้ายเมื่อ Salutation เป็นแบบที่ผู้ส่งทราบชื่อผู้รับ
Yours sincerely
Sincerely yours
ใช้ปิดท้ายเมื่อ salutation เป็นแบบที่ผู้สูงไม่ทราบชื่อของผู้รับ
Yours truly
Truly yours
Very truly yours
Sincerely
เป็นแบบ American English ที่สามารถใช้ได้กับทุกรูปแบบ ไม่ว่าผู้ส่งจะทราบหรือไม่ทราบชื่อของผู้รับก็ตาม
Best wishes
Kind regards
Warm regards
Regards
ใช้ในจดหมายที่ไม่เป็นทางการ หรือในกรณีจดหมายธุรกิจที่ผู้เขียนต้องการลดระดับความเป็นทางการลง
การใช้ Punctuation ปิดท้าย Complimentary closing
Comma(,)
Yours sincerely, Best wishes,
No punctuation
Yours fightfully Yours truly
Signature
Signature จะอยู่ใต้ Complimentary closing โดยมากจะเว้นไว้ประมาณ 3-4 บรรทัดสำหรับ signature
Printed full name & Job title
ตำแหน่งของ Printed full name และ job title ที่นิยมวางไว้คือข้างล่างถัดจาก signature