Please enable JavaScript.

Coggle requires JavaScript to display documents.

CHƯƠNG 4: KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG, TỒN TRỮ VÀ TRẢ TIỀN - Coggle…

- - - - Đề nghị mua hàng Xét duyệt mua hàngLập đơn đặt hàngNhận hàng
        Lập phiếu xuất khoTheo dõi nợ phải trảTrả tiền.
  - - - Mục tiêu hiệu quả
        
        so sánh kết quả đạt so với chi phí doanh nghiệp bỏ ra .
      - Mục tiêu báo cáo
        
        Các khoản mục, chứng từ, sổ sách, báo cáo được trình bày trung thực và hợp lý, đầy đủ, chính xác, kịp thời.
      - Mục tiêu hữu hiệu
        
        hoạt động mua hàng giúp đơn vị đạt được các mục tiêu về sản lượng doanh số. thị phần hay tốc độ tăng trưởng....
      - Mục tiêu tuân thủ
        
        tuân thủ pháp luật và tuân thủ quy định nội bộ đơn vị.
- - - - Mục tiêu
        
        Mục tiêu của kiểm soát trong giai đoạn này là đảm bảo việc mua hàng đúng nhu cầu sử dụng.
      - Những sai phạm có thể xảy ra
        
        Đặt mua không cần thiết hoặc không phù hợp, trùng hợp, quá trễ hay quá sớm.
        
        Mua hàng nhiều hơn nhu cầu sử dụng.
        
        Đặt mua hàng với chất lượng kém và/hoặc giá cao.
    - - Xem xét thường xuyên nhu cầu về hàng tồn kho của từng bộ phận.
        
        Theo dõi mặt hàng nào đã đặt hàng và mặt hàng nào cần đặt.
        
        Nghiệp vụ mua hàng đều phải có giấy đề nghị mua hàng đã và được phê duyệt.
        
        Giấy đề nghị mua hàng phải được đánh số liên tục và ghi đầy đủ thông tin.
- - - - Hàng hóa có giá trị cao nên đấu thầu để chọn lựa nhà cung cấp.
      - Cần có ít nhất là ba bảng báo giá từ ba nhà cung cấp độc lập.
      - Luân chuyển các nhân viên mua hàng.
      - Mọi thông tin trên báo giá phải ghi chép, lưu trữ, tổng hợp để báo cáo cho người chịu trách nhiệm phê duyệt.
      - Quản lý danh sách các nhà cung cấp và cập nhật thường xuyên.
- - - - Hàng tồn kho có thể bị mất cắp.
        
        Công nhân có thể hủy hoặc giấu những sản phẩm hàng lỗi để tránh bị phạt.
        
        Hàng hóa bị hư hỏng, mất phẩm chất.
    - - Định kỳ cần kiểm tra chất lượng hàng tồn kho để phát hiện các lô hàng bị hư hỏng, lỗi thời, quá hạn sử dụng...
        
        Tiến hành kiểm kê đột xuất nếu đơn vị phát hiện có dấu hiệu sai phạm.
        
        Chỉ cho phép xuất kho khi xuất trình được chứng từ hợp lệ.
        
        Phiếu nhập kho và/hoặc báo cáo nhận hàng phải được đánh số thứ tự liên tục.
    - - Đảm bảo số lượng hàng tồn kho chính xác và bảo quản chất lượng hàng tồn kho
  - - - Trả tiền cho nhà cung cấp khi chưa được phê duyệt.
        
        Trả tiền trễ hạn.
        
        Chi trả nhiều hơn giá trị hàng đã nhận.
        
        Ghi chép hàng mua và nợ phải trả sai niên độ, số tiền, ghi trùng, ghi sót hóa đơn.
    - - Các hóa đơn chưa trả tiền được sắp xếp theo thứ tự ngày đến hạn thanh toán để đảm bảo việc chi được thực hiện đúng thỏa thuận.
        
        Các hóa đơn đã trả tiền: cần được đóng dấu “đã thanh toán”ngay để tránh trả tiền hai lần cho cùng một hóa đơn.
        
        Nếu chi bằng tiền mặt, người nhận tiền phải xuất trình chứng minh nhân dân và giấy giới thiệu của nhà cung cấp khi đến nhận tiền
        
        Nếu có sai sót trên hóa đơn, cần nhanh chóng liên lạc với nhà cung cấp để tìm hiểu nguyên nhân và xử lý sớm.
    - - Đảm bảo sự phê duyệt thích hợp cho các khoản phải trả, chỉ trả đúng hạn, đúng số lượng hàng thực nhận, đúng đơn giá đã thỏa thuận, tránh trả tiền trùng lắp...
  - - - Khi nhận hàng, cần lập báo cáo nhận hàng.
        
        Từ chối nhận hàng nếu hàng không đúng với đơn đặt hàng hay hợp đồng đã phê duyệt.
        
        Cần tổ chức hồ sơ riêng để theo dõi:
        
        Các đơn đặt hàng chưa nhận được hàng.
        
        Các đơn đặt hàng đã nhận được hàng.
        
        Thiết kế các bảng kiểm tra tránh tình trạng kiểm nhận hàng cẩu thả hoặc vô tình bỏ sót.
        
        Nhanh chóng chuyển hàng đến đúng vị trí tồn trữ đã xác định hoặc chuyển ngay đến nơi cần sử dụng.
    - - Nhận hàng không đúng quy cách, chất lượng, số lượng hàng đã đặt.
        Nhận và biển thủ hàng và không nhập kho.
    - - Giúp lập kế hoạch nhận hàng và kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách hàng mua khi nhận, hàng hóa được chuyển đến nơi cần