MAIN ELEMENTS OF A BUSINESS LETTER

SENDER ADDRESS
(ที่อยู่ของผู้ส่ง)

click to edit

Sender's address นิยมวางในตำแหน่งบนสุดเป็น Heading โดยทั่วไปจะประกอบไปด้วย

  • Company"s name (ชื่อของบริษัท)
  • Company's address (ที่อยู่บริษัท)
  • Talephone name (หมายเลขโทรศัพท์)
  • Fax number (หมายเลขแฟกซ์)
  • E-mail address (อีเมลแอดเดรส) :

ตำแหน่งของ Sender's address ที่นิยมวางในจดหมาย Sender's address in the top-left corner. Sender's address in the top-right coner

DATE (วันที่)

Date จำเป็นต้องมีในจดหมายธุรกิจทุกฉบับ เพื่อใช้อ้างอิงถึงวันที่ของจดหมาย นิยมวางถัดมาจาก Sender' address ส่วนประกอบของ Date คือ Month, Day และ Year

การเขียน Date ในจดหมายนิยมเขียนอยู่2 แบบ คือ

  • แบบที่ 1: (American English)-----Month Dath,Year
  • แบบที่ 2: (British English)-----Dath Month,year

ตำแหน่งของ Date ที่นิยมวางในจดหมาย

  • Date on the left, one line below the sender's address
  • Date on the right, one line below the sender's address

RECIPIENT'S ADDRESS
(ที่อยู๋ของผู้รับ)

Salutation (คำขึ้นต้นจดหมาย)

Recipient's addresss หรือบางครั้งเรียกว่า Inside Address นิยมวางในตำแหน่งที่ถัดลงมาจากDate โดยทั่วไปประกอบไปด้วย


  • Recipient's full name ( ชื่อเต็มของผู้รับ)
  • Recipient's job title ( ตำแหน้งงานของผู้รับ)
  • Recipient's address ( ที่อยู่ของผู้รับ )

คำขึ้นต้นของจดหมายในภาษาไทยใช้คำว่า "เรียน" แต้ในภาษาไทยใช้คำว่า "Dear"สำหรับ Salutation นั้นถุูกวาง ถัดลงมาจาก Recepient's address

คำที่นิยมใช้ Salutation

  • Dear sir ใช้กับผู้รับ ผช ไม่ทราบชื่อ (เป็น British English)


    Dear Madam ใช้กับผู้รับเป็น ผญ ไม่ทราบชื่อ (เป็น British English)


  • Dear Sirs, Gentlemen ใช้ระบุชื่อบริษัทในฐานะผู้รับเป็นบริษัท หรือเรียกผู้รับในฐานะบริษัทมากกว่าตัวบุคคล ( Dear Sirs เป็น British English ส่วน Gentlemen เป็น American English)


  • Dear Sir or Madam, Dear sir/Madam, to whom it may concern ใช้เมื่อไม่ทราบชื่อผู้รับ ไท่ทราบเพศ (เป็น American English)


  • Dear Mr (Name), Dear Ms,(Name), Dear Mr.(์์Name),Dear Ms.(Name) ใช้เมื่อทราบชื่อผู็รับอย่างแน่นอน


  • Dear Full name เป็นอีกวิธีเมมื่อทราบชื่อและนามสกุลผู้รับแต่ไม่ทราบว่าเพศชายหรือหญิง ใส่ทั้งชื่อและนามสกุลหลัง Dear โดยไม่ต้องมี Mr. หรือ Ms. นำหน้า

การใช้ Punctuation (เครื่องหมายวรรคตอน)

  • Colon (:) เป็นAmerican English
  • Comma (,) เริ่มมีการใช้มากขึ้นในจดหมายธุรกิจทั่วไป
  • No punctuation เป็น British English)

BODY OF THE LETTER (เนื้อหาจดหมาย)

ฺืBody of the letter เขียนในตำแหน่งถัดจาก Salutation
แม้ว่าไม่ม่กฎเกณฑ์แน่นอนในการเขียนส่วนเนื้อหา ไม่ควรน้อยกว่า2 ย่อหน้า

Firs paragraph (ย่อหน้าแรก
Second paragraph (ย่อหน้าที่2)
Last paragraph (ย่อหน้าสุดท้าย)

COMPLIMENTRAY CLOSING (คำลงท้ายจดหมาย)

คำลงท้ายจดหมายในภาษาไทยใช้คำว่า "ขอแสดงความนับถือ" หรือ " ด้วยความเคารพอย่างสู"

คำที่นิยมใช้

  • Yours Faithfully ใช้ปิดท้ายแบบผู้ส่งไม่ทราบชื่อของผู้รับ
  • Yours sincerely ใช้ปิดท้ายแบบผู้ส่งทราบชื่อผู้รับ
  • Yours truly สามารถมใช้ได้ทุกรูปแบบ
  • Best wishes ใช้ในจดหมายไม่เป็นทางการ

SIGNATURE (ลายเซ็น)

อยู่ใต้ Complmentray closing โดยมากจะเว้นประมาณ 3-4 บรรทัด สำหรับSignature

PRINTED FILL NAME & JOB TITLE

ชื่อและตำแหน่งอยู่ข้างล่างลายเซ็น