Parts of Business letters
📌SENDER'S ADDRESS (ที่อยู่ของผู่ส่ง)
Company's name (ชื่อของบริษัท)
Company's address (ที่อยู่บริษัท)
Telephone name (หมายเลขโทรศัพท์)
Fax number (หมายเลขแฟกซ์)
E-mail address (อีเมลแอดเดรส)
Letterhead (หัวจดหมายที่พิมพ์บนกระดาษ)
📝 นิยมวางในตำแหน่งสูงสุดที่เป็น Heading (ส่วนหัวของจดหมาย)
อย่างไรก็ตาม SENDER'S ADDRESS อาจไม่จำเป็นต้องมี ในกรณีที่จดหมายนั้นมีLetterhead (หัวจดหมายที่พิมพ์บนกระดาษ)
DATE (วันที่)
Date จำเป็นมีในจดหมายธุรกิจทุกฉบับ เพื่อใช้อ้างอิงถึงวันที่ของจดหมาย นิยมวางถัดจาก ส่วนประกอบของ Date คือ Month, Day และ Year ควรทราบการเขียนจดหมายนิยมเขียนอยู่ 2 แบบ
- (American English) Month, Date Year.
- (British English) Date Month Year
19 September 2021
September 19, 2021
ตำแหน่งของ Date ที่นิยมวางในจดหมาย
Date on the left, one line below the sender's address
Date on the right, one line below the sender's address
RECIPIENT'S ADDRESS (ที่อยู่ของผู้รับ)
Recipient's full name (ชื่อเต็มของผู้รับ)
Recipient's job title (ตำแหน่งงานของผู้รับ)
Recipient's address (ที่อยู่ของผู้รับ)
Recipient's address หรือที่บางครั้งเรียกว่า Inside Address
นิยมวางในตำแหน่งที่ถัดลงมาจาก Date
ตำแหน่งของ Recipient's address ที่นิยมวางในจดหมาย
Recipient's address on the left, two lines below the date
SALUTATION (คำขึ้นต้นจดหมาย)
Salutation คือคำขึ้นต้นของจดหมายภาษาไทยใช้คำ “เรียน” แต่อังกฤษใช้คำ “Dear” สำหรับ Salutation นั้นถูกวาง ถัดลงมา Recepient’s address
ตำแหน่งของ Salutation ที่วางในจดหมาย
Salutation on the left, one line below the recipient's address
คำที่นิยมใช้ใน Salutation มีดังนี้
Dear Sir ใช้เมื่อรู้ว่าผู้รับเป็นผู้ชายแต่ไม่ทราบชื่อ
Dear Madam ใช้เมื่อรู้ว่าผู้รับเป็นผู้หญิงแต่ไม่ทราบชื่อ
Dear Sirs,Gentlemen ใช้ระบุชื่อบริษัทผู้รับบริษัทหรือเรียกผู้รับในฐานะบริษัทมากกว่าบุคคล
Dear Sir or Madam,Dear Sir / Madam,To whom it may concern ใช้เมื่อไม่ทราบชื่อและไม่ทราบเพศ
Dear Mr (name),Dear Ms (name),Dear Mr. (name),Dear Ms. (name) ใช้เมื่อทราบชื่อผู้รับอย่างเเน่นอน
Dear Full name ทราบชื่อนามสกุลผู้รับแต่ไม่ทราบเพศ
BODY OF THE LETTER (เนื้อหาของจดหมาย)
การใช้ Punctuation (เครื่องหมายวรรคตอน) ปิดท้ายSalutation
Colon (:) เป็นแบบ American English และนิยมใช้ในอเมริกา
Comma (,) เริ่มการใช้มากขึ้นในจดหมายธุรกิจทั่วไป
No punctuation (เว้นว่างไว้) เป็นแบบ British English และนิยมใช้ในอังกฤษ
Body of the lettter เขียนในตำแหน่งถัดจากamnn Salutation แม้ว่าไม่มีกฎแน่นอนในการเขียนเนื้อหาไม่ควรน้อยกว่า 2 ย่อหน้าam (paragraph) เมื่อแบ่ง paragraphs ส่วนต่างๆสามารถเขียนได้
First paragraph (ย่อหน้าแรก) นิยมเขียนเป็นส่วนของ Introduction (เกริ่นนำ) และ Reasons for writing (เหตุผลที่เขียนมา)
Second paragraph (ย่อหน้าที่สอง) นิยมเขียนส่วนของ Information (ข้อมูล) และ Detail (รายละเอียด)
Last paragraph (ย่อหน้าสุดท้าย) นิยมเขียนส่วนของ Summary (สรุปใจความของจดหมาย) หรืออาจเป็น What a sender asks the recipient to do (สิ่งที่ผู้ส่งขอให้ผู้รับทำ)
COMPLIMENTRAY CLOSING (คำลงท้ายจดหมาย)
Complimentary closing คือ คำลงท้ายจดหมายภาษาไทยใช้ “ขอแสดงความนับถือ” หรือ “ด้วยความเคารพอย่างสูง” สำหรับ Complimentary closing วางถัดลงมาจาก Body of the letter.
Complimentary closing is on the line
below the body of the letter, on the left side.
Complimentary closing is on the line below
the body of the letter, on the right side.
คำที่นิยใช้ใน Complimentary closing มีดังนี้
Yours faithfully,Faithfully yoursใช้ปิดท้ายเมื่อute Salutation เป็นแแบผู้ส่งไม่ทราบชื่อผู้รับ
Yours sincerely,Sincerely yours ใช้ปิดท้ายเมื่อ Salutationแบบผู้ส่งทราบชื่อผู้รับ
Yours truly ,Truly yours,Very truly yours,Sincerely เป็นแบบQuNN American English สามารถใช้ได้กับ Salutation ทุกรูปแบบ ไม่ว่าผู้ส่งจะทราบหรือไม่ทราบชื่อของผู้รับก็ตาม
Best wishes,Kind regards,Warm regards,Regardsใช้ในจดหมายที่ไม่เป็นทางการ หรือในกรณีจดหมายธุรกิจผู้เขียนต้องลดระดับความเป็นทางการลง
การใช้ Punctuation (เครื่องหมายวรรคตอน) ปิดท้าย Complimentary closing
Comma (,) Yours faithfully, Yours sincerely,Yours truly,Sincerely, Best wishes,
No punctuation (เว้นว่างไว้) Yours faithfully Yours sincerely Yours trul Sincerely Best wishes
SIGNATURE (ลายเซ็น)
Signature จะอยู่ใต้ Complimentary closing โดยมากจะเว้นไว้ประมาณ 3-4 บรรทัดสำหรับ Signature
ตำแหน่งของ Signature ที่นิยมวางในจดหมาย
Signature on the right, below
the complimentary closing.
Signature on the left, below
the complimentary closing.
PRINTED FILL NAME & JOB TITLE (ชื่่อและตำแหน่งของผู้ส่ง)
ตำแหน่งของ Printed full name และ Job title ที่นิยมวางใจจดหมาย มีดังนี้
Printed full name & job title on the left,
below the signature
Printed full name & job title on the right,
below the signature