Parts of Business letters

📌SENDER'S ADDRESS (ที่อยู่ของผู่ส่ง)

Company's name (ชื่อของบริษัท)
Company's address (ที่อยู่บริษัท)
Telephone name (หมายเลขโทรศัพท์)
Fax number (หมายเลขแฟกซ์)
E-mail address (อีเมลแอดเดรส)
Letterhead (หัวจดหมายที่พิมพ์บนกระดาษ)

📝 นิยมวางในตำแหน่งสูงสุดที่เป็น Heading (ส่วนหัวของจดหมาย)

อย่างไรก็ตาม SENDER'S ADDRESS อาจไม่จำเป็นต้องมี ในกรณีที่จดหมายนั้นมีLetterhead (หัวจดหมายที่พิมพ์บนกระดาษ)

DATE (วันที่)

Date จำเป็นมีในจดหมายธุรกิจทุกฉบับ เพื่อใช้อ้างอิงถึงวันที่ของจดหมาย นิยมวางถัดจาก ส่วนประกอบของ Date คือ Month, Day และ Year ควรทราบการเขียนจดหมายนิยมเขียนอยู่ 2 แบบ

  1. (American English) Month, Date Year.
  1. (British English) Date Month Year

19 September 2021

September 19, 2021

257596346_6424220047619772_5498356949465446892_n

ตำแหน่งของ Date ที่นิยมวางในจดหมาย

258854636_4764348283683382_7296845706599992641_n

259122476_4393196724097798_1298872700869458772_n

Date on the left, one line below the sender's address

Date on the right, one line below the sender's address

RECIPIENT'S ADDRESS (ที่อยู่ของผู้รับ)

Recipient's full name (ชื่อเต็มของผู้รับ)
Recipient's job title (ตำแหน่งงานของผู้รับ)
Recipient's address (ที่อยู่ของผู้รับ)

258423646_582012683059186_8199714133379235892_n

Recipient's address หรือที่บางครั้งเรียกว่า Inside Address
นิยมวางในตำแหน่งที่ถัดลงมาจาก Date

ตำแหน่งของ Recipient's address ที่นิยมวางในจดหมาย

Recipient's address on the left, two lines below the date

256012054_429457105227103_6706365828955372582_n

image

SALUTATION (คำขึ้นต้นจดหมาย)

Salutation คือคำขึ้นต้นของจดหมายภาษาไทยใช้คำ “เรียน” แต่อังกฤษใช้คำ “Dear” สำหรับ Salutation นั้นถูกวาง ถัดลงมา Recepient’s address

ตำแหน่งของ Salutation ที่วางในจดหมาย
Salutation on the left, one line below the recipient's address

259947253_301699428344121_1915035311693540304_n

คำที่นิยมใช้ใน Salutation มีดังนี้
Dear Sir ใช้เมื่อรู้ว่าผู้รับเป็นผู้ชายแต่ไม่ทราบชื่อ
Dear Madam ใช้เมื่อรู้ว่าผู้รับเป็นผู้หญิงแต่ไม่ทราบชื่อ
Dear Sirs,Gentlemen ใช้ระบุชื่อบริษัทผู้รับบริษัทหรือเรียกผู้รับในฐานะบริษัทมากกว่าบุคคล
Dear Sir or Madam,Dear Sir / Madam,To whom it may concern ใช้เมื่อไม่ทราบชื่อและไม่ทราบเพศ
Dear Mr (name),Dear Ms (name),Dear Mr. (name),Dear Ms. (name) ใช้เมื่อทราบชื่อผู้รับอย่างเเน่นอน
Dear Full name ทราบชื่อนามสกุลผู้รับแต่ไม่ทราบเพศ

BODY OF THE LETTER (เนื้อหาของจดหมาย)

การใช้ Punctuation (เครื่องหมายวรรคตอน) ปิดท้ายSalutation
Colon (:) เป็นแบบ American English และนิยมใช้ในอเมริกา
Comma (,) เริ่มการใช้มากขึ้นในจดหมายธุรกิจทั่วไป
No punctuation (เว้นว่างไว้) เป็นแบบ British English และนิยมใช้ในอังกฤษ

Body of the lettter เขียนในตำแหน่งถัดจากamnn Salutation แม้ว่าไม่มีกฎแน่นอนในการเขียนเนื้อหาไม่ควรน้อยกว่า 2 ย่อหน้าam (paragraph) เมื่อแบ่ง paragraphs ส่วนต่างๆสามารถเขียนได้

First paragraph (ย่อหน้าแรก) นิยมเขียนเป็นส่วนของ Introduction (เกริ่นนำ) และ Reasons for writing (เหตุผลที่เขียนมา)
Second paragraph (ย่อหน้าที่สอง) นิยมเขียนส่วนของ Information (ข้อมูล) และ Detail (รายละเอียด)
Last paragraph (ย่อหน้าสุดท้าย) นิยมเขียนส่วนของ Summary (สรุปใจความของจดหมาย) หรืออาจเป็น What a sender asks the recipient to do (สิ่งที่ผู้ส่งขอให้ผู้รับทำ)

COMPLIMENTRAY CLOSING (คำลงท้ายจดหมาย)

Complimentary closing คือ คำลงท้ายจดหมายภาษาไทยใช้ “ขอแสดงความนับถือ” หรือ “ด้วยความเคารพอย่างสูง” สำหรับ Complimentary closing วางถัดลงมาจาก Body of the letter.

Complimentary closing is on the line
below the body of the letter, on the left side.

258753193_630105118031918_726570231482660647_n

Complimentary closing is on the line below
the body of the letter, on the right side.

258515905_474839003939305_2542363904856524812_n

คำที่นิยใช้ใน Complimentary closing มีดังนี้

Yours faithfully,Faithfully yoursใช้ปิดท้ายเมื่อute Salutation เป็นแแบผู้ส่งไม่ทราบชื่อผู้รับ

Yours sincerely,Sincerely yours ใช้ปิดท้ายเมื่อ Salutationแบบผู้ส่งทราบชื่อผู้รับ

Yours truly ,Truly yours,Very truly yours,Sincerely เป็นแบบQuNN American English สามารถใช้ได้กับ Salutation ทุกรูปแบบ ไม่ว่าผู้ส่งจะทราบหรือไม่ทราบชื่อของผู้รับก็ตาม

Best wishes,Kind regards,Warm regards,Regardsใช้ในจดหมายที่ไม่เป็นทางการ หรือในกรณีจดหมายธุรกิจผู้เขียนต้องลดระดับความเป็นทางการลง

การใช้ Punctuation (เครื่องหมายวรรคตอน) ปิดท้าย Complimentary closing

Comma (,) Yours faithfully, Yours sincerely,Yours truly,Sincerely, Best wishes,

No punctuation (เว้นว่างไว้) Yours faithfully Yours sincerely Yours trul Sincerely Best wishes

image

image

image

SIGNATURE (ลายเซ็น)

Signature จะอยู่ใต้ Complimentary closing โดยมากจะเว้นไว้ประมาณ 3-4 บรรทัดสำหรับ Signature

ตำแหน่งของ Signature ที่นิยมวางในจดหมาย

Signature on the right, below
the complimentary closing.

Signature on the left, below
the complimentary closing.

258702988_413324030269828_1593682046371408642_n

259003034_477895516951176_1184584690106159365_n

PRINTED FILL NAME & JOB TITLE (ชื่่อและตำแหน่งของผู้ส่ง)

ตำแหน่งของ Printed full name และ Job title ที่นิยมวางใจจดหมาย มีดังนี้

Printed full name & job title on the left,
below the signature

Printed full name & job title on the right,
below the signature

257656037_415958243503471_9160811036800508204_n

257867076_404296401401761_4399283191440406366_n

image

image