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LOS FUNDAMENTOS DE LA PLANIFICACION Y CONTROL DE UTILIDADES
COMPRENDE
Desarrollo de un plan estratégico de utilidades de largo alcance
Especificación de un plan táctico de utilidades, de corto plazo, detallado por responsabilidades asignadas (divisiones, departamentos, proyectos)
especificación de las metas de la compañía
Establecimiento de un sistema de informes periódicos de desempeño detallados por responsabilidades asignadas
Desarrollo de la aplicación de objetivos generales y de largo alcance de la empresa
desarrollo de procedimientos de seguimiento
LOS CONCEPTOS FUNDAMENTALES
un proceso administrativo que comprende planificar, organizar, proveer el personal, dirigir y controlar.
un compromiso de la alta administración promueve la eficaz participación por todos
los niveles en la entidad.
Una estructura de organización especifica las asignaciones de la autoridad y la responsabilidad a todos los niveles de la organización
un proceso de planificación por parte de la alta administración
Una continua y congruente coordinación de todas las funciones de la administración
PROYECCIONES QUE DEBE SEGUIR LA ADMINISTRACION SEGUN ACKOFF
Proyección anhelada (caso altamente optimista)
cumplimiento esencial de todas las aspiraciones de la entidad
Proyección planificada (caso mas probable)
supone una especificación de que tan cerca puede lograr la entidad, de manera relista, una proyección anhelada
Proyección para referencia (caso estático)
intento por especificar cual seria el futuro de la organización si no se planificara por parte de la alta administración
PLANIFICACIÓN POR LA ADMINISTRACIÓN EMPLEANDO LA PCU
La planificación tiene la idea de que el éxito futuro de una entidad puede intensificarse debido a la acción administrativa continua
El concepto de alimentación adelantada es dar a cada gerente los lineamientos para la toma de decisiones operacionales
El propósito fundamental es generar un proceso de alimentación adelantada para las operaciones y para el control
FACETAS DE LA PLANIFICACION
Metas
Mediciones cuantitativas
Subdivisión de las responsabilidades
Definiciones de tiempo para el logro
Objetivos generales de la empresa
Nivel mas fundamental de la toma de decisiones en el proceso de planificación. Los objetivos expresan el estado futuro general, a largo plazo, de la compañía.
Estrategias
Establecimiento de objetivos y metas especificas de la empresa. Las Estrategias especifican el "como", detallan el plan de ataque a emplearse en la persecución operacional de las metas.
Plan de utilidades
Expresión financiera y narrativa de los resultados esperados de las decisiones de planificación
Se llama plan de utilidades(presupuesto) porque manifiesta las metas en términos de expectativas de tiempos y resultados financieros
Los planes típicos de utilidades establecen el contenido y formato de los informes de control interno con respecto a las operaciones, los insumos, las salidas de producción y la situación financiera.
Se desarrollan dos planes coincidentes de utilidades: plan estratégico (largo plazo), el cual es vasto y abarca normalmente tres o mas años en el futuro; y el plan táctico (corto plazo), el cual es detallado y comprende un horizonte de tiempo de un año
DIMENSIONES DE TIEMPO EN LA PCU
Planificación periódica
Los planes periódicos reflejan las restricciones
del calendario que han sido impuestas por la costumbre. Concretamente, los gerentes, los dueños y otras partes interesadas exigen calendarios que
establezca la administración para iniciar y cumplir ciertas fases del proceso de planificación..
Necesidad que impone el medio ambiente de que la administración planee, evalúe y controle las operaciones dentro de periodos secundarios relativamente cortos y consistentes, como serían los de un año
Horizontes de planificación
Periodo de tiempo en el futuro, para el cual la administración debe planificar.
En casi todas las situaciones es necesario tener varios horizontes de planificación, los cuales constituyen la totalidad de la actividad de planificación.
Cada administración se enfrenta al aspecto básico de las dimensiones de tiempo en la planificación y toma de decisiones.
CONTROL ADMINISTRATIVO EMPLEANDO LA PCU
Es asegurar el cumplimiento de los objetivos, las metas y normas de la empresa
Informes de desempeño
se designan los conceptos que son contables y los que no lo son
se formulan informes oportunos para que el control sea eficaz, deben emitirse por periodos secundarios o provisionales.
se clasifica por responsabilidades que se asignan
se concede importancia a la comparación de los resultados reales con los resultados planificados
CONTABILIDAD POR ÁREAS (O CENTROS) DE RESPONSABILIDAD
Los resultados reales se comparan con los objetivos, las metas y normas para determinar variaciones.
El control incluye la medición del desempeño empleando los resultados reales.
La planificación se hace uso de datos históricos, incluyendo informes financieros pasados.
La planificación y control de utilidades requiere de un sistema de contabilidad por áreas de responsabilidad
. La contabilidad por costos históricos tiene dos principales objetivos con respecto a los datos financieros
determinar los ingresos y los gastos, incluyendo el costo de los artículos o servicios producidos o comprados
suministrar datos pertinentes de los ingresos y los gatos para planificar y controlar los costos
Tradicionalmente, la contabilidad de costos se ha enfocado más a la determinación de costos de los productos que a la planificación y el control.
En la contabilidad por áreas de responsabilidad, el énfasis se invierte, pues se pone principalmente en la planificación y el control de los costos y los ingresos.
COSTEO DE LAS ACTIVIDADES
Los sistemas de costeo de productos asocian los costos con las unidades de productos o servicios
Un análisis de costos por actividades puede ayudar a los gerentes a suprimir actividades redundantes o que no son eficaces desde el punto de vista costo-beneficio.
PRESUPUESTO BASE CERO
cada presupuesto se construye sobre la premisa de que cada actividad considerada en el presupuesto debe ser plenamente justificada
Algunas organizaciones encuentran que el concepto de empezar desde un punto igual a cero, en la construcción del presupuesto, es demasiado irrealista para que tenga algún beneficio
APLICACACION DEL PRINCIPO DE EXCEPCION
este principio sostiene que la gerencia debe concentrar su atención en las partidas excepcionales o anormales que aparecen en los informes diarios, semanales y mensuales
Un problema básico de control al que de vez en cuando se enfrentan los gerentes es el que se refiere a la evaluación de la información que se les proporciona sobre el desempeño
La evaluación de un resultado real debe basarse en alguna norma de desempeño, ya sea especificada o no especificada
ADAPTACIÓN ORGANIZACIONAL A LA PCU
El propósito de la estructura organizacional y de la asignación de autoridad es establecer un marco dentro del cual puedan cumplirse los objetivos de la empresa
para incrementar la eficiencia se debe dividir en subunidades organizacionales, las cuales son:
centro de ingresos: el gerente es responsable por los ingresos
centro de utilidades: el gerente es responsable por los ingresos,
los costos y las utilidades del centro
Centro de costos: el gerente es responsable por los costos controlables en la unidad
centro de inversión: el gerente es responsable por el ingreso, los costos, la utilidad y el monto de los recursos invertidos en los activos empleados por el centro
LA COORDINACIÓN EMPLENADO LA PCU
La coordinación es la sincronización de los actos individuales, con el resultado de que cada subdivisión de una entidad trabaja eficazmente hacia los objetivos comunes
suele conocérsele como congruencia de metas, la cual significa desarrollar y mantener las distintas actividades dentro de la empresa en apropiada relación unas con otras.
PRESUPUESTOS FORMALES VERSUS PRESUPUESTOS INFORMALES
Un programa de planificación y control integral de utilidades provee las principales razones para la formalización:
los objetivos, los planes y metas deben plantearse por escrito
para lograr una comunicación efectiva es esencial la formalización de ciertos objetivos
el proceso administrativo debe caracterizarse por un grado razonable de estabilidad
La formalización exige el establecimiento y la observancia de fechas límite
en el proceso administrativo la planificación y el control deben ser congruentes
la formalización constituye una base lógica para una flexibilidad racional
FLEXIBILIDAD EN LA APLICACION DE LA PCU
Cuando se pongan en práctica los planes, debe existir una política “suprema” y absoluta de la administración de modo que no puedan imponerse “camisas de
fuerza” y que sean aprovechadas todas las oportunidades favorables, aun cuando “no estén cubiertas por el presupuesto”
EXPECTATIVAS REALISTAS EN LA PCU — UN PROBLEMA DE COMPORTAMIENTO
En la planificación y control de utilidades, la administración debe mostrarse realista y evitar ser
indebidamente conservadora o irracionalmente optimista
Para que hayan expectativas realistas debe relacionarse
Con sus dimensiones específicas
de tiempo
Dentro de estas dos limitaciones, las expectativas realistas deben suponer un
nivel elevado de eficiencia general; sin embargo, los objetivos y las metas deben ser realizables
Con un medio ambiente externo e interno supuesto (o proyectado) que prevalezca
durante ese periodo
IMPACTO DE LOS PRESUPUESTOS SOBRE EL COMPORTAMIENTO DE LA GENTE
los supervisores suponen que los presupuestos pueden utilizarse como instrumentos para incrementar la productividad.
un efecto es que los empleados procuran no excederse en el cumplimiento del presupuesto
los empleados reaccionan poniéndose nerviosos
los supervisores tratan de culpar a otros cuando surgen problemas de producción
LA COMUNICACION ES EL PROPIO PROCESO: REPERCUSIONES EN EL COMPORTAMIENTO
La comunicación puede definirse como un intercambio de pensamiento o de información para que se dé una comprensión mutua entre dos o más partes
Los elementos del proceso de comunicación son
.
Recepción: el receptor obtiene la transmisión en la forma enviada
Decodificación: el receptor interpreta el mensaje de manera correcta o incorrecta
Transmisión: forma en que se entrega el mensaje: verbalmente, por escrito, por teléfono, etc.
Comprensión: el receptor comprende perfectamente el mensaje que le ha enviado el transmisor
Codificación: forma en que se expresa el mensaje: verbal, escrita, símbolos, imágenes, entre otros.
Retroalimentación: puede ocurrir en todos o en cualquier elemento
Concepción de ideas: El transmisor
tiene información para un receptor
ESTABLECIMIENTO DE LA BASE PARA LA PCU
pasos que debe efectuar una empresa para establecer una base sólida sobre la cual iniciar un programa de planificación y control de utilidades
evaluación de la estructura organizacional y de la asignación de responsabilidades directivas
evaluación y reorganización del sistema de contabilidad
identificar y evaluar características y medio ambiente en que opera la empresa
determinar la política de las dimensiones de tiempo que habrían de emplearse
debe haber compromisos por parte de la administración general
desarrollar un programa de educación presupuestaria para informar a la administración en todos los niveles sobre el propósito del programa, la manera en que funciona...
APLICACIÓN DE LA PCU A DIVERSOS TIPOS DE ORGANIZACIONES
un sistema de planificación y control de utilidades debe desarrollarse específicamente para la organización en particular de que se trate y ajustarse continuamente a medida que ésta y su medio ambiente cambien
ARGUMENTOS EN PRO Y EN CONTRA DE LA PCU
En contra
La elaboración de presupuestos impone una demanda demasiado fuerte del tiempo de nuestra administración
Resta flexibilidad a la administración del negocio.
no es realista presentar por escrito metas, políticas y directrices
Crea toda clase de problemas de comportamiento
gerencia general no tiene interés en todas la estimaciones
impone una camisa de fuerza a la administración
imposible estimar los ingresos y gastos de manera realista
Añade un nivel de complejidad que no es necesario.
En pro
Obliga al reconocimiento y a la acción correctiva (incluyendo las recompensas)
Premia al desempeño sobresaliente y busca corregir el desempeño desfavorable
Verifica el avance, o la ausencia del mismo, hacia los objetivos de la empresa
Mueve a la gerencia general a considerar las futuras tendencias y condiciones esperadas
obliga a hacer un autoanálisis de la compañía
RASGOS DISTINTIVOS
La ejecución de un plan de utilidades no tendrá lugar automáticamente
El plan de utilidades no es sustituto de la administración.
Un programa de planificación y control de utilidades debe modificarse continuamente a fin de
que se ajuste a las circunstancias cambiantes
El plan de utilidades se basa en estimaciones
HOLGURAS ("ACOLCHONAMIENTO") DEL PRESUPUESTO: UN PROBLEMA DE COMPORTAMIENTO
diferencia entre los recursos totales disponibles para la empresa y los recursos totales necesarios para mantener la coalición organizacional responsable por la holgura presupuestal.
Sobreestimar los gastos “para que así tengamos mucho dinero y el gastar menos de lo presupuestado
sea bien visto por la administración”.
Solicitar más efectivo del que se necesita “con el fin de que no tengamos que pedir más y, si devolvemos algo, se verá bien”.
Las estimaciones del presupuesto de ventas están subexpresadas “para protegernos y, ciertamente, no
puede criticársenos el que nos excedamos en el presupuesto de ventas”.