Please enable JavaScript.

Coggle requires JavaScript to display documents.

KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH VÀ TỔ CHỨC NHÓM LÀM VIỆC …

- - - - Khi xác định được mục tiêu, người lập kế hoạch sẽ hướng tới cụ thể hóa mục tiêu đó bằng cách xác định các nhiệm vụ (công việc) phải hoàn thành để đạt được mục tiêu. Để làm được điều đó người lập kế hoạch cần trả lời các câu hỏi: tại sao phải làm công việc này? Công việc này có ý nghĩa như thế nào đối với tổ chức, đối với nhóm làm việc, đối với bản thân của người tham gia? Nếu tổ chức/nhóm không thực hiện thì sẽ dẫn đến hậu quả gì?
      - Xác định nhiệm vụ là một trong những yếu tố quan trọng nhất mà người lập kế hoạch cần chú ý
    - - Để đảm bảo công việc được thực hiện đúng thời hạn, người lập kế hoạch cần xác định mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc và xây dựng đồ thị quản lý thời gian theo mức độ:
        
        Công việc quan trọng và khẩn cấp;
        
        Công việc không quan trọng lắm nhưng khẩn cấp;
        
        Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp;
        
        Công việc không quan trọng, cũng không khẩn cấp.
      - Khi xác định địa điểm thực hiện, người lập kế hoạch phải xác định được: công việc được thực hiện tại đâu? Các cá nhân trong nhóm làm việc ở địa điểm nào? Khi cần, người lập kế hoạch sẽ kiểm tra tại bộ phận nào?.
    - - Để xác định phương pháp thực hiện công việc, cần nắm rõ các tài liệu hướng dẫn thực hiện công việc là gì?
      - Cách thức thực hiện từng công việc như thế nào?
      - Tiêu chuẩn để thực hiện công việc là gì?.
    - - Kiểm soát công việc: đặc tính công việc, làm thế nào để đo lường, Đo lường bằng dụng cụ gì.
      - Kiểm tra công việc: tần suất kiểm tra, người kiểm tra, điểm kiểm tra trọng yếu.
      - Phương pháp kiểm tra: kiểm tra thông số, Kiểm tra ngoại quan, Kiểm tra cơ lý.
      - Nguồn lực để thực hiện công việc
    - - Phân công nhiệm vụ cho các cá nhân có khả năng thực hiện công việc tốt nhất. Phân công nhiệm vụ cần thực hiện theo nguyên tắc phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm, phối hợp, kiểm soát, trao đổi thông tin.
      - Xác định mỗi nhiệm vụ được giao sẽ phù hợp ở mức độ nào với các mục tiêu cao nhất của nhóm và những mục tiêu của nhóm này liên quan như thế nào với mục tiêu của tổ chức.
      - Phân công nhiệm vụ cần kèm theo quyền hạn và nguồn lực cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ được giao.
  - - - Xác định mục tiêu, liệt kê các nhiệm vụ cụ thể. Mô tả rõ kết quả/sản phẩm sẽ có;
      - Yêu cầu: Xác định mục tiêu rõ ràng, liệt kê đầy đủ, cụ thể, rõ ràng các nhiệm vụ, tránh liệt kê một cách chung chung, mơ hồ.
      - Vận dụng nguyên tắc S.M.A.R.T (đã học) để xác định mục tiêu:
    - - Vận dụng qui tắc 5M trong việc xác định các nguồn lực:
      - Yêu cầu: sắp xếp, phân loại theo mức độ của các công việc: quan trọng/không quan trọng lắm; Ưu tiên thực hiện trước/không phải công việc ưu tiên; Khẩn cấp/không khẩn cấp.
    - - Xác định trình tự thực hiện công việc nhóm công việc cùng loại với nhau;
      - Yêu cầu: tách riêng công việc theo từng nhóm để dễ dàng sắp xếp.
      - Tài liệu hướng dẫn thực hiện công việc (Bản mô tả công việc; Bản tiêu chuẩn công việc);
      - Qui trình vận hành (Hướng dẫn thực hiện công việc);
      - Kết quả mong đợi (Tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm).
    - - Bước 1. Liệt kê các công việc một cách rõ ràng;
        Bước 2. Sắp xếp trình tự thực hiện các công việc một cách hợp lý theo đúng quy trình;
        Bước 3. Xác định thời gian thực hiện của từng công việc một cách thích hợp;
        Bước 4. Quyết định thời điểm bắt đầu và kết thúc cho từng công việc;
        Bước 5. Xây dựng bảng phân tích công việc với các công việc được mã hóa;
        Bước 6. Vẽ sơ đồ GANTT với trục tung thể hiện trình tự công
        việc.
      - Ưu điểm của sơ đồ GANTT:
        
        Phương pháp biểu đồ GANTT dễ đọc, dễ nhận biết hiện trạng thực tế về tiến độ của từng công việc cũng như tình hình chung của toàn bộ dự án.
        
        Thông qua sơ đồ có thể thấy được tình hình thực hiện các công việc nhanh hay chậm và tính liên tục của chúng. Trên cơ sở đó, có biện pháp đẩy nhanh tiến trình, tái sắp xếp lại công việc để đảm bảo tính hợp lý trong sử dụng nguồn lực.
        
        Sơ đồ GANTT là cơ sở để phân phối nguồn lực và lựa chọn phương pháp phân phối nguồn lực hợp lý nhất.
      - Nhược điểm của sơ đồ GANTT:
        
        Đối với những dự án phức tạp gồm hàng trăm công việc cần phải thực hiện thì sơ đồ GANTT không chỉ ra đủ và đúng sự tương tác về mối quan hệ giữa các công việc. Trong nhiều trường hợp nếu phải điều chỉnh lại sơ đồ thì việc thực hiện rất khó khăn, phức tạp.
- - - - KHÁI NIỆM: Thu thập thông tin là quá trình xác định nhu cầu thông tin, tìm nguồn thông tin, thực hiện tập hợp thông tin theo yêu cầu nhằm đáp ứng mục tiêu đã được định trước.
      - 3.3.2.1.2. Đặc điểm
        
        Thu thập thông tin là hoạt động có tính mục đích.
        
        Thu thập thông tin có tính đa dạng về phương pháp, cách thức.
        
        Thu thập thông tin có thể tìm kiếm từ các nguồn, kênh thông tin khác nhau.
        
        Thu thập thông tin là một quá trình liên tục, nhằm bổ sung, hoàn chỉnh thông tin cần thiết;
        
        Thu thập thông tin chịu tác động của nhiều nhân tố về kỹ năng thu thập
        
        Thu thập thông tin là một khâu trong quá trình thông tin của một tổ chức.
    - - 3.3.2.2.1. Khái niệm
        
        Xử lý thông tin là hoạt động phân tích, phân loại thông tin theo các nguyên tắc và phương pháp nhất định, trên cơ sở đó đưa ra các biện pháp giải quyết công việc.
        
        Xử lý thông tin là quá trình đối chiếu, chọn lọc, chỉnh lý, biên tập thông tin theo mục đích, yêu cầu xác định. Đây là công việc bắt buộc nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả sử dụng thông tin, tránh sự quá tải, nhiễu thông tin.
        
        Xử lý thông tin là việc sắp xếp, phân tích các dữ liệu có được theo yêu cầu, tiêu chí cụ thể một cách khoa học, chính xác, khách quan nhằm cung cấp những cơ sở để xem xét, giải quyết một vấn đề.
      - 3.3.2.2.2. Đặc điểm
        
        Kết quả của việc xử lý thông tin trong yêu cầu hiện nay là phải góp phần tạo ra những quyết định đúng đắn và sự năng động của cơ quan, tổ chức trong cạnh tranh.
        
        Việc xử lý thông tin còn có khả năng tạo ra những thông tin mới hoặc bổ sung những thông tin mà trước đó chưa được biết đến.
        
        Chất lượng thông tin mà người xử lý cung cấp tới đối tượng tiếp nhận có thể bị tác động bởi nhiều yếu tố như trình độ, sự nhạy bén trong phân tích, thái độ khách quan....
        
        Để thông tin có thể hỗ trợ hiệu quả nhất trong hoạt động của cơ quan, tổ chức thì việc xử lý thông tin phải đảm bảo các điều kiện sau: - Tổ chức mạng lưới thông tin phù hợp để bổ sung cho nhau. Trong điều kiện hiện nay, khi các máy tính được kết nối mạng thì thông tin, số liệu phát sinh ở các phòng, ban cần được phản ánh về trung tâm xử lý dữ liệu, không để xảy ra chậm trễ, sai lệch, không ăn khớp với nhau;- Nhân sự trong cơ quan phải hiểu công việc và nắm vững chu trình, mục đích xử lý thông tin.
    - - Nhận thức vấn đề cần phải lập kế hoạch và ra quyết định;
        
        Xác định cơ hội cũng như thách thức đối với tổ chức;
        
        Xác lập các cơ sở tiền đề khoa học cần thiết để xây dựng các mục tiêu;
        
        Lựa chọn các phương án để thực hiện các quyết định quản lý.
    - - 3.3.2.4.1. Xác định nhu cầu bảo đảm thông tin
        
        Nguyên tắc liên hệ ngược: Thông tin cần phải được tiếp cận đa chiều, bảo đảm các chiều cạnh của thông tin liên quan đến vấn đề, không phải là thông tin giản đơn, một chiều.
        
        Nguyên tắc đa dạng tương xứng: Cần phải bảo đảm các thông tin phù hợp, cần thiết, tương ứng với mức độ phức tạp của vấn đề.
        
        Nguyên tắc phân cấp bảo đảm thông tin:
        
        Nguyên tắc hệ thống mở: Thông tin được tiếp cận theo cách mở, khai thác nhiều nguồn thông tin, không bó hẹp ở một nguồn thông tin.
      - 3.3.2.4.2. Xác định các kênh và nguồn thông tin
        
        Thông tin thứ cấp là nguồn thông tin sẵn có từ các chủ thể khác cung cấp.
        
        Thông tin sơ cấp là thông tin mới, được thu thập thông qua các phương pháp, kỹ thuật nhất định.
    - - 3.3.2.5.1. Kỹ năng xử lý thông tin tức thời
        
        Thứ nhất, nhanh chóng xác định thông tin đã thu nhận được để phân loại, sắp xếp thông tin.
        
        Thứ hai, kết hợp những thông tin vừa thu nhận được với những thông tin đã có đó từ các nguồn khác nhau để có cơ sở giải quyết vấn đề.
        
        Thứ ba, xác định đối tượng tiếp nhận câu trả lời, quyết định, biện pháp giải quyết là cấp trên, cấp dưới, đồng nghiệp, dân cư… để đưa ra các phương án giải quyết phù hợp, hiệu quả.
        
        Thứ tư, bổ sung những thông tin cần thiết thông qua việc tiếp tục đối thoại, trao đổi nếu thông tin thu nhận và thông tin đã biết chưa đủ cơ sở để giải quyết.
        
        Thứ năm, đưa ra cách giải quyết, câu trả lời, quyết định cho trường hợp, tình huống cần giải quyết
      - 3.3.2.5.2. Các nguyên tắc xử lý thông tin
        
        Thống nhất hài hòa, bổ sung, hoàn thiện ba loại thông tin (thông tin thuận và ngược chiều, thông tin khách quan, thông tin chức năng), ba nguồn thông tin (được cơ quan, tổ chức có trách nhiệm cung cấp; thu thập từ tiếp xúc và khảo sát thực tế; thu thập được từ truyền thông đại chúng và mạng toàn cầu).
        
        Thận trọng khi tham khảo, sử dụng với thông tin dự báo, thông tin từ nước ngoài, thông tin có sai biệt với thông tin chính thức.
        
        Loại bỏ các yếu tố bình luận lẫn trong thông tin, các dư luận xã hội chưa kiểm chứng.
    - - 3.3.2.6.1. Tình trạng quá tải hoặc thiếu thông tin hữu ích
        
        Sự quá tải về thông tin dẫn đến việc khó khăn lựa chọn những thông tin phản ánh đầy đủ nhất, toàn diện nhất về bản chất sự việc, hiện tượng và tạo sức ép phải thu thập thêm thông tin.
        
        Tình trạng thiếu thông tin hữu ích, dẫn đến quá trình giải quyết công việc cần phải tốn nhiều thời gian và nguồn lực hơn để thu thập thêm thông tin
      - 3.3.2.6.2. Hạn chế về năng lực và kỹ năng xử lý thông tin
        
        Hạn chế về năng lực và kỹ thuật thu thập và xử lý thông tin có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng thông tin và hiệu quả khai thác thông tin. Sự quá tải về thông tin, sự đa dạng về thông tin dẫn đến những khó khăn trong quá trình thu thập và xử lý.
        
        Sự hạn chế về kỹ năng thu thập thông tin biểu hiện trên nhiều phương diện như thiếu kỹ năng lựa chọn phương pháp thu thập thông tin, kỹ năng triển khai áp dụng các phương pháp