Please enable JavaScript.

Coggle requires JavaScript to display documents.

KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH VÀ TỔ CHỨC NHÓM LÀM VIỆC, CHƯƠNG 3, N8-74-Thịnh -…

- - - - S: cụ thể, dễ hiểu;
      - M: đo lường được;
      - A: có thể đạt được;
      - R: thực tế;
      - T: thời gian hoàn thành.
    - - Man: nguồn nhân lực;
      - Money: tài chính/tiền;
      - Material: nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng;
      - Machine: máy móc/công nghệ;
      - Method: phương pháp/cách thức thực hiện.
    - - Xác định trình tự thực hiện công việc nhóm công việc cùng loại với nhau;
      - Yêu cầu: tách riêng công việc theo từng nhóm để dễ dàng sắp xếp.
      - Tài liệu hướng dẫn thực hiện công việc (Bản mô tả công việc; Bản tiêu chuẩn công việc);
      - Qui trình vận hành (Hướng dẫn thực hiện công việc);
      - Kết quả mong đợi (Tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm).
    - - Lập kế hoạch cho từng công việc;
      - Yêu cầu: làm lần lượt theo thứ tự công việc; gối đầu việc.
    - - Bước 1. Liệt kê các công việc một cách rõ ràng;
      - Bước 2. Sắp xếp trình tự thực hiện các công việc một cách hợp lý theo đúng quy trình;
      - Bước 3. Xác định thời gian thực hiện của từng công việc một cách thích hợp;
      - Bước 4. Quyết định thời điểm bắt đầu và kết thúc cho từng công việc;
      - Bước 5. Xây dựng bảng phân tích công việc với các công việc được mã hóa;
      - Bước 6. Vẽ sơ đồ GANTT với trục tung thể hiện trình tự công việc
    - - Phương pháp biểu đồ GANTT dễ đọc, dễ nhận biết hiện trạng thực tế về tiến độ của từng công việc cũng như tình hình chung của toàn bộ dự án.
      - Thông qua sơ đồ có thể thấy được tình hình thực hiện các công việc nhanh hay chậm và tính liên tục của chúng
      - Sơ đồ GANTT là cơ sở để phân phối nguồn lực và lựa chọn phương pháp phân phối nguồn lực hợp lý nhất.
    - - Đối với những dự án phức tạp gồm hàng trăm công việc cần phải thực hiện thì sơ đồ GANTT không chỉ ra đủ và đúng sự tương tác về mối quan hệ giữa các công việc.
      - Trong nhiều trường hợp nếu phải điều chỉnh lại sơ đồ thì việc thực hiện rất khó khăn, phức tạp.
- - - - 3.3.2.1.1. Khái niệm
        
        Thu thập thông tin là quá trình xác định nhu cầu thông tin, tìm nguồn thông tin, thực hiện tập hợp thông tin theo yêu cầu nhằm đáp ứng mục tiêu đã được định trước.
      - 3.3.2.1.2. Đặc điểm
        
        Thu thập thông tin là hoạt động có tính mục đích.
        
        Thu thập thông tin có tính đa dạng về phương pháp, cách thức.
        
        Thu thập thông tin có thể tìm kiếm từ các nguồn, kênh thông tin khác nhau.
        
        Thu thập thông tin là một quá trình liên tục, nhằm bổ sung, hoàn chỉnh thông tin cần thiết;
        
        Thu thập thông tin chịu tác động của nhiều nhân tố về kỹ năng thu thập
        
        Thu thập thông tin là một khâu trong quá trình thông tin của một tổ chức. Thu thập thông tin gắn với yếu tố đầu vào của tổ chức.
    - - 3.3.2.2.1. Khái niệm
        
        Xử lý thông tin là hoạt động phân tích, phân loại thông tin theo các nguyên tắc và phương pháp nhất định, trên cơ sở đó đưa ra các biện pháp giải quyết công việc.
        
        Xử lý thông tin là quá trình đối chiếu, chọn lọc, chỉnh lý, biên tập thông tin theo mục đích, yêu cầu xác định.
        
        Xử lý thông tin là việc sắp xếp, phân tích các dữ liệu có được theo yêu cầu, tiêu chí cụ thể một cách khoa học, chính xác, khách quan nhằm cung cấp những cơ sở để xem xét, giải quyết một vấn đề.
      - 3.3.2.2.2. Đặc điểm
        
        Kết quả của việc xử lý thông tin trong yêu cầu hiện nay là phải góp phần tạo ra những quyết định đúng đắn và sự năng động của cơ quan, tổ chức trong cạnh tranh.
        
        Việc xử lý thông tin còn có khả năng tạo ra những thông tin mới hoặc bổ sung những thông tin mà trước đó chưa được biết đến.
        
        Chất lượng thông tin mà người xử lý cung cấp tới đối tượng tiếp nhận có thể bị tác động bởi nhiều yếu tố như trình độ, sự nhạy bén trong phân tích, thái độ khách quan....
        
        Để thông tin có thể hỗ trợ hiệu quả nhất trong hoạt động của cơ quan, tổ chức thì việc xử lý thông tin phải đảm bảo các điều kiện sau:
        
        Tổ chức mạng lưới thông tin phù hợp để bổ sung cho nhau.
        
        Nhân sự trong cơ quan phải hiểu công việc và nắm vững chu trình, mục đích xử lý thông tin.
    - - Nhận thức vấn đề cần phải lập kế hoạch và ra quyết định;
      - Xác định cơ hội cũng như thách thức đối với tổ chức;
      - Xác lập các cơ sở tiền đề khoa học cần thiết để xây dựng các mục tiêu;
      - Lựa chọn các phương án để thực hiện các quyết định quản lý.
    - - 3.3.2.4.1. Xác định nhu cầu bảo đảm thông tin
        
        Nguyên tắc liên hệ ngược:
        
        Nguyên tắc đa dạng tương xứng:
        
        Nguyên tắc hệ thống mở:
      - 3.3.2.4.2. Xác định các kênh và nguồn thông tin
    - - 3.3.2.5.1. Kỹ năng xử lý thông tin tức thời
        
        Thứ nhất, nhanh chóng xác định thông tin đã thu nhận được để phân loại, sắp xếp thông tin.
        
        Thứ hai, kết hợp những thông tin vừa thu nhận được với những thông tin đã có đó từ các nguồn khác nhau để có cơ sở giải quyết vấn đề.
        
        Thứ ba, xác định đối tượng tiếp nhận câu trả lời, quyết định, biện pháp giải quyết là cấp trên, cấp dưới, đồng nghiệp, dân cư… để đưa ra các phương án giải quyết phù hợp, hiệu quả.
        
        Thứ tư, bổ sung những thông tin cần thiết thông qua việc tiếp tục đối thoại, trao đổi nếu thông tin thu nhận và thông tin đã biết chưa đủ cơ sở để giải quyết.
        
        Thứ năm, đưa ra cách giải quyết, câu trả lời, quyết định cho trường hợp, tình huống cần giải quyết.
      - 3.3.2.5.2. Các nguyên tắc xử lý thông tin
        
        Thống nhất hài hòa, bổ sung, hoàn thiện ba loại thông tin (thông tin thuận và ngược chiều, thông tin khách quan, thông tin chức năng), ba nguồn thông tin (được cơ quan, tổ chức có trách nhiệm cung cấp; thu thập từ tiếp xúc và khảo sát thực tế; thu thập được từ truyền thông đại chúng và mạng toàn cầu).
        
        Thận trọng khi tham khảo, sử dụng với thông tin dự báo, thông tin từ nước ngoài, thông tin có sai biệt với thông tin chính thức.
        
        Loại bỏ các yếu tố bình luận lẫn trong thông tin, các dư luận xã hội chưa kiểm chứng.
    - - 3.3.2.6.1. Tình trạng quá tải hoặc thiếu thông tin hữu ích
        
        Quá trình thu thập thông tin luôn đối mặt với hai vấn đề hoặc quá tải thông tin hoặc thiếu các thông tin cần thiết.
        
        Trái ngược với sự quá tải về thông tin là tình trạng thiếu thông
        tin hữu ích, dẫn đến quá trình giải quyết công việc cần phải tốn nhiều thời gian và nguồn lực hơn để thu thập thêm thông tin.
      - 3.3.2.6.2. Hạn chế về năng lực và kỹ năng xử lý thông tin
        
        Hạn chế về năng lực và kỹ thuật thu thập và xử lý thông tin có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng thông tin và hiệu quả khai thác thông tin. Sự quá tải về thông tin, sự đa dạng về thông tin dẫn đến những khó khăn trong quá trình thu thập và xử lý.
        
        . Sự hạn chế về kỹ năng thu thập thông tin biểu hiện trên nhiều phương diện như thiếu kỹ năng lựa chọn phương pháp thu thập thông tin, kỹ năng triển khai áp dụng các phương pháp. Việc xử lý thông tin sẽ bị giảm bớt hiệu quả nếu chủ thể thu thập thông tin không có các kiến thức về thống kê, thiếu kỹ năng phân tích thông tin, kỹ năng sử dụng các phương tiện tin học trong xử lý số liệu.
  - - - a. Mục tiêu của bạn là gì?
      - b. Cân nhắc “được và mất”
      - c. Tham khảo ý kiến chuyên gia
      - d. Lắng nghe và tôn trọng ý kiến những người có liên quan
      - e. Dứt khoát, hãy là người quản lý!