Coggle requires JavaScript to display documents.
Mỗi nhiệm vụ nên giao cho một người cụ thể;
Hiểu rõ những ưu, nhược điểm của mỗi thành viên, đánh giá được những khả năng mà họ sở hữu, đảm bảo nhiệm vụ được giao cho mỗi thành viên là phù hợp;
Khi phân công nhiệm vụ cần giao những nguồn lực cần thiết và quyền quyết định cho nhóm viên;
Cân bằng giữa số thành viên và số lượng công việc cũng như đảm bảo sự công bằng đối với từng thành viên;
Nếu nhiệm vụ không tìm được người có đủ năng lực giải quyết hoặc thành viên không đủ khả năng đảm nhận nhiệm vụ thì phải đào tạo lại hoặc phải kết nạp thành viên mới.
Công việc của nhóm nhiều mà số lượng thành viên quá ít, không đảm bảo thời gian để các thành viên hoàn thành nhiệm vụ, mục tiêu;
Các thành viên trong nhóm thiếu các kiến thức, kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ, mục tiêu của nhóm.
Thành viên đó không tận tâm vì mục tiêu chung của nhóm, đã được nhóm góp ý, nhắc nhở nhưng không sửa đổi;
Thành viên đó có tính cá nhân, ích kỷ cao, không thể hợp tác, thỏa hiệp được với các thành viên khác trong nhóm; thường xuyên gây rối, làm ảnh hưởng xấu đến các hoạt động của nhóm.
Mối liên kết giữa các thành viên trong nhóm sẽ bị suy yếu khi có quá nhiều người gia nhập hoặc rời khỏi nhóm. Do đó, cần hạn chế đến mức thấp nhất sự thay đổi các thành viên trong nhóm;
Không bổ sung thành viên mới khi nhóm đã ổn định.
Phân công: người lãnh đạo chọn nhân viên của mình và mời họ tham gia nhóm;
Tình nguyện: các cá nhân quan tâm đến công việc, tình nguyện đăng ký làm thành viên của nhóm;
Chỉ định: những nhà lãnh đạo quan tâm đến dự án chỉ định các nhân viên phù hợp.
Thành viên trong nhóm phải vững vàng về chuyên môn, hiểu biết về nhiều lĩnh vực, biết vận dụng sáng tạo nhiều phương pháp liên ngành và được trang bị những kỹ năng cần thiết;
Nhóm cần tập hợp được những người có tâm huyết, kiến thức và kinh nghiệm về lĩnh vực liên quan đến mục tiêu nhóm đang hướng tới;
Việc lựa chọn ai là thành viên trong nhóm phải căn cứ vào mục tiêu, nhiệm vụ mà nhóm sẽ thực hiện. Các thành viên làm việc vì một mục tiêu chung và chắc chắn mỗi người đều hiểu rõ đích mà họ hướng tới là gì
Các cuộc họp đều phải tuân thủ một hoặc kết hợp các mục đích sau:
Họp trực tiếp: Các thành viên gặp mặt và trao đổi trực tiếp tại một địa điểm cụ thể. Thường áp dụng với các cuộc họp quan trọng cần phải đưa ra quyết định.
Họp gián tiếp: Các thành viên không gặp mặt và trao đổi trực tiếp với nhau.
Chuẩn bị trước cuộc họp
Trong cuộc họp
Nêu các chủ đề cần thảo luận
Người được chỉ định trình bày vấn đề của mình
Các thành viên khác thảo luận và cho ý kiến
Chốt lại vấn đề cần giải quyết
Đảm bảo cuộc họp được bắt đầu và kết thúc đúng giờ;
Chắc chắn rằng tất cả mọi người được tham gia;
Ai là người điều hành cuộc họp;
Thường xuyên khuyến khích cho thành viên phát biểu, nêu ý kiến;
Giữ cho cuộc họp liên tục, không bị gián đoạn
Điều hành cuộc họp đi đúng chủ đề
Biết dừng đúng lúc.
Sau cuộc họp
Một người nói quá nhiều
Bàn quá lâu về một vấn đề
Tập trung công kích, chê bai người khác có động cơ cá nhân
Kiểm tra lại các biên bản và các vấn đề đã chốt;
Gửi cho tất cả mọi người biên bản họp và bản báo cáo của những người trình bày trong cuộc họp. Có thể gửi bản cứng hoặc gửi mail;
Theo dõi mốc thời gian đã đặt ra trong buổi họp;
Lên kế hoạch thực hiện các việc tiếp theo sau cuộc họp.
Để thuyết phục đạt hiệu quả cao nhất, bạn cần phải đặt ra những câu hỏi để việc chuẩn bị của bạn đúng trọng tâm:
Who? Đối tượng bạn thuyết phục là ai? bạn hiểu họ đến đâu và họ biết gì về bạn?
What? Bạn sẽ thuyết phục họ về vấn đề gì?
Why? Tại sao lại là họ? tại sao lại quan trọng?
Where? Bạn chọn nơi nào để tiến hành?
When? Thời điểm nào là thích hợp nhất?
How? Bạn sẽ thuyết phục họ bằng cách nào?
Thuyết phục ngoài sự chuẩn bị tốt về nội dung, phải biết:
Khơi gợi, nhóm lên động lực, nhu cầu hành động để người khác tự nguyện nghe theo bạn.
Truyền tải sự say mê của chính bạn.
Dùng lý lẽ để thuyết phục.
Quan sát các tín hiệu phi ngôn ngữ để thuyết phục người khác: nụ cười tươi, ánh mắt, đụng chạm như bắt tay, vỗ vai,… dễ khiến người khác mềm lòng và thành thật hơn
Tạo không khí hòa hợp: “tôi” và “bạn” là người cùng một đội
Nếu có sai lầm, hãy thừa nhận sai lầm.
Quản trị cảm xúc: tức là phải duy trì trạng thái bình tĩnh để thấu hiểu nhu cầu người đối diện thông qua ngôn ngữ có lời và không lời. Biểu đạt nhu cầu của mình một cách nhẹ nhàng, kiểm soát tông giọng nói, biểu đạt trên khuôn mặt để không gây áp lực, đe dọa, áp đặt lên người đối diện. Đặc biệt, tránh để lây lan cảm xúc tiêu cực;
Nhận diện và tôn trọng sự khác biệt: sự thông cảm và được tôn trọng chính là chìa khóa để giải quyết vấn đề nhanh hơn;
Khiếu hài hước: phá bỏ sự căng thẳng, điều chỉnh lại quan điểm;
