Administración de proyectos: El ABC para un Director de Proyectos exitoso
Pablo Lledó
Capítulo 2 - MARCO CONCEPTUAL
Elaborado por Walter Angulo Retana
Capítulo 2 - MARCO CONCEPTUAL
Proyecto y Dirección de proyectos
Diferencia entre proyecto y trabajo operativo
PROYECTO: esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.
TRABAJO OPERATIVO: efectuar permanentemente actividades que generan un mismo producto o proveen un servicio repetitivo.
Un proyecto no depende de la complejidad o magnitud del mismo, sino de las características de único y temporal.
¿Por qué se originan los proyectos?
Todos los proyectos tienen como fin último obtener algún beneficio para la organización o sociedad.
Diferencia entre dirección proyectos y administración general
La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.
La administración de empresas se mantiene en el tiempo, mientras que la dirección de proyectos gestiona emprendimientos finitos con objetivos específicos.
Proyecto temporal ≠ producto o servicio repetitivo de ese proyecto.
Contexto de la dirección de proyectos
Los proyectos están incluidos dentro de un contexto más amplio. La operaciones, los proyectos, programas, portafolios deberían estar alineados con el plan estratégico (jerarquicamente).
Un portafolio puede incluir distintos programas y/o proyectos alineados sobre un mismo objetivo estratégico
Un programa es un conjunto de proyectos relacionados que se gestionan en conjunto para alcanzar beneficios que no se podrían obtener si se gestionan por separado :
No todo proyecto pertenece siempre a un programa o portafolio. Existen proyectos independientes
Ciclo de vida del proyecto (fases del proyecto desde su inicio hasta su fin)
Tipos de interrelación entre las fases de un proyecto
Los ciclos predictivos están orientados al plan, mientras que los ciclos adaptativos están orientados al cambio.
Adaptativo: al finalizar la fase A comienza B, y al finalizar B comienza nuevamente A, y así sucesivamente. Se subdivide el proyecto en menores entregables y cada entregable es gestionado como un mini-proyecto
Tres variaciones del ciclo adaptativo:
- Iterativo
- Incremental
- Ágil
Predictivo: consiste en seguir un plan desde el inicio hasta el cierre del proyecto. En estos casos, el alcance, tiempo y costo están bien definidos en las fases iniciales del proyecto (inicio, planificación)
Grupos de procesos
- Inicio
- Planificación
- Ejecución
- Cierre
- Monitoreo y Control (se da a lo largo del ciclo de vida del proyecto)
Áreas del conocimiento de la Adm de proyectos
Gestión de: Integración, Alcance, Cronograma, Costo, Calidad, Recursos, Comunicaciones, Riesgos, Adquisiciones, Interesados
La gestión de la integración cubre las otras nueve áreas del conocimiento
Caso de negocios
Es un documento que ayuda a justificar si es conveniente o no realizar una inversión en la organización. En este documento se incluye lo siguiente:
- Definición del problema u oportunidad de mercado;
- Visión general del proyecto y su alineación con los objetivos estratégicos de la organización;
- Impacto del proyecto sobre los resultados de negocio;
- Análisis de alternativas; Análisis costo beneficio y retorno de la inversión
Herramientas para la selección de proyectos durante el análisis de alternativas en el caso de negocios son:
Modelos matemáticos: programación lineal, programación entera, programación dinámica, selección con múltiples objetivos, etc.
Métodos de medición de beneficios: modelos de calificación, contribución de beneficios, modelos económicos (VAN, TIR), etc.
Objetivos del proyecto y las restricciones
Características de los objetivos de un proyecto
- Se establecen al Inicio
- Se perfeccionan durante la Planificación
- Son responsabilidad del Director del Proyecto
- Son SMART (Specific, Measurable, Achievable, Result-oriented, Time-limited): específicos, medibles, alcanzables, orientado a resultados y con fecha límite de ejecución.
Restricciones del proyecto
Alcance, tiempo, costo, calidad, recursos y riesgo.
Tipos de estructuras de la organización
Liderazgo del Director del Proyecto
Rol y competencias del Director del Proyecto
El DP es la persona responsable de coordinar el proyecto para que se cumpla el resultado esperado participando desde el inicio (Acta de constitución) hasta el cierre del proyecto (Lecciones aprendidas).
Orgánica o simple
Las habilidades generales del DP están relacionadas con la planificación, liderazgo, manejo de relaciones personales, motivación, coordinación, comunicación, saber escuchar, etc.
Se suele encontrar en algunas pequeñas y medianas empresas o empresas familiares. Existe un único departamento sin divisiones y todos los miembros del equipo trabajan juntos
Funcional
Tienen gran centralización, cada empleado tiene un superior y las personas se agrupan por especialidades
Multi-divisional
Cada departamento es una unidad independiente que tiene autonomía propia. Las divisiones suelen utilizar diferentes criterios como por ejemplo: regiones, productos, marcas, clientes, etc.
Matricial
En una organización matricial se mantiene la estructura funcional pero se crea una estructura organizada por proyectos que utiliza recursos del resto de la organización
Orientada a proyectos
Los miembros del equipo suelen estar trabajando en el mismo lugar físico con directores de proyecto con gran independencia y autoridad. Por ejemplo, grandes empresas de consultoría.
Virtual
La organización virtual es una estructura que vincula personas y organizaciones mediante las tecnologías de la información
Híbrida
Una estructura organizacional híbrida incluiría una combinación de algunas de las organizaciones mencionadas previamente: funcional, multi-divisional, matricial, proyectizada y virtual
PMO
La oficina de gestión de proyectos, programas y portafolios o PMO (Project Management Office) es una entidad de la organización que facilita la dirección centralizada y coordinada de proyectos.
Entre los principales roles de la PMO sobre la dirección de proyectos se encuentran:
- Soporte: consultoría, capacitación, plantillas, lecciones aprendidas, etc.
- Control: gobernabilidad, implementar metodologías, gestionar interdependencias entre los proyectos, colaborar en la asignación de recursos compartidos, etc.
- Directivo: asignar directores de proyectos para la ejecución de los mismos desde el inicio y ser responsable del éxito o fracaso de los proyectos.
El DP es como un director de orquesta, donde actúa como líder del equipo para alcanzar los objetivos del proyecto.
Un DP exitoso es aquel que comunica lo que debe hacer cada miembro del equipo y verifica que todos estén realizando lo que corresponde.
Un DP debería formarse en tres áreas fundamentales para permanecer competitivo en el complejo y cambiante mundo laboral:
- Herramientas técnicas sobre dirección de proyectos
- Liderazgo para guiar, motivar y dirigir personas
- Estrategia y Negocios para que el proyecto genere beneficios
Tipos de liderazgo
- Autoritario (Directivo):
- Paternalista
- Democrático
- Dejar hacer (Laissez-faire)
- Transaccional
- Transformacional
- Servicial
- Interactivo o situacional
Tipos de poder
De recompensa, Coercitivo o Penalidad, Legítimo o Formal, Experto, Referente, De Información, Relacional, Gratificación, Presión, Culpabilidad, Persuasión, Evitar, Situacional