Conceptos básicos de la gestión
de proyectos Primera Parte
4.1 Desarrollar el acta constitutiva del proyecto
¿Qué es?
Documento que autoriza formalmente la existencia de un proyecto
confiere al project manager
la autoridad para asignar los recursos de la organización que el proyecto requiera.
Beneficios
Proporciona un vínculo directo entre el proyecto y los objetivos estratégicos de la organización.
Crea un registro formal del proyecto.
Muestra el compromiso de la organización con el proyecto.
Componentes
Entradas
Herramientas y técnicas
Salidas
Documento de Negocios
Acuerdos
Factores ambientales de la empresa
Activos de los procesos de la organización
Caso de Negocio
Plan de gestión de beneficios
Acta de constitución del proyecto
Registro de supuestos
Juicio de expertos
Recopilación de datos
Habilidades Interpersonales
Reuniones
Grupos focales
Entrevistas
Tormenta de ideas
Gestión de conflictos
Facilitación
Gestión de reuniones
Requisitos de aslto nivel
Objetivos SMART y criterios de éxito
Límites y entregables clave
Riesgos
Cronograma de hitos
Recursos financieros preaprobados
Interesados clave (stakeholders)
Propósito
Requisitos de aprobación del proyecto
Criterios de salida del proyecto
Director del proyecto
Nombre de quien o quienes autorizan
Proporciona la información para determinar si los resultados esperados del proyecto justifican la inversión requerida.
incluye
Necesidad del negocio
Análisis costo-beneficio
Restricciones legales y regulatorias
Estándares de la industria
Condiciones del mercado
Políticas, procesos y procedimientos estándares de la organización
Marco de gobernanza para portafolios, programas y proyectos
Métodos de monitoreo e información
4.2 Desarrollar el plan para la dirección del proyecto
consiste en
preparar
coordinar
definir
componentes del plan y consolidarlos en un plan para la dirección del proyecto.
Beneficios
documento que define
base para todo trabajo del proyecto
modo en que se realizará el proyecto
Componentes
manera en que el proyecto se...
ejecuta
monitorea
controla
cierra
Debe responder al entorno cambiante del proyecto
Entradas
Herramientas y técnicas
Salidas
Plan para la dirección del proyecto
Empresa/ organización
Salidas de otros procesos
Acta de constitución del proyecto
Factores ambientales de la empresa
Activos de los procesos de la organización
Juicio de expertos
Recopilación de datos
Habilidades interpersonales y de equipo
Lista de verificación
Grupos focales
Tormenta de ideas
Entrevistas
Reuniones
Gestión de conflictos
Facilitación
Gestión de reuniones
se compone de
Planes de gestión subsidiarios
Líneas base
Componentes adicionales
Plan de gestión de los requisitos
Plan de gestión del cronograma
Plan de gestión de alcance
Plan de gestión de los costos
Plan de gestión de la calidad
Plan de gestión de los recursos
Plan de gestión de las comunicaciones
Plan de gestión de las adquisiciones
Plan de involucramiento de los interesados
Plan de gestión de los riesgos
Línea base del cronograma
Línea base de costos
Línea base del alcance
Plan de gestión de la configuración
Línea base para la medición del desempeño
Plan de gestión de cambios
Ciclo de vida del proyecto
Revisiones de la gestión
Enfoque de desarrollo
5.4 Crear la EDT
¿Qué es?
Beneficios
Proceso de subsidiar los entregables del proyecto y el trabajo del proyecto
en
Componentes más pequeños
Fáciles de manejar
Marco de referencia de lo que se debe entregar
Componentes
Herramientas y técnicas
Salidas
Entradas
Juicio de expertos
Descomposición
Línea base del alcance
Actualizaciones a los documentos del proyecto
Registro de supuestos
Documentación de requisitos
Documentos del proyecto
Factores ambientales de la empresa
Plan para la dirección del proyecto
Plan para la gestión del alcance
Enunciado del alcance del proyecto
Documentación de requisitos
Activos de los procesos de la organización
Técnica utilizada para dividir y subdividir el alcance del proyecto y los entregables en partes más pequeñas y manejables.
implica
Descomponer los niveles superiores de la EDT/ WBS en componentes detallados de nivel inferior
Desarrollar y asignar códigos de identificación a los componentes de la EDT/ WBS
Estructurar y organizar los EDT
Verificar que el grado de descomposición de los entregables sea el adecuado
Identificar y analizar los entregables
Ejemplo
incluye
Enunciado del Alcance del proyecto
EDT / WBS
Paquete de trabajo
Paquete de planificación
Diccionario de la EDT/WBS
incluye
Descripción del alcance
Entregables principales
Supuestos
Restricciones del proyecto
Descomposición jerárquica del alcance total del trabajo a realizar
Así se le conoce al nivel más bajo de la EDT/WBS que tiene un identificador único.
Documento que proporciona información detallada sobre los entregables, actividades, y programación a cada uno de los componentes de la EDT/WBS.
puede incluir
La descripción del trabajo
Los supuestos y restricciones
Identificador del código de cuenta
proporcionan
Una estructura para la suma jerárquica de los costos, cronograma e información de recursos y forman un código de cuentas.
Es un componente de la estructura de desglose del trabajo por debajo de la cuenta de control y por encima del paquete de trabajo
con
Un contenido de trabajo conocido pero sin actividades detalladas en el cronograma
6.3 Secuenciar las actividades
Beneficio
Componentes
¿Qué es?
Proceso que consiste en identificar y documentar las relaciones entre las actividades del proyecto.
Definición de la secuencia lógica de trabajo para obtener la máxima eficiencia
tomando en cuenta
todas las restricciones del proyecto
Entradas
Herramientas y técnicas
Salidas
Documentos del proyecto
Empresa/ organización
Plan para la dirección del proyecto
Factores ambientales de la empresa
Activos de los procesos de la organización
Plan de gestión del cronograma
Línea base del alcance
Lista de actividades
Registro de supuestos
Atributos de la actividad
Lista de Hitos
Determinación e integración de las dependencias
Adelantos y retrasos
Método de diagramación por presedencia
Sistema de información para la dirección de proyectos
Diagrama de red del cronograma del proyecto
Actualizaciones a los documentos del proyecto
Atributos de la actividad
Lista de actividades
Registro de supuestos
Lista de hitos
Técnica utilizada para construir un modelo de programación en el cual las actividades se representan mediante nodos que se vinculan gráficamente mediante una o más relaciones lógicas para indicar la secuencia en que deben se ejecutadas.
Dependencias discrecionales
Dependencias externas
Dependencias obligatorias
Dependencias internas
Requeridas legalmente
Por contrato
Inherentes a la naturaleza del trabajo
Se establecen con base en el conocimiento de las mejores prácticas dentro de un área de aplicación particular o algún aspecto común del proyecto
Implican una relación entre las actividades del proyecto y aquellas que no pertenecen al proyecto
Implican una relación de precedencia entre actividades del proyecto y por regla general están bajo el control del equipo del proyecto.
Adelantos
Retrazos
Cantidad de tiempo en que una actividad sucesora se puede anticipar co respecto a una actividad predecesora.
Cantidad de tiempo en que una actividad sucesora se retrasa con respecto a una actividad predecesora.
Incluyen software de programación que ayudan a planificar, organizar y ajustar la secuencia de actividades.
Representación gráfica de las relaciones lógicas entre las actividades del cronograma del proyecto.
se puede llevar a cabo
De forma manual
Utilizando un software de gestión de proyectos
incluye 4 tipos de relaciones lógicas
Final a Final (FF)
Inicio a Inicio (SS)
Final a Inicio (FS)
Inicio a Final (SF)
6.5 Desarrollar el Cronograma
¿Qué es?
Proceso de analizar
Duraciones
Requisitos de recursos y restricciones
Secuencia de actividades
para crear
modelo de programación para la
Monitoreo
Control del Proyecto
Ejecución
Beneficios
Genera un modelo de programación con fechas planificadas para completar las actividades del proyecto.
Componentes
Herramientas y Técnicas
Salidas
Entradas
Acuerdos
Documentos del proyecto
Empresa/Organización
Plan para la dirección del proyecto
Factores ambientales de la empresa
Activos de los procesos de la organización
Línea base de alcance
Plan de gestión del cronograma
Lista de Hitos
Diagramas de red del cronograma del proyecto
Asignaciones del equipo del proyecto
Calendario de recursos
Registro de lecciones aprendidas
Requisitos de recursos
Estimaciones de la duración
Requisitos de riesgos
Base de las estimaciones
Registro de supuestos
Lista de actividades
Atributos de la Actividad
Adelantos y retrasos
Comprensión del cronograma
Análisis de datos
Sistema de información para la dirección de proyectos
Optimización de recursos
Planificación ágil de liberaciones
Método de la ruta crítica
Análisis de la red del cronograma
Análisis de escenarios
Simulación
Solicitudes de cambio
Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto
Calendarios del Proyecto
Actualizaciones a los documentos del proyecto
Datos del cronograma
Cronograma del proyecto
Línea base del Cronograma
Plan de gestión del cronograma
Línea base de costos
Registro de lecciones aprendidas
Requisitos de recursos
Estimaciones de la duración
Registro de riesgos
Registro de supuestos
Atributos de la actividad
Se utiliza para generar el modelo de programación del proyecto
Se utiliza para estimar la mínima duración del proyecto y determinar el nivel de flexibilidad en la programación de los caminos de red lógicos.
Se utiliza para ajustar las fechas de inicio y finalización de las actividades
Nivelación de recursos
Estabilización de recursos
Refinamientos que se aplican durante el análisis de la red
Se utilizan para acortar o acelerar la duración del cronograma
Intensificación
Ejecución rápida
Software de programación
Proporciona una línea de tiempo resumida de alto nivel de cronograma de liberación
en base a
Hoja de ruta del proyecto
Visión de producto para su evaluación
Consiste en la versión aprobada de un modelo de programación que sólo puede cambiarse mediante procedimientos formales de controles de cambio
se utiliza como
Base de comparación con los resultados reales
Es una salida de un modelo de programación que representa actividades vinculadas con
Fechas planificadas
Duraciones
Hitos y recursos
Son el conjunto de la información necesaria para describir y controlar el cronograma
Identifica los días laborales y turnos de trabajo disponibles para las actividades del cronograma
7.3 Determinar el presupuesto
Beneficio
Componentes
¿Qué es?
Consiste en sumar los costos estimados de las actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de costos autorizada.
Determinar la línea base de costos con respecto a la cual se puede monitorear y controlar el desempeño del proyecto.
Herramientas y Técnicas
Salidas
Entradas
Documentos del proyecto
Plan para la dirección del proyecto
Documento de negocio
Plan de gestión de los recursos
Línea base del alcance
Plan de gestión de los costos
Estimaciones de costos
Cronograma del proyecto
Base de las estimaciones
Registro de riesgos
Caso de negocio
Plan de gestión de beneficios
Acuerdos
Empresa/ Organización
Factores ambientales de la empresa
Activos de los procesos de la organización
Análisis de datos
Revisar la información histórica
Costos agregados
Conciliación del límite de financiamiento
Juicio de expertos
Financiamiento
Análisis de reserva
Requisitos de financiamiento del proyecto
Actualizaciones a los documentos del proyecto
Línea base de costos
Estimaciones de costos
Cronograma del proyecto
Registro de riesgos
Se suman por paquetes de trabajo, de acuerdo con la EDT/WBS.
Reservas de gestión
Son cantidades específicas del presupuesto del proyecto que se retienen por razones de control de gestión y que se reservan para cubrir trabajo no previsto.
Puede ayudar a desarrollar estimaciones paramétricas o estimaciones análogas.
El gasto de fondos debería conciliarse con los límites de financiamiento comprometidos en relación con la financiación del proyecto.
Implica la adquisición de fondos para los proyectos.
Se derivan de la línea base de costos
Es la versión aprobada del presupuesto del proyecto con fases de tiempo.
Versión aprobada de un enunciado del alcance, estructura de desglose del trabajo, y su diccionario EDT/WBS asociado.
Versión aprobada del modelo de programación.
Versión aprobada del presupuesto del proyecto con bases de tiempo.
Modo en que se autorizarán e incorporarán formalmente las solicitudes de cambio a lo largo del proyecto.
Manera en que la información sobre los elementos del proyecto, así como cuales elementos, serán registrados y actualizados.
Un plan integrado a nivel de alcance-cronograma-costo para el trabajo del proyecto.
Serie de fases por las que atraviesa un proyecto desde su inicio hasta su cierre.
Describe el enfoque de desarrollo del producto, servicio o resultado, tal como un modelo predictivo, iterativo, ágil o híbrido.
Identifica los puntos del proyecto en que el director del proyecto y los interesados relevantes revisarían el avance del proyecto para ver si va bien o se requieren acciones preventivas.
Referencia: Project Management Institute. (2017). Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos . En Guía del PMBOOK(69-535). ewtown Square, Pennsylvania MLA, 8.ª edición (Modern Language Assoc.) Project Management Institute. Guía de Los Fundamentos Para La Dirección de Proyectos (Guía Del Pmbok): (Spanish). Vol. Sexta edición, Project Management Institute, 2017. APA, 7.ª edición (American Psychological Assoc.) Project Management Institute. (2017). Guía de los Fundamentos Para la Dirección de Proyectos (Guía del Pmbok): (Spanish): Vol. Sexta edición. Project Management Institute.: Project Management Institute.
Sergio Sánchez Perea A01411826