Please enable JavaScript.

Coggle requires JavaScript to display documents.

CHƯƠNG 4: KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG, TỒN TRỮ VÀ TRẢ TIỀN - Coggle…

- - - - Giai đoạn
      - Đề nghị mua hàng
        
        Đặt mua hàng không cần thiết hoặc không phù hợp với mục đích sử dụng
        Đặt mua hàng nhiều hơn nhu cầu sử dụng
        Đặt mua hàng quá trễ hoặc quá sớm
        Đặt mua hàng với chất lượng kém và/hoặc giá cao
      - Chọn lựa nhà cung cấp
        
        Nhân viên mua hàng có thể thông đồng với nhà cung cấp để chọn họ tuy rằng nhà cung cấp này không có hàng hóa/dịch vụ phù hợp nhất hoặc không có mức giá hợp lý nhất.
        
        Nhân viên bộ phận xử lý báo giá thông đồng với nhà cung cấp nên giấu bớt hồ sơ báo giá của các nhà cung cấp
      - Nhận hàng
        
        Nhận hàng không đúng quy cách, chất lượng, số lượng hàng đã đặt.
        
        Nhận và biển thủ hàng và không nhập kho
      - Bảo quản hàng
        
        Hàng tồn kho có thể bị mất cắp.
        
        Công nhân có thể hủy hoặc giấu những sản phẩm hàng lỗi để tránh bị phạt.
        
        Hàng hóa bị hư hỏng, mất phẩm chất.
      - Trả tiền
        
        Lập chứng từ mua hàng khống để được thanh toán.
        
        Chi trả nhiều hơn giá trị hàng đã nhận.
        
        Ghi nhận sai thông tin về nhà cung cấp như tên, thời hạn thanh toán, thời hạn hưởng chiết khấu.
        
        Ghi chép hàng mua và nợ phải trả sai niên độ, sai số tiền, ghi trùng, ghi sót hóa đơn.
        
        Trả tiền cho nhà cung cấp khi chưa được phê duyệt.
        
        Trả tiền trễ hạn.
        
        Không theo dõi kịp thời hàng trả lại cho nhà cung cấp hoặc được giảm giá.
  - - - Báo cáo đáng tin cậy, và
        
        Tuân thủ pháp luật và các quy định:
        
        Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động.
  - - - Đề nghị mua hàng- Xét duyệt- Lập đơn- Nhận hàng- Lập phiếu kho- Theo dõi nợ phải trả- Trả tiền
- - - - 1.1 Phân chia trách nhiệm đầy đủ
        
        Chức năng xét duyệt mua hàng tách biệt với chức năng mua hàng;
        
        Chức năng chọn lựa nhà cung cấp phải độc lập với chức năng mua hàng;
        
        Bộ phận mua hàng cần tách biệt với bộ phận nhận hàng;
        
        Kế toán không được kiêm nhiệm thủ kho.
        
        Cần tổ chức bộ phận mua hàng độc lập với các bộ phận khác;
  - - - 1.2.1. Kiểm soát chung
        
        Kiểm soát đối tượng sử dụng
        
        có mật khẩu riêng và chỉ truy cập được trong giới hạn công việc của mình.
        
        Đối tượng bên ngoài: thiết lập mật khẩu để họ không thể truy
        cập trái phép vào hệ thống.
        
        Kiểm soát dữ liệu
        
        Nhập liệu càng sớm càng tốt.
        · Sao lưu dữ liệu để đề phòng mất mát, hư hỏng.
  - - - Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ.
        · Kiểm tra sự phê duyệt trên chứng từ.
    - - Để đảm bảo các vùng dữ liệu cần lập đều có đầy đủ thông tin.
        · Để đảm bảo tính chính xác khi nhập mã hàng tồn kho và các thông tin cần thiết của nhà cung cấp.
  - - - Các biểu mẫu cần rõ ràng, có đánh số tham chiếu để dễ kiểm tra khi cần thiết.
        
        Phiếu nhập kho phải được lập trên cơ sở đơn đặt hàng, hóa đơn mua hàng, và biên bản nhận hàng hoặc phiếu nhập kho.
        
        Ghi nhận kịp thời các khoản nợ phải trả và các khoản thanh toán.
        
        .Đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng cho tất cả các chứng từ, thí dụ như đơn đặt hàng, phiếu nhập kho,..
- - - - Chu trình mua hàng xuất phát từ đề nghị mua hàng của các bộ phận có nhu cầu, thông thường là kho hoặc phân xưởng sản xuất, thông qua giấy đề nghị mua hàng
    - - Đơn đặt hàng thường được lập thành ít nhất là năm (5) liên